Förenkla tidrapporteringen: tid och utlägg i projekt
Så förenklar du tidrapporteringen och hanterar utlägg i projekt: registrera där arbetet sker, godkänn veckovis och låt underlaget gå vidare till faktura.
Simon EuströmUppdaterad 10 november 2026 · 4 min läsning
Kort svar
Du förenklar tidrapporteringen genom att göra den där arbetet sker, i mobilen eller datorn och kopplad direkt till projektet. Utlägg och kvitton ska registreras på samma ställe. Registrera dagligen i stället för på fredagen, låt en ansvarig godkänna veckan och låt underlaget gå vidare till fakturering utan att någon skriver av det.
Innehåll
- Varför blir tidrapporteringen fel?
- Hur förenklar du tidrapporteringen?
- Hur hanterar du utlägg och kvitton digitalt?
- Hur godkänner du tid för ett projekt?
- Hur skapar du en tidrapport för en specifik kund?
- Hur hjälper Visma Severa med tid och utlägg?
- Vad gör du om tiden ligger i Excel eller ett äldre system?
- Vanliga frågor
Tidrapportering är det mest oglamorösa momentet i ett projektbolag. Den som rapporterar vill vara klar. Den som fakturerar behöver att den stämmer. När rapporteringen är krånglig blir den sen, och sen tid blir gissad tid.
Varför blir tidrapporteringen fel?
De flesta fel har samma orsak: rapporteringen sker långt efter arbetet. På fredag eftermiddag minns ingen exakt vad som gjordes i tisdags. Tre vanliga förklaringar följer med den rutinen.
- Det är oklart vilket projekt eller vilken aktivitet tiden hör till, så den hamnar på ett ungefär.
- Tid och utlägg rapporteras på två olika ställen, och det ena glöms bort.
- Den som godkänner tiden ser den först när fakturan ska göras.
Resultatet är fakturaunderlag som någon måste rätta för hand, och tid som aldrig når kunden.
Hur förenklar du tidrapporteringen?
- Registrera dagligen. Två minuter varje dag ger mer korrekt tid än tjugo minuter på fredagen.
- Gör det kort att välja. Visa bara de projekt och aktiviteter som personen faktiskt är bokad på.
- Låt rapporteringen ske där personen är. Mobilen på kundmötet slår datorn på kontoret.
- Godkänn veckovis. Projektledaren går igenom tiden per projekt medan veckan är färsk.
- Koppla tiden till fakturaunderlaget. Det som är godkänt ska gå vidare utan omtolkning.
Så löser vi det
Tid och utlägg hamnar på projektet direkt i Visma Severa
Rapportera i mobilen eller datorn. Godkänd tid blir fakturaunderlag automatiskt.
Läs om Visma Severa →Hur hanterar du utlägg och kvitton digitalt?
Hantera utlägg i samma flöde som tid, så att de hamnar på samma projekt. Kvittot fotas när utlägget uppstår, kopplas till projektet och godkänns av en ansvarig. Då finns underlaget kvar när utlägget ska faktureras vidare, och ingen letar efter kvitton i månadsskiftet.
| Rutin | Vanlig risk | Digitalt flöde |
|---|---|---|
| Kvitton samlas i en mapp | Kvitton tappas bort | Kvittot kopplas till projektet direkt |
| Utlägg skrivs in efteråt | Fel projekt eller fel belopp | Utlägget registreras när det uppstår |
| Utlägg godkänns i bulk | Fel upptäcks sent | En ansvarig godkänner löpande |
Hur godkänner du tid för ett projekt?
Godkännandet görs av den som ansvarar för projektet, oftast projektledaren. Hen går igenom veckans registrerade tid per projekt, kontrollerar mot plan och godkänner eller skickar tillbaka. Godkänd tid blir underlag för fakturan. Ett fast veckoslut för godkännandet gör att tiden aldrig hinner bli gammal. Läs också om kostnadsuppföljning i projekt.
Hur skapar du en tidrapport för en specifik kund?
Tid ska vara kopplad till projekt, och projekt ska vara kopplade till kund. Då går det att ta fram all godkänd tid för en kund under en period utan att sortera något för hand. Kopplingen sätts när projektet läggs upp, inte när rapporten ska göras.
Hur hjälper Visma Severa med tid och utlägg?
Visma Severa är ett PSA-system (Professional Services Automation) för projektdrivna tjänsteföretag. Tidrapporteringen fungerar i mobil och dator, och utlägg kopplas direkt till projektet. Visma Severa skapar fakturaunderlag automatiskt från tiden och stöder timpris, fast pris och retainer i samma system. Visma Severa kopplas dessutom till Visma Net och till lönesystem.
Du kan också lämna över tidrapporten dit du redan arbetar. Severa MCP är en koppling som låter AI-assistenter, till exempel Claude eller Microsoft Copilot, hämta och registrera data i Visma Severa. MCP är en standard som låter AI-assistenter arbeta mot andra system.
| Du vill | Så säger du det till assistenten |
|---|---|
| Se vad du har rapporterat | Fråga om dina timmar på ett projekt med egna ord |
| Registrera veckans tid | Be assistenten registrera timmar och aktiviteter |
| Rapportera ett utlägg | Be assistenten registrera reseutlägget |
Varje ändring visas först och sparas först när du har godkänt den. Dina egna behörigheter i Visma Severa gäller vid varje förfrågan, och ingenting kan raderas via kopplingen.
Vad gör du om tiden ligger i Excel eller ett äldre system?
Du behöver inte byta allt på en gång, men du behöver veta vad som ska flyttas. Det är oftast projekt, kunder och pågående uppdrag, inte all historik. Läs mer om att byta projektsystem till Visma Severa och vad som brukar följa med.
Vanliga frågor
Hur ofta ska du tidrapportera?
Helst varje dag. Då minns du vad du gjorde och vilket projekt det hörde till. Rapporterar du bara en gång i veckan blir tiden en uppskattning, och uppskattad tid ger sämre fakturaunderlag. Sätt ändå en fast tid för veckans godkännande, så att allt är klart innan fakturan görs.
Vad är skillnaden mellan tidrapportering och tidredovisning?
I vardagligt språk menar de samma sak: att registrera arbetad tid på projekt och aktiviteter. Tidrapportering används ofta om själva registreringen, tidredovisning om hur tiden sammanställs och följs upp. Det viktiga är att tiden registreras på rätt projekt och att någon godkänner den.
Hur kopplar du tid till fakturaunderlag?
Registrera tiden på projektet och låt en ansvarig godkänna den. Godkänd tid ska sedan gå vidare som underlag, med rätt pris för uppdraget, till exempel timpris eller fast pris. Skriver någon av tiden för hand blir det fel och dröjsmål. Ett projektsystem kan skapa underlaget automatiskt.
Kan du registrera utlägg i samma system som tid?
Ja, och det är en fördel. Utlägget hamnar då på samma projekt som tiden, så att det går att fakturera vidare och följa upp mot budget. Registrerar du utläggen på ett annat ställe måste någon föra över dem, och då glöms en del bort.
Vem ska godkänna tid för ett projekt?
Oftast projektledaren, eftersom hen känner till vad som planerats och vad som utförts. Godkännandet görs veckovis medan veckan är färsk. Större bolag kan ha en andra kontroll, till exempel ekonomi, innan tiden faktureras.