GuideUndersökning 2026
De flesta projektbolag jobbar ineffektivt
Kalkylen i Excel, planeringen i ett projektverktyg och tiden i ett tredje system. En ny undersökning bland 190 svenska projektbolag visar hur projekten faktiskt styrs, och vad det kostar i kontroll och marginal.
01 Verktygen
Samma projekt, flera system
De flesta projektbolag arbetar i flera verktyg parallellt i stället för i ett sammanhängande flöde. Kalkylen ligger i ett kalkylark, planeringen i ett projektverktyg, kommunikationen i ett samarbetsverktyg och uppföljningen någon annanstans.
Vilka verktyg används för att driva kundprojekt?
Andel av de svarande, flera svar möjliga
- Kalkylark, till exempel Excel64 %
- Projektverktyg62 %
- Samarbetsverktyg46 %
- CRM-system37 %
- Tid- och utläggshantering35 %
- Projektsystem (PSA)32 %
- Affärssystem23 %
- Egenutvecklat system20 %
- Papper och whiteboard17 %
- Resursplaneringsverktyg17 %
Två av tre använder kalkylark för att driva sina projekt. Bara en av tre har ett projektsystem som samlar flödet.
Konsekvensen är att projektdata sprids, det manuella arbetet ökar och kontrollen minskar. Tiden rapporteras ändå: 85 procent har ett verktyg för det, men timmarna hamnar sällan där kalkylen och planeringen finns.
använder ett verktyg för tidrapportering
av bolagen rapporterar tid varje dag
02 Lönsamheten
Lönsamheten räknas vid sidan av projekten
När lönsamheten ska räknas blir mönstret ännu tydligare. Den hanteras sällan där projekten faktiskt drivs.
Var räknas projektens lönsamhet?
Andel av de svarande, flera svar möjliga
- Kalkylark, till exempel Excel61 %
- Affärssystem31 %
- CRM-system31 %
- Projektverktyg31 %
- Ekonomisystem30 %
- BI-verktyg29 %
- Projektsystem (PSA)27 %
- Tidrapporteringssystem21 %
- Egenutvecklat verktyg16 %
- Räknas för hand12 %
I praktiken följs lönsamheten upp i kalkylark vid sidan av projekten, i ekonomisystem utan koppling till projektdatan, och för hand i efterhand.
Då upptäcks lönsamhetsproblemen för sent och marginalen försvinner utan att det märks. Samma sak gäller planeringen: kalkylarket är det vanligaste verktyget även för att fördela resurser.
av dem som planerar resurser gör det i Excel
gör en strukturerad resursplanering i de flesta projekt
03 Utmaningarna
Projektbolagen vet exakt vad som inte fungerar
Det här är inte enskilda problem. Det är ett arbetssätt där projektstatus inte är uppdaterad, lönsamheten följs upp i efterhand och besluten tas på data som redan är gammal.
Största utmaningarna i projektstyrningen
Andel av de svarande, de sju vanligaste
- För mycket manuellt arbete och administration28 %
- Projekt, tidrapportering och fakturering hänger inte ihop22 %
- Svårt att förutse beläggning och kapacitet21 %
- Medarbetarna rapporterar inte tid korrekt20 %
- För många verktyg som inte pratar med varandra18 %
- Svårt att planera och fördela resurser18 %
- Svårt att förutse intäkter och fakturering17 %
Överst ligger det manuella arbetet, och därefter att projekt, tidrapportering och fakturering inte hänger ihop. Utmaningarna hänger ihop: när systemen inte pratar med varandra blir det mer handpåläggning, och när tiden inte rapporteras korrekt blir både prognosen och fakturan fel.
Även verktygen får kritik. De vanligaste problemen med dagens system är att de är svåra att använda, att de inte är integrerade med andra verktyg och att de inte ger någon överblick över projektens status i realtid.
04 Er bransch
Känner ni igen er?
Utmaningarna ser olika ut i olika branscher, men orsaken är densamma: systemen hänger inte ihop. Välj er bransch.
IT och tech
Data finns, men ger ingen bild
Systemen innehåller mycket data, men den är utspridd och svår att använda. Helhetsbilden saknas och beslut tas för sent, så projekten styrs reaktivt.
- För mycket manuellt arbete31 %
- Svårt att förutse beläggning och kapacitet22 %
- Data når inte alla, informationen flödar inte22 %
- Projekt, tid och fakturering hänger inte ihop20 %
- Svårt att planera och fördela resurser20 %
Största utmaningarna i projektstyrningen, andel av de svarande. 74 svar.
Ingenjörsbolag
Kapaciteten är svår att planera
Fokus ligger på resursplanering och prognoser, men utan rätt verktyg saknas framförhållning. Resultatet blir överbeläggning eller outnyttjad kapacitet.
Läs mer: Visma Severa för tekniska konsulter.
- För mycket manuellt arbete31 %
- Svårt att förutse beläggning och kapacitet29 %
- Projekt, tid och fakturering hänger inte ihop27 %
- För många verktyg som inte pratar med varandra27 %
- Medarbetarna rapporterar inte tid korrekt20 %
Största utmaningarna i projektstyrningen, andel av de svarande. 45 svar.
Konsultbolag
Många system, låg kontroll
Projekt, tidrapportering och fakturering lever i separata system. Information hänger inte ihop och mycket görs för hand, vilket äter upp marginalen.
- För många verktyg som inte pratar med varandra25 %
- För mycket manuellt arbete22 %
- Medarbetarna rapporterar inte tid korrekt22 %
- Begränsad överblick över pågående projekt22 %
- Data når inte alla, informationen flödar inte22 %
Största utmaningarna i projektstyrningen, andel av de svarande. 36 svar.
Arkitekter och design
Lönsamheten syns för sent
Projekten följs upp i efterhand i stället för medan de pågår. Avvikelser upptäcks när det redan är för sent att påverka, och marginalen tappas utan att det märks.
Läs mer: Visma Severa för arkitekter.
- Projekt, tid och fakturering hänger inte ihop40 %
- Dålig insyn i projektens lönsamhet40 %
- Verktygen stöder inte arbetssättet40 %
- Medarbetarna rapporterar inte tid korrekt33 %
- Dubbelbokningar och överbelastade medarbetare33 %
Största utmaningarna i projektstyrningen, andel av de svarande. 15 svar. Få svar i gruppen, se resultatet som en riktning.
Reklam- och kommunikationsbyråer
Det manuella arbetet tar över
Arbetssätten är flexibla, men systemen saknar struktur. Det gör uppföljningen svår och driver fram manuella processer.
Läs mer: Visma Severa för reklambyråer.
- För mycket manuellt arbete28 %
- Rapporteringen till ledningen tar tid eller brister22 %
- Dubbelbokningar och överbelastade medarbetare22 %
- Svårt att förutse beläggning och kapacitet17 %
- Svårt att förutse intäkter och fakturering17 %
Största utmaningarna i projektstyrningen, andel av de svarande. 18 svar. Få svar i gruppen, se resultatet som en riktning.
05 Kontroll
Så jobbar projektbolag som har kontroll
Skillnaden mellan projektbolag som kämpar och de som har kontroll ligger inte i människorna. Den ligger i hur projekten drivs.
Projekten drivs i ett flöde
Hela projektet hanteras i ett sammanhängande flöde, så att information inte flyttas för hand mellan system.
- Från affär och offert
- Till projektplanering och resurser
- Vidare till tidrapportering, uppföljning och faktura
Lönsamheten syns medan projektet pågår
Projekten följs upp löpande i stället för i efterhand.
- Intäkter och kostnader syns direkt i projektet
- Avvikelser upptäcks medan arbetet pågår
- Åtgärder sätts in i tid
Resurserna planeras i förväg
Resursplanering handlar om att skapa balans över tid, så att både överbeläggning och tomgång minskar.
- Se beläggningen framåt
- Hitta flaskhalsarna i tid
- Fördela arbetet efter kompetens och kapacitet
Datan finns på ett ställe
All projektdata samlas och används i samma system.
- Alla arbetar utifrån samma information
- Rapporteringen sker automatiskt
- Besluten tas på aktuell data
06 Visma Severa
Projekt, tid och ekonomi i samma flöde
Visma Severa är ett projektsystem, ett PSA-system, byggt för bolag som säljer tid och kompetens. Sälj, projektplanering, resursplanering, tidrapportering, fakturering och projektlönsamhet ligger i samma system, med koppling till ekonomisystem som Visma Net.
Visma Severa där ni redan jobbar
Med Severa MCP kopplas Visma Severa till AI-assistenter som Claude och Microsoft Copilot. MCP är en standard som låter AI-assistenter hämta och registrera data i andra system.
Fråga hur beläggningen ser ut nästa vecka eller hur många timmar som gått åt i ett projekt, och få svar från aktuell data i Severa. Be assistenten registrera veckans timmar, lägga in ett reseutlägg eller lägga upp ett nytt projekt med faser och resurser.
I undersökningen ser 44 procent AI som en assistent som stöttar arbetet och 26 procent som en kollega som tar hand om delar av uppgifterna. Det är precis den rollen kopplingen ger.
Kontrollen ligger kvar hos er
- Varje ändring visas först och sparas när ni har godkänt den.
- Era egna behörigheter i Severa gäller vid varje förfrågan.
- Ingenting kan raderas via kopplingen.
Med Severa kan vi jobba smartare med projektplanering och ekonomi. Vi följer upp lönsamhet per projekt och får med hela verksamheten i samma process.
Så tar vi ansvar för effekten. Vi sätter ett effektmål tillsammans med dig, till fast pris på implementationen. Nås det inte vid avstämningen fortsätter vi arbeta tills det är nått, utan att fakturera mer.
Mer ovanpå Visma Severa: Anni lägger AI ovanpå systemet, och smarta tillägg tar bort moment som ingen standardfunktion löser, till exempel kopplingen mellan Severa och lönesystemet.
07 Vanliga frågor
Vanliga frågor om projektstyrning i projektbolag
Hur styr svenska projektbolag sