Projekthanteringssystem: så väljer du rätt för ditt bolag

Ett projekthanteringssystem samlar planering, tid och uppföljning av projekt på ett ställe. Det finns många sorter, och de löser olika problem. Valet blir enklare när du vet vilken fråga du vill ha svar på: vem gör vad, eller tjänar vi pengar på projektet?

Vad är ett projekthanteringssystem?

Ett projekthanteringssystem hjälper team att planera, genomföra och följa upp projekt. Det kallas också projektsystem. Enklast är det ett uppgiftsverktyg: uppgifter, ansvariga och datum. Ett system för projektdrivna tjänsteföretag, ett PSA-system (Professional Services Automation), går längre och hanterar också tidrapportering, resursplanering, fakturering och projektlönsamhet. Visma Severa är ett exempel på det senare.

Vilket system behöver ett tjänsteföretag?

Det beror på vad du säljer. Tabellen visar skillnaden.

Fakturerar ni tid, eller vill ni veta om ett uppdrag är lönsamt innan det är klart, behöver ni räkna på tid och pengar. Då räcker sällan ett uppgiftsverktyg.

Vilka funktioner ska systemet ha?

Ett projektsystem för tjänsteföretag behöver fem delar som hänger ihop.

Projektstyrning med budget mot utfall

Projektet får budget, faser och milstolpar från start. Utfallet uppdateras när tid och kostnader registreras, så att marginalen syns medan uppdraget pågår.

Resursplanering som visar beläggningen framåt

Ni ser vem som har tid och vem som är överbokad, flera veckor framåt. Kompetens och tillgänglighet styr vem som bemannar nästa uppdrag.

Tid och utlägg i samma flöde

Tiden rapporteras i mobil eller dator, och kvittot kopplas till projektet direkt.

Fakturering från registrerad tid

Godkänd tid blir fakturaunderlag utan avskrift. Systemet ska klara timpris, fast pris och retainer.

Rapporter som uppdateras löpande

Debiteringsgrad, projektmarginal och prognos ska gå att se utan att någon sammanställer dem.

Visma Severa har alla fem i samma system.

När räcker Excel eller ett uppgiftsverktyg?

Excel och ett uppgiftsverktyg räcker när projekten är få, teamet är litet och ni inte fakturerar tid. Då är frågan vem som gör vad, och den klarar ett uppgiftsverktyg.

Gränsen går där ni behöver veta om uppdraget är lönsamt innan det är klart. Tecknen är att kalkylen ligger i ett ark, tiden i ett annat system och fakturaunderlaget sammanställs för hand i slutet av månaden.

Visma Severa passar bolag från 10 anställda som säljer tid och kompetens och har flera projekt igång samtidigt.

Hur väljer du projekthanteringssystem?

Gör så här:

1. Skriv ner vad ni vill kunna se medan projekten pågår: till exempel budget mot utfall, tid per kund och kapacitet nästa månad.
2. Räkna ut hur ni fakturerar i dag: timpris, fast pris, retainer eller en blandning.
3. Lista vilka system det nya ska prata med, som affärssystem för bokföring och CRM för offerter.
4. Be om en genomgång med era egna projekt, inte leverantörens exempel.
5. Fråga vad som ingår i licensen och vad som är tillägg.
6. Be en medarbetare som tidrapporterar testa systemet. Används det inte i vardagen hjälper inga rapporter.

Ett underlag för kraven finns i Kravspec projektsystem.

Vad ska du titta på i tidrapporteringen?

Tidrapporten är det som matar systemet. Rapporteras tiden sent eller fel blir alla rapporter fel. Titta på hur snabbt en konsult kan rapportera, om det går från mobilen och om utlägg kan kopplas direkt till projektet. Visma Severa har tidrapportering i mobil och dator och utlägg kopplade till projekt.

Severa MCP är en koppling som tar in Visma Severa i AI-assistenter som Claude och Microsoft Copilot. Du kan fråga om projekt och timmar med egna ord och be assistenten registrera tid. Varje ändring visas först och sparas först när användaren godkänt den, och ingenting kan raderas via kopplingen.

Vad kostar ett projekthanteringssystem?

Kostnaden har tre delar: licensen, implementationen och kopplingarna till andra system. Licensen betalas per användare och månad. Visma Severa kostar från 285 kr per användare och månad, och priset beror på paket och antal användare.

Hos Confect har implementationen fast pris. Licenser och tredjepartskostnader är separata och kända poster. Fråga alltid vad som ingår i licensen och vad som är tillägg.

Hur hänger projektsystemet ihop med ekonomin?

Projektdata blir användbar först när den når ekonomin. Tid ska bli fakturaunderlag och kostnader ska hamna rätt i bokföringen. Fråga därför hur systemet kopplas till affärssystemet och vilka uppgifter som följer med. Visma Severa integrerar med Visma Net, så att tid och projekt kan bli fakturor och bokföring utan att någon för över dem för hand.

Är ni redo att byta från ett system ni redan har finns en genomgång på sidan om att byta projektsystem. Läs mer om Visma Severa.