Rapportering från flera system: så slipper du jaga siffror
Siffrorna finns i CRM, projektsystem, ekonomisystem och Excel. Så samlar du dem på ett ställe och får rapporter utan att jaga data.
Niclas NässlanderUppdaterad 10 november 2026 · 4 min läsning
Kort svar
Data ligger spridd när CRM-system, projektsystem, ekonomisystem och Excel har var sin version av siffrorna. Då går rapporten ut på att hämta, jämföra och sammanställa för hand. Lösningen är att bestämma vilket system som äger varje uppgift och bygga rapporterna på en gemensam källa, helst i affärssystemet. Börja med de tre rapporter som tar längst tid.
Innehåll
Styrelsen vill se lönsamhet per projekt. Någon loggar in i projektsystemet, någon exporterar från ekonomisystemet och någon sammanställer i Excel. Dagen efter ändras en siffra, och rapporten görs om. Det är inte en tidsplan som har spårat ur. Det är så arbetet ser ut när data ligger på flera ställen.
Varför ligger data spridd?
Data ligger spridd för att systemen köptes för olika jobb: ett CRM-system för sälj, ett projektsystem för tid och ett ekonomisystem för bokföring. Varje system är bra på sitt, men ingen har helheten. Målet är en gemensam källa, på engelska ofta kallad single source of truth.
Problemet är sällan att data saknas. Det är att samma ord betyder olika saker. Omsättning i CRM-systemet är en affär som vunnits. Omsättning i ekonomisystemet är en faktura som bokförts. Båda är rätt, men de går inte att jämföra utan att någon förklarar skillnaden.
Vad kostar jakten på data?
Kostnaden är tiden från alla som är inblandade i en rapport, gånger antalet rapporter, plus tiden att rätta när siffrorna inte stämmer. Räkneexemplet nedan är ett exempel med påhittade förutsättningar, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.
| Steg | Exempel |
|---|---|
| Rapporter per månad som kräver data från flera system | 4 |
| Timmar per rapport, alla inblandade tillsammans | 6 |
| Timmar per månad (4 × 6) | 24 |
| Timkostnad | 500 kr |
| Kostnad per månad | 12 000 kr |
| Kostnad per år | 144 000 kr |
Tillkommer gör svarstiden. När VD eller styrelse frågar efter en siffra och svaret kräver inloggning i flera system, tar svaret en dag i stället för en minut.
Siffran är inte unik för det här exemplet. I en undersökning som Trakkster gjorde på uppdrag av Visma Net bland 784 personer på ekonomiavdelningar i svenska företag med 50 miljoner till 1 miljard kronor i omsättning (30 september till 4 oktober 2024) uppgav 55 procent att de lägger minst en arbetsdag per vecka på manuella, repetitiva uppgifter på grund av föråldrade system.
Så löser vi det
Rapportering i samma system som ekonomin
Visma Net samlar ekonomi och logistik, och rapportering med dashboards och koncernrapporter ingår i alla paket.
Läs om Visma Net →Hur samlar du siffrorna på ett ställe?
Du har fyra vägar: sammanställa i Excel, lägga ett rapportverktyg ovanpå systemen, rapportera direkt i affärssystemet eller koppla systemen så att uppgiften finns på rätt ställe från början. Rätt väg beror på hur många system datan ligger i och hur ofta rapporten behövs.
| Väg | Passar när | Begränsning |
|---|---|---|
| Excel-export och sammanställning | Få rapporter och få system | Manuellt, och datan är gammal när rapporten är klar |
| Rapportverktyg ovanpå flera system (BI, business intelligence) | Många datakällor | Någon måste äga datamodellen och hålla datan ren |
| Rapportering i affärssystemet | Ekonomi, lager och order ligger i samma system | Täcker bara det som finns i systemet |
| Koppla systemen | Samma uppgift behövs på flera ställen | Kräver att ett system äger uppgiften |
Visma Net samlar ekonomi och logistik i ett system, och rapportering ingår i alla paket, med dashboards och koncernrapporter. Projektdata kan ligga i Visma Severa, som kopplas till Visma Net, så att tid och projekt syns i ekonomin utan att någon för över dem.
Med AI Connect, en funktion i Visma Net som Visma lanserade i juni 2026, kan du dessutom ställa frågor till din data i klartext med ett AI-verktyg. Behörigheterna är desamma som i systemet, och AI-verktyget kan inte se mer än användaren själv.
Var börjar du?
Börja med de tre rapporter som tar längst tid och gå igenom dem en i taget. Du behöver ingen utredning. Det räcker med en penna och en vecka. Gör så här:
- Skriv upp de tre rapporter som tar längst tid att ta fram.
- Notera för varje rapport vilka system datan hämtas från, vem som hämtar den och hur lång tid det tar.
- Bestäm vilket system som äger varje uppgift. Det systemet är källan.
- Bygg rapporten där datan ligger, i stället för att flytta datan till rapporten.
- Skriv ner vad nyckeltalen betyder, till exempel omsättning, marginal och projekt i arbete, så att alla räknar likadant.
Guiden 10 problem på ekonomiavdelningen visar var tiden brukar försvinna och låter dig räkna på din egen avdelning. Och innan något byggs går Confect igenom vilka rutiner du behöver alls, vilket du kan följa i Hela resan med Confect.
Vanliga frågor
Hur samlar man data från flera system?
Bestäm först vilket system som äger varje uppgift. Bygg sedan rapporten där datan ligger, eller koppla systemen så att uppgiften förs över automatiskt. En sammanställning i Excel fungerar för få rapporter, men datan är gammal när rapporten är klar och arbetet upprepas varje månad.
Vad är en gemensam datakälla?
En gemensam datakälla, på engelska single source of truth, betyder att varje uppgift finns i ett system som alla andra läser från. Då finns det bara en version av siffran. Det gör rapporter jämförbara och minskar tiden som går åt att förklara varför två rapporter visar olika tal.
Vad kostar det att hämta data manuellt?
Räkna antal rapporter per månad gånger timmar per rapport, för alla inblandade tillsammans, gånger timkostnaden. Lägg till tiden det tar att rätta när siffror inte stämmer. Siffran skiljer sig mellan bolag, så mät hos dig under en månad.
Behövs ett rapportverktyg eller räcker rapporteringen i affärssystemet?
Ligger ekonomi, lager och order i samma affärssystem räcker ofta rapporteringen i systemet. Ett separat rapportverktyg blir aktuellt när datan ligger i många system som inte går att samla, till exempel i flera olika branschsystem. Någon måste då äga datamodellen och hålla datan ren.
Hur minskar man risken för fel i styrelserapporter?
Använd en källa per uppgift och en definition per nyckeltal, så att alla räknar likadant. Minska antalet manuella överföringar mellan system, eftersom varje överföring är en chans till fel. Låt en andra person granska siffrorna mot källan innan rapporten skickas.