Manuell datainmatning: vad den kostar och hur du slipper den
Samma uppgift i flera system kostar tid, fel och tillit till siffrorna. Så räknar du på det och så slipper du skriva in den två gånger.
Niclas NässlanderUppdaterad 10 november 2026 · 3 min läsning
Kort svar
Manuell datainmatning kostar den tid det tar att skriva in samma uppgift flera gånger, tiden att hitta och rätta fel och minskad tillit till siffrorna. Du räknar på det genom att multiplicera antal poster, minuter per post och timkostnad. Kostnaden försvinner när uppgiften skrivs in en gång och förs över mellan systemen.
Innehåll
En ny kund läggs upp i CRM-systemet. Några dagar senare skrivs samma organisationsnummer och adress in i ekonomisystemet, och kanske en tredje gång i projektsystemet. Ingen har bestämt att det ska vara så. Det blev så när systemen köptes ett i taget.
Vad kostar manuell datainmatning?
Kostnaden är arbetstiden gånger antalet gånger en uppgift skrivs in, plus tiden att rätta fel och minskad tillit till siffrorna. Den första delen går att räkna ut på en kvart. Den andra syns sällan i budgeten, men ett felaktigt organisationsnummer kan följa med ända till fakturan.
Tabellen är ett räkneexempel med påhittade förutsättningar, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.
| Steg | Exempel |
|---|---|
| Poster som skrivs in en gång extra per månad | 400 |
| Minuter per post | 3 |
| Timmar per månad (400 × 3 minuter) | 20 |
| Timkostnad | 500 kr |
| Kostnad per månad | 10 000 kr |
| Kostnad per år | 120 000 kr |
Beloppet gäller bara själva inmatningen. Lägg till tiden det tar att hitta och rätta fel. Mät den under en månad genom att låta teamet notera varje rättning som beror på en felaktig eller saknad uppgift.
Var uppstår dubbelarbetet?
Dubbelarbetet uppstår där samma uppgift finns i mer än ett system och ingen koppling för över den. Det kallas dubbelregistrering. Ju fler system som är inblandade, desto fler ställen finns det att skriva in samma uppgift på. Det är vanligast vid fyra moment:
- Kund- och leverantörsuppgifter som skrivs in i både CRM-system, ekonomisystem och projektsystem.
- Ordrar som kommer som e-post eller PDF och skrivs in för hand.
- Tid och material som förs från projektsystemet till fakturaunderlaget.
- Siffror som kopieras mellan Excel-ark för att rapporten ska stämma.
Så löser vi det
Ekonomi och order i samma system
Visma Net samlar ekonomi och logistik i ett system och kopplas till CRM och projektsystem via öppna API:er.
Läs om Visma Net →Vilka fel orsakar manuell inmatning?
De vanligaste felen är felskrivna siffror, fel kund eller artikel och uppgifter som skiljer sig åt mellan system. Felet syns ofta först när en faktura eller leverans blir fel. Då har uppgiften hunnit passera flera led, och rättelsen tar längre tid än inmatningen gjorde.
Två följder är värda att räkna med:
- Rapporterna blir mindre pålitliga. När kunduppgifterna i CRM-systemet och ekonomisystemet skiljer sig vet ingen vilken version som stämmer.
- Kunnig personal gör repetitivt arbete. Tid som skulle gå till avvikelser, analys och kunder går till att skriva av.
Hur slipper du skriva in samma sak två gånger?
Börja med att kartlägga var en uppgift skrivs in mer än en gång. Välj sedan en av tre vägar: koppla systemen så att uppgiften skrivs in en gång, flytta momentet till det system som äger uppgiften, eller ta bort det om ingen använder uppgiften. Gör det i den här ordningen:
- Lista uppgifterna som skrivs in mer än en gång: kund, artikel, order, projekt.
- Mät tiden per uppgift och månad.
- Bestäm vilket system som äger uppgiften. Det systemet är källan, de andra läser från det.
- Koppla systemen eller flytta momentet. Börja med det som tar mest tid.
- Mät samma tid efter en månad och jämför.
I Visma Net ligger ekonomi och logistik i samma system, så en order och dess ekonomi behöver inte skrivas in på två ställen. Systemet är byggt på öppna API:er och kan kopplas till CRM-system och projektsystem. Vilka kopplingar Confect bygger ser du under Integrationer.
Passar inget färdigt flöde bygger Confect smarta tillägg: ett avgränsat moment i systemet du redan har, som annars görs för hand.
Vill du ha hjälp att avgöra vilka rutiner du behöver alls innan något byggs? Så börjar Confect varje projekt, och du kan följa stegen i Hela resan med Confect.
Vanliga frågor
Vad är manuell datainmatning?
Manuell datainmatning är när någon skriver in eller kopierar en uppgift för hand i ett system, i stället för att den förs över automatiskt. Det kan vara en kund, en artikel, en order eller en faktura. Problemet uppstår när samma uppgift måste skrivas in i flera system.
Vad kostar manuell datainmatning?
Räkna antal poster per månad gånger minuter per post gånger timkostnaden. Lägg till tiden det tar att hitta och rätta fel. Siffran är olika för varje bolag, så mät den hos dig under en månad i stället för att utgå från ett genomsnitt.
Vad är dubbelregistrering?
Dubbelregistrering betyder att samma uppgift skrivs in i mer än ett system. Ett vanligt exempel är en ny kund som läggs upp i CRM-systemet och sedan skrivs in igen i ekonomisystemet. Varje extra inmatning kostar tid och ger en ny chans till fel.
Hur minskar man fel vid datainmatning?
Det säkraste sättet är att färre uppgifter skrivs in för hand. Bestäm vilket system som äger varje uppgift och låt de andra systemen läsa från det. Där inmatning ändå behövs hjälper obligatoriska fält och kontroller av till exempel organisationsnummer.
Måste jag byta system för att slippa dubbelarbete?
Inte alltid. Ofta räcker det att koppla ihop de system du har så att uppgiften förs över automatiskt. Först när systemen saknar öppna gränssnitt eller inte passar sättet ni arbetar på är ett byte rimligt. Kartlägg flödena före beslutet.