Vad kostar fakturahantering? Så räknar du på din egen process
Så räknar du kostnaden för fakturahantering: tid per faktura, missade rabatter och förseningar. Med räkneexempel och sätt att minska den.
Niclas NässlanderUppdaterad 10 november 2026 · 4 min läsning
Kort svar
Kostnaden för fakturahantering är tiden per faktura gånger antalet fakturor, plus missade betalningsrabatter, dröjsmålsränta och fel som upptäcks sent. Den varierar mellan bolag, så räkna på din egen process. Den minskar när fakturan läses in, matchas mot inköp eller avtal och attesteras digitalt, så att en person bara hanterar avvikelserna.
Innehåll
Leverantörsfakturorna kommer som PDF till en mejlbox. Någon skriver av dem, någon skickar dem på attest, någon matchar dem mot inköpsorder och någon bokför. Varje steg tar några minuter. Med hundratals fakturor i månaden blir det en stor del av ekonomiavdelningens tid.
Du är inte ensam om det. I en undersökning som Trakkster gjorde på uppdrag av Visma Net bland 784 personer på ekonomiavdelningar i svenska företag med 50 miljoner till 1 miljard kronor i omsättning (30 september till 4 oktober 2024) angav 47 procent att fakturahantering är det som tar mest tid.
Vad är fakturahantering?
Fakturahantering är hela flödet från att en leverantörsfaktura kommer in till att den är betald, bokförd och arkiverad. Flödet har sex steg, och det är i stegen som tiden går åt. Hur lång tid varje steg tar beror på hur mycket som görs för hand, och på hur många fakturor som kommer in varje månad.
| Steg | Vad som händer | Görs ofta för hand när |
|---|---|---|
| Ta emot | Fakturan kommer som e-faktura, e-post eller papper | Den skrivs av från en PDF |
| Tolka och kontera | Leverantör, belopp, moms och konto läses och sätts | Uppgifterna skrivs in |
| Matcha | Fakturan jämförs med inköpsorder eller avtal | Matchningen görs ögonmässigt |
| Attestera | Rätt person godkänner | Fakturan mejlas runt |
| Betala | Fakturan betalas på förfallodagen | Betalningen planeras i Excel |
| Bokföra och arkivera | Verifikation och underlag sparas | Underlaget läggs i en mapp |
Vad kostar fakturahantering?
Kostnaden är tid per faktura gånger antal fakturor gånger timkostnaden. Det finns inget schablonbelopp som gäller alla, eftersom tiden beror på hur många steg som görs för hand. Tabellen är ett räkneexempel med påhittade förutsättningar, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.
| Steg | Exempel |
|---|---|
| Leverantörsfakturor per månad | 400 |
| Minuter per faktura, alla steg tillsammans | 8 |
| Timmar per månad (400 × 8 minuter) | cirka 53 |
| Timkostnad | 500 kr |
| Kostnad per månad | cirka 26 700 kr |
| Kostnad per år | 320 000 kr |
Mät minuterna hos dig. Låt två personer notera tiden för tio fakturor var, från att fakturan kommer in till att den är bokförd, och räkna ut snittet.
Så löser vi det
Leverantörsfakturor från mottagning till betalning
Visma Net hanterar leverantörsfakturor och e-faktura via PEPPOL, och kontrollerar OCR-numret på svenska leverantörsfakturor.
Läs om Visma Net →Vilka kostnader syns inte i tidsberäkningen?
Fyra kostnader syns sällan i tidsberäkningen: missade rabatter, dröjsmålsränta, fakturor som fastnar på attest och fel som slinker igenom. De ligger spridda i bokföringen i stället för på en rad, och det är därför de ofta förblir osynliga.
- Missade rabatter. Exempel: en leverantör erbjuder 2 procent rabatt vid betalning inom 10 dagar i stället för 30. Du får 2 kronor för att betala 20 dagar tidigare på 98 kronor. Räknat som årsränta är det drygt 37 procent. Exemplet är påhittat, men räkningen går att göra på dina egna villkor.
