Säkerhetslager: så räknar du ut det med formel och exempel

För lite säkerhetslager ger brist och missad försäljning. För mycket binder kapital i varor som blir stående. Här får du formeln, ett räkneexempel och ett sätt att välja nivå per artikel.

Vad är säkerhetslager?

Säkerhetslager är den mängd ni håller utöver den förväntade efterfrågan, som buffert mot att efterfrågan blir högre än väntat eller att leveransen blir sen. Det skyddar också mot prognosfel: även en bra prognos missar ibland.

Tre begrepp hänger ihop:

Kortare ledtid minskar behovet av säkerhetslager. Längre ledtid ökar det, eftersom en plötslig ökning i efterfrågan inte kan mötas med en snabb leverans.

Hur räknar du ut säkerhetslager?

Den vanliga formeln antar att efterfrågan varierar enligt normalfördelning och att ledtiden är densamma varje gång:

Säkerhetslager = z × σ × √L

Här är z ett tal som följer av vald servicenivå. σ är standardavvikelsen för efterfrågan per dag, alltså hur mycket den dagliga efterfrågan typiskt avviker från genomsnittet. L är ledtiden i dagar. Så gör du:

1. Hämta försäljningen per dag för artikeln över en period som speglar säsongen och räkna ut genomsnitt och standardavvikelse. Ett kalkylblad räcker.
2. Ta reda på den faktiska ledtiden i dagar, mätt från order till inleverans och inte den som står i avtalet.
3. Välj servicenivå och slå upp z-värdet i tabellen nedan.
4. Räkna ut säkerhetslagret och lägg till det i beställningspunkten.

Exempel: genomsnittlig efterfrågan är 40 st per dag, standardavvikelsen 10 st per dag och ledtiden 9 dagar. Med 95 procents servicenivå (z = 1,65) blir säkerhetslagret 1,65 × 10 × 3 ≈ 50 st. Beställningspunkten blir 40 × 9 + 50 = 410 st.

Varierar ledtiden också måste den variationen räknas in, och då behövs en längre formel. Det är ofta där ett system tar över.

Vilken servicenivå ska du välja?

Servicenivån är en avvägning mellan kapital i lagret och risken för brist. Tabellen visar hur säkerhetslagret växer i exemplet ovan.

Att gå från 95 till 99 procent ger 40 procent mer säkerhetslager i exemplet. De sista procentenheterna är dyra.

Sätt därför nivån per artikel. Artiklar som står för det mesta av värdet, eller som kunden inte accepterar brist på, får högre nivå. Artiklar med litet värde klarar en lägre. Det är samma tanke som i ABC-analys, som delar in artiklarna efter värde.

Hur påverkar ledtid och prognos?

Ledtiden och prognosen är de två indata som oftast är fel. Leverantörens utlovade ledtid och den verkliga skiljer sig ofta åt, så mät utfallet per leverantör och uppdatera. En ledtid som blivit två dagar längre betyder ett större säkerhetslager, även om efterfrågan är oförändrad.

Prognosen avgör hur mycket av efterfrågan som är väntad. Arbeta med den aktivt: titta på hur ofta den missar, justera när säsong eller trend ändras och räkna om säkerhetslagret när prognosen ändras. Ett säkerhetslager som sattes en gång och aldrig sågs över är oftast fel.

Vilka nyckeltal ska du följa?

Tre nyckeltal visar om nivåerna fungerar:

• Servicegrad: andelen av den efterfrågade kvantiteten som levereras direkt från lager. Visar om servicenivån ni valde faktiskt nås.
• Lageromsättningshastighet: kostnaden för sålda varor delat med genomsnittligt lagervärde. Visar hur snabbt kapitalet rör sig.
• Täckningstid: lagersaldot delat med genomsnittlig daglig försäljning, alltså hur många dagar lagret räcker. Visar överlager.

Följ dem per artikelgrupp. Ett genomsnitt för hela lagret döljer både bristen och överlagret.

Räcker Excel eller behövs ett system?

Excel fungerar för ett litet sortiment och en beräkning som görs ibland. Med hundratals artiklar, skiftande ledtider och en efterfrågan som ändras varje månad blir det en uppgift ingen hinner med, och nivåerna i affärssystemet blir gamla.

EazyStock är ett tillägg från Syncron som ligger ovanpå Visma Net. Det räknar säkerhetslager och beställningspunkt per artikel utifrån prognos, ledtid och minsta orderkvantitet, och nivåerna räknas om i stället för att sättas en gång. EazyStock kan dessutom sätta servicenivåerna automatiskt utifrån ABC-klassningen. Inköparen granskar och bekräftar förslagen.

Läs mer om hur Confect arbetar med handelsbolag.