Implementera nytt affärssystem: så undviker du fallgroparna

Ett affärssystem som tas i drift gör inte arbetet lättare av sig självt. Det gör det först när rutinerna är genomtänkta, datan stämmer och användarna vet hur de ska arbeta. Här är vad som oftast avgör, och vad du kan göra i förväg.

Vad är en implementation av affärssystem?

En implementation är hela arbetet från beslut till system i drift: kartläggning av rutiner, uppsättning och anpassning, flytt av data, integrationer, test, utbildning och driftsättning. Licensen är bara en del. Systemet blir användbart först när allt det andra är gjort. Därför är implementationen lika viktig som valet av system.

Hur går en implementation av affärssystem till?

Stegen är i stort sett desamma oavsett system:

1. Kartlägg rutinerna och bestäm vilka som behövs.
2. Konfigurera systemet för de rutinerna.
3. Koppla ihop med övriga system, till exempel CRM, lager och banker.
4. Rensa och flytta data.
5. Testa med riktiga flöden.
6. Utbilda användarna och gå i drift.

Hur Confect lägger upp stegen beskrivs i Hela resan med Confect. Där framgår också vad vi tar hand om och vad vi behöver från er.

Vad ska vara klart innan ni inför systemet?

Det mesta som avgör ett införande går att göra innan projektet startar. Fem saker bör vara på plats.

• Ett effektmål. En siffra med ett datum, till exempel att månadsbokslutet ska vara klart på fem arbetsdagar.
• En ansvarig i bolaget som kan fatta beslut och har tid avsatt.
• En lista över dagens rutiner, med en markering för vilka som behövs.
• Ett beslut om vilken data som ska med och vem som rensar den.
• Tid i kalendern för de användare som ska testa och utbildas.

Saknas någon av punkterna hamnar frågan i projektet i stället, och där kostar den mer tid.

Vilka fallgropar är vanligast?

Gamla rutiner följer med

Det vanligaste misstaget är att samma manuella steg byggs in i ett nytt system. Ingen har bestämt att rutinen ska leva kvar, den följer med för att ingen frågat. Gå igenom varje rutin före bygget och fråga om den behövs.

Ingen äger projektet i bolaget

Partnern kan leda arbetet, men bolaget måste fatta besluten. Utse en person som kan säga ja eller nej snabbt och som har tid avsatt. Utan henne stannar frågor och tidsplanen glider.

Datan flyttas orensad

Flyttar ni artiklar, kunder och leverantörer som ingen använt på åratal tar ni med skräpet in i det nya systemet. Bestäm vad som ska med, rensa före flytten och kontrollera summorna efter den.

Användarna utbildas för sent

Ett system som användarna inte förstår används inte, eller används fel. Planera utbildning före driftsättning och med era egna flöden som övningar.

Nya önskemål dyker upp hela tiden

Det är normalt att nya behov dyker upp under projektet. Fråga därför i förväg hur ändringar hanteras och prissätts. Hos Confect gäller fast pris på implementationen, och nya önskemål prissätts öppet och i förväg.

Vem gör vad under en implementation?

Hos Confect får ni en personlig projektledare och en projektplan från start som visar vad som händer, vem som ansvarar och när det är klart.

Hur lång tid tar projektet?

Det beror på fyra saker: hur många bolag som ska in, hur många system som ska kopplas ihop, hur mycket data som ska flyttas och hur mycket tid ni själva kan lägga. Den sista väger ofta tyngst. Ett projekt står sällan still för att tekniken dröjer. Det står still för att ett beslut dröjer.

Be därför om en tidplan där era egna insatser står med datum. Räkna också på vad väntan kostar.

Exempel med påhittade tal: lägger ekonomiavdelningen 30 timmar i månaden på manuella steg som det nya systemet tar bort, kostar varje månads försening 30 timmar. Byt till era egna siffror.

Hur vet du att den lyckades?

Ett system i drift är inget resultat. Resultatet är att något i vardagen har blivit bättre, och det går bara att avgöra om målet sattes i förväg.

Bestäm tre saker före start: vad som ska bli bättre, vilken rapport eller vilket mått i systemet som visar det, och när ni stämmer av. Då blir avstämningen en avläsning, inte en diskussion.

Hos Confect sätter vi ett effektmål tillsammans med er, till fast pris på implementationen. Nås det inte vid avstämningen fortsätter vi arbeta tills det är nått, utan att fakturera mer. Målen följs upp i kundportalen och på återkommande effektmöten.

”Vi uppskattar att vi sparar cirka 20–30 timmar per månad samtidigt som vi har fått betydligt bättre kontroll och transparens i verksamheten.”
Håkan Allvar, VD på H2 Group. Läs kundcaset.

Vad ska du fråga en partner före start?

• Vilka steg ingår och vilka gör vi själva?
• Vad ingår i priset och vad prissätts separat?
• Hur hanteras nya önskemål under projektet?
• Vem svarar efter driftsättningen?
• Vilka integrationer är färdiga och vilka byggs?
• Vad händer om vi inte är överens om lösningen?
• Vad händer med vår data vid bytet?
• Vad händer om systemet inte ger den effekt vi kom överens om?

Frågorna går att ställa oavsett system. Läs mer om Visma Net om du överväger det, eller använd Kravspec affärssystem för att skriva ner kraven först.