- Dröjsmålsränta. Betalar du för sent kan leverantören ta ut dröjsmålsränta. Enligt räntelagen är den Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter om inget annat har avtalats, enligt Bokio.
- Attest som fastnar. En faktura som väntar hos en chef som är på semester eller i möte stannar. Då försenas betalningen, och risken för ränta och påminnelser ökar.
- Fel och dubbletter. Utan matchning mot inköpsorder kan fel belopp, dubbletter och felaktiga leverantörsuppgifter bokföras och upptäcks först i avstämningen.
Hur effektiviserar du fakturahanteringen?
Du effektiviserar fakturahanteringen genom att ta bort moment som en dator kan göra: skriva av, matcha och påminna. Människan ska ta avvikelserna, alltså de fakturor som inte stämmer mot inköp eller avtal. Du behöver inte göra allt på en gång. Gör så här:
- Ta emot fakturor på ett ställe, som e-faktura eller i en gemensam inkorg, i stället för i enskilda mejlboxar.
- Läs in fakturan automatiskt i stället för att skriva av den.
- Matcha mot inköpsorder eller avtal. Det som stämmer går vidare, och bara avvikelserna granskas.
- Attestera digitalt och bestäm en ersättare för varje attestant vid frånvaro.
- Styr betalningen efter förfallodag och eventuell rabatt.
- Mät minuter per faktura och andelen fakturor som går igenom utan att någon behöver ingripa.
Visma Net hanterar leverantörsfakturor och e-faktura via PEPPOL. För svenska leverantörer kontrollerar systemet OCR-numret när fakturan skapas, så att fel i betalningsreferensen upptäcks tidigt. En förfrågan visar hela livscykeln för en leverantörsfaktura, även efter stängda perioder, vilket underlättar när någon frågar var en faktura fastnade. Anni lägger färdiga moduler ovanpå, bland dem en för leverantörsfakturor som matchar fakturan mot inköp, avtal eller order. Anni föreslår och du godkänner.
Saknas ett steg i standardflödet, till exempel en åtgärd direkt på leverantörsfakturan, bygger Confect smarta tillägg i systemet du redan har. Guiden 10 problem på ekonomiavdelningen går igenom fler moment där tiden försvinner och låter dig räkna på din egen avdelning.
Vanliga frågor
Vad kostar en faktura att hantera?
Det finns inget schablonbelopp som gäller alla bolag. Räkna tiden per faktura gånger timkostnaden, och lägg till missade rabatter, dröjsmålsränta och tid för rättelser. Mät hos dig under en månad, och mät också hur stor andel av fakturorna som går igenom utan att någon behöver ingripa.
Vad är fakturahantering?
Fakturahantering är flödet från att en leverantörsfaktura kommer in till att den är betald, bokförd och arkiverad. Flödet består av att ta emot, tolka och kontera, matcha, attestera, betala samt bokföra och arkivera fakturan. Varje steg kan göras för hand eller automatiseras.
Hur kan man effektivisera fakturahanteringen?
Börja med att ta emot fakturorna på ett ställe och läsa in dem automatiskt i stället för att skriva av dem. Matcha sedan mot inköpsorder eller avtal så att bara avvikelserna granskas. Digital attest med ersättare vid frånvaro hindrar att fakturor fastnar.
Vad är skillnaden mellan manuell och automatiserad fakturahantering?
I manuell fakturahantering skriver, matchar och skickar en person varje faktura. I automatiserad hantering läses fakturan in, matchas mot inköp eller avtal och går till attest utan att någon skriver av den. Personen hanterar bara de fakturor som inte stämmer.
Vad blir dröjsmålsräntan om en faktura betalas för sent?
Enligt räntelagen är dröjsmålsräntan Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter, om inget annat har avtalats mellan parterna. Betalningsvillkoren på fakturan avgör vad som gäller i ditt fall, så läs dem. Betala hellre i tid än att räkna på räntan i efterhand.