Automatisera affärsprocesser i affärssystemet: så börjar du

Det finns moment i varje verksamhet som görs för hand för att ingen har bestämt något annat. En faktura skrivs av, en order läggs in från ett mejl, ett underlag skickas vidare. Automatisering handlar om att välja vilka av dem som ska flyttas till systemet, och göra det i en ordning som ger resultat.

Vad är automatisering av affärsprocesser?

Automatisering av affärsprocesser är att låta systemet utföra återkommande moment som annars görs för hand. Det kan vara regelstyrt, där systemet gör samma sak varje gång, eller stött av AI, där systemet läser och föreslår.

Affärssystemet är en bra plats att börja, eftersom processerna redan ligger där. Visma Net automatiserar över 170 rutiner, och du kan bygga vidare med tillägg där standardfunktionen inte räcker.

Vilka processer ska du automatisera?

Välj efter fyra kriterier. Momentet ska vara återkommande, regelstyrt, tidskrävande och bygga på data som stämmer. Börja inte med det som är mest komplicerat. Börja med det som tar mest tid och har tydliga regler.

Hur identifierar du repetitiva uppgifter?

Fråga teamet vilket moment de skulle vilja slippa. Det är ofta rätt svar. Mät sedan hur lång tid det tar per vecka. Ett moment som tar fem minuter en gång i veckan är inte värt att automatisera. Ett som tar två timmar varje dag är det.

Exempel med påhittade siffror: ett moment tar tio minuter och görs 50 gånger i veckan. Det blir drygt åtta timmar i veckan. Efter automatisering återstår kontrollen av avvikelser. Det är den skillnaden du jämför mot kostnaden för att bygga flödet.

Hur automatiserar du fakturor och order?

Leverantörsfakturor och order är de vanligaste startpunkterna, eftersom volymen är hög och momenten ser lika ut. Anni är en modulplattform som läggs ovanpå affärssystemet och läser och skriver direkt där. Anni läser leverantörsfakturan, matchar den mot inköp eller avtal och föreslår kontering. En mejlad beställning kan bli order utan avskrift, och en kollega kontrollerar den.

Principen är att systemet föreslår och en person godkänner. Varje steg loggas. Det gör att du kan lita på flödet och ändå se vad som hände.

Hur kopplar du ihop systemen?

Många manuella moment finns mellan system: en uppgift skrivs av från ett system till ett annat. Det är ofta bästa platsen att automatisera. En integration som överför data automatiskt tar bort dubbelregistreringen och minskar risken för fel.

Börja med de kopplingar som sparar mest manuellt arbete, till exempel mellan CRM och ekonomi eller mellan projekt och faktura. Där standardfunktionen saknas kan ett smart tillägg bygga det som behövs i systemet ni redan använder. Läs mer om integrationer.

Hur mäter du automatiseringen?

Mät hur stor del av en process som sker utan manuellt arbete. I Visma Net finns en dashboard för automatiseringsnivå som visar bolagets automatiseringsgrad i realtid för processen inköp till betalning. Den täcker inköp till betalning, inte hela verksamheten.

En automatiseringsgrad är en siffra du kan följa och sätta ett mål för. Mät också ledtiden, alltså hur lång tid ett flöde tar från start till slut, och antalet fel. Siffrorna visar om automatiseringen faktiskt gjorde skillnad. Läs mer om Visma Net.

Hur håller du automatiseringen säker?

Automatisering ska aldrig innebära att kontrollen försvinner. Bestäm vad systemet får läsa, vad det får ändra och vilka steg som alltid kräver en människas godkännande, särskilt allt som påverkar bokföring och betalning. Se till att varje åtgärd loggas med vem, när och vad.

Rätt data före automatik. Automatik på dålig data ger fel snabbare. Kontrollera därför leverantörsregister, artikeldata och behörigheter innan du slår på ett flöde.