Fem tips: så minskar du stressen på ekonomiavdelningen

Mer än hälften av Sveriges chefer har funderat på att sluta. Tre undersökningar pekar på samma orsak, och samma lösning.

Tidningen Chefs undersökning slår fast att sex av tio chefer upplever rollen som så krävande att den går ut över deras hälsa. Sju av tio är ofta stressade och pressade. Mer än hälften har någon gång funderat på att hoppa av. Det är siffror som borde få varje VD och HR-chef att stanna upp.

Men stressen är sällan ett individproblem. Den har en struktur bakom sig.

Problemet sitter inte i chefen. Det sitter i systemen.

Visma Nets undersökning "Ekonomiavdelningens kamp mot klockan" (Trakkster, n=784, 2024) visar ett mönster som är svårt att blunda för: 66 procent av de anställda på ekonomiavdelningar upplever hög eller mycket hög arbetsbelastning. Bland chefer stiger siffran till 73 procent. Varannan jobbar övertid varje vecka.

Orsakerna är konkreta. Hög arbetsbelastning, tidsbrist och tekniska problem toppar listan över vad som driver stress. Hela 55 procent lägger minst en hel arbetsdag per vecka på manuella, repetitiva uppgifter: fakturahantering, datainmatning och avstämningar som ett modernt system kan ta hand om.

Chef-undersökningen visar att sju av tio chefer tar egna initiativ mot stressen, exempelvis mindfulness och stresshanteringsprogram. Men 72 procent uppger att det hjälper för lite eller inte alls. Det är ett tydligt tecken på att lösningen behöver komma från organisationen, inte individen.

Undersökningen genomförd av Amendo och Confect (n=198 VD:ar och ekonomichefer, 2024) bekräftar bilden: digitalisering är den utmaning som flest företagsledare lyfter fram (49 procent), tätt följt av förmågan att attrahera och behålla personal (45 procent). De två utmaningarna hänger direkt ihop: personal som mår dåligt slutar.

Fem konkreta sätt ett modernt system gör skillnad

1. Automatisera det som stjäl mest tid

Fakturahantering toppar listan över tidstjuvar på ekonomiavdelningar: 47 procent pekar ut den som sin tyngsta uppgift. Lägg till datainmatning, rapportgenerering och löpande avstämningar, så förstår du varför 55 procent av personalen lägger en hel arbetsdag per vecka på uppgifter som inte kräver deras kompetens.

Ett modernt ERP-system som Visma Net automatiserar fakturaflödet, bokföringen och reskontran. Det är inte en trivial besparing, det är en strukturell förändring av hur vardagen ser ut för din personal.

Ayfie, som levererar AI-lösningar till globala bolag, ser det i siffror: mer än 500 000 kronor sparas årligen i minskade redovisningskostnader. Fakturering och periodisering sker helt automatiserat, manuella rutiner har försvunnit och organisationen har full transparens via unika ID:n tvärs över systemen. Resultatet är frigjord tid till det Ayfie faktiskt är bra på.

Läs kundberättelsen om Ayfie

2. Ge cheferna tid att leda

Av de chefer som har affärsutveckling i sin roll hinner 54 procent inte med det varje vecka (Visma Net/Trakkster, 2024). De som ska driva bolaget framåt är i stället fast i operativa uppgifter som ett bättre system kunde ha hanterat.

Chef-undersökningen beskriver det som att ambitionen krockar med förutsättningarna. 89 procent av cheferna känner sig engagerade och motiverade, men förutsättningarna håller dem tillbaka. Det är den kombinationen som skapar utbrändhet.

När systemet tar det repetitiva frigörs tid. Inte tid att fylla med mer arbete, utan tid att faktiskt leda: investeringsbeslut, lönsamhetsanalys, riskhantering. De tre områden som chefer själva uppger är där ekonomiavdelningen kan skapa mest värde för bolaget.

3. Ersätt tekniska problem med system som faktiskt fungerar

Tekniska problem är den tredje vanligaste orsaken till arbetsrelaterad stress på ekonomiavdelningar (27 procent). Brist på automatisering kommer på sjätte plats (22 procent). Det innebär att en stor del av stressen i din organisation är direkt kopplad till verktyg som inte håller måttet.

84 procent av de tillfrågade uppger att de flesta processer i deras nuvarande affärssystem fortfarande är manuella. 81 procent av cheferna anser att systemuppsättningen behöver bytas ut inom tre år.

Det handlar inte om att byta för bytandets skull. Det handlar om att ett system som inte automatiserar och integrerar aktivt skadar dina medarbetares välmående och din organisations förmåga att växa.

4. Ta personalfrågan på allvar innan den löser sig själv

Amendo/Confect-undersökningen visar att "attrahera och behålla personal" är den näst största utmaningen för VD:ar och ekonomichefer (45 procent). Bland VD:ar är det hela 56 procent som ser det som en kritisk fråga.

Chef-undersökningen visar den andra sidan av samma mynt: 54 procent av cheferna har funderat på att sluta, och mer än hälften lider av fysiska eller psykiska hälsoproblem kopplade till jobbet.

Om din organisation inte tar tag i de strukturella orsakerna (hög arbetsbelastning, manuella processer, system som inte fungerar) löser personalfrågan sig på ett sätt du inte vill ha. Folk hittar en arbetsgivare som har sorterat det.

Ett modernt system är inte en genväg på kompetensmarknaden. Men det är en grundförutsättning för att skapa en arbetsplats där kompetenta medarbetare väljer att stanna.

5. Skapa organisatoriska förutsättningar, inte individlösningar

Chef-undersökningen är tydlig på en punkt som ofta förbises: sju av tio chefer försöker hantera sin stress på egen hand. Nästan ingen av dem tycker att det räcker.

Ledarskapscoachen Annah Thunberg formulerar det så här i undersökningen: "Det är ett tydligt tecken på att man inte är passiv i sitt lidande utan verkligen försöker hitta lösningar på egen hand. Många tar ansvar, men det räcker inte hela vägen."

Individen kan inte automatisera sin egen fakturahantering. Individen kan inte uppgradera sitt affärssystem. Det är organisationens ansvar att skapa förutsättningarna, och det är chefsrollens rimliga krav att systemen stödjer arbetet snarare än bromsar det.

Tre undersökningar. En slutsats.

Stressen på ekonomiavdelningen och i chefsrollen är inte ett beteendeproblem. Det är ett systemproblem. Chef-undersökningen mäter symptomen. Visma Nets rapport visar orsakerna. Amendo/Confect-rapporten bekräftar att ledare på alla nivåer ser det som sin viktigaste utmaning.

Lösningen är inte att uppmana medarbetare att ta hand om sig. Det är att ge dem system och processer som faktiskt bär sin del av bördan.

Visma Net är ett molnbaserat ERP-system byggt för medelstora bolag som vill sluta lägga tid på manuellt arbete och börja lägga tid på rätt saker. Implementering till fast pris, go live inom 60 dagar.

Se webbinaret: Stoppa övertiden på ekonomiavdelningen

Boka en demo av Visma Net