Byta affärssystem: så vet du att det är dags

Få bolag byter affärssystem för att det är roligt. De byter när vardagen har blivit krångligare än bytet. Här är de tecken som oftast ligger bakom, hur du väger dem och vad du gör om svaret blir ja.

När är det dags att byta affärssystem?

Det är dags när systemet kostar er mer tid, pengar eller kontroll än ett byte skulle göra. Ett gammalt system är inget skäl i sig. Ett system som stoppar tillväxten är det. Det gäller oavsett om ni kallar det affärssystem eller ekonomisystem. Tabellen visar sex tecken och vad de betyder i praktiken.

Ett eller två av tecknen kan ni leva med en tid. Fyra eller fler betyder att ni redan betalar för det gamla systemet varje månad, i arbetstid och i sämre underlag.

Vad kostar det att vänta?

Räkna på det. Ta tiden som läggs på dubbelregistrering och manuella rapporter varje månad, gånger timkostnaden, gånger antalet månader tills ni hade kunnat vara igång med ett nytt system. Det är kostnaden för att vänta. Använd er egen siffra, inte ett snitt.

Exempel på upplägget, inte data: lägger två personer sammanlagt tio timmar i månaden på att föra över uppgifter för hand är det 120 timmar på ett år. Gör samma uträkning för era rutiner, så ser ni om bytet bär sig.

Hur går ett byte av affärssystem till?

Ett byte följer i grova drag samma steg oavsett system.

1. Kartlägg nuvarande arbetssätt. Skriv ner vilka rutiner som finns och vilka som faktiskt behövs.
2. Skriv kravlistan. Ett underlag finns i Kravspec affärssystem.
3. Välj system och partner. Jämför på samma frågor, se Guide Affärssystem.
4. Flytta data. Bestäm vad som ska med: öppna poster, artiklar, kunder, historik.
5. Bygg, testa och utbilda användarna.
6. Gå i drift och följ upp att systemet gör det ni valde det för.

Hur varje steg går till hos Confect beskrivs i Hela resan med Confect.

Vilka misstag är vanligast vid bytet?

De flesta byten som går snett gör det före avtalet, inte efter. Fyra misstag återkommer.

Kravlistan skrivs före målet

En kravlista som skrivs för tidigt beskriver hur ni arbetar i dag, inte vad ni vill uppnå. Börja med frågorna: vad hindrar er från att växa, vilka rutiner tar för lång tid och var försvinner uppgifter mellan systemen? Kraven följer av svaren.

Systemet utvärderas, men inte partnern

En bra demo säger lite om hur införandet går. Fråga vem som gör arbetet, vad de har gjort i er bransch och vad som händer när något går fel efter driftstart. Be att få prata med en befintlig kund.

Den egna tiden räknas inte in

Fråga vad partnern gör och vad ni förväntas göra. Svaret avgör hur mycket av era nyckelpersoners tid som går åt. Det ska stå i planen innan ni skriver på.

Datan städas inte

Ett byte är det bästa tillfället att rensa dubbletter, gamla artiklar och en kontoplan som har vuxit av sig själv. Rensad och strukturerad data är också det AI-funktioner behöver för att ge rätt svar.

Hur undviker du att ta med gamla rutiner?

Det vanligaste misstaget vid ett byte är att systemet byts men vardagen blir densamma. Samma manuella steg, bara i ett nyare gränssnitt. Ingen har bestämt att en rutin ska leva kvar. Den följer med för att ingen frågat.

Fråga därför vid varje rutin: behövs den, och varför? Rutiner som finns för att det gamla systemet krävde dem kan försvinna. Rutiner som fyller ett verkligt behov bygger ni in i det nya systemet. Gör det innan ni bygger, inte efter.

Vad händer med datan vid bytet?

Ni bestämmer vad som flyttas. Oftast är det kunder, leverantörer, artiklar, öppna poster och saldon. Bestäm också vad som ska hända med äldre historik, eftersom allt sällan behöver in i det nya systemet.

Rensa före flytten och kontrollera summorna efter den, så att reskontra och saldon stämmer med det gamla systemet.

Hur vet du att bytet gav effekt?

Sätt målet innan ni byter. En siffra med ett datum, till exempel att månadsbokslutet ska vara klart på fem arbetsdagar. Bestäm vilken rapport i systemet som visar utfallet. Annars vet ni efteråt bara att systemet är nytt.

Confect sätter ett effektmål tillsammans med er, till fast pris på implementationen. Nås det inte vid avstämningen fortsätter vi arbeta tills det är nått, utan att fakturera mer.

Vad bör det nya systemet klara?

Det beror på bolaget, men tre krav går igen. Systemet ska vara molnbaserat, så att uppdateringarna sker löpande. Det ska ha färdiga kopplingar till CRM, lager och banker. Och det ska gå att växa i, med fler användare och bolag utan nytt systembyte. Läs hur Visma Net är uppbyggt, eller jämför det med andra system på jämförsidorna. Byter ni från ett visst system finns jämförelser för bland annat Fortnox, Visma Administration och Spiris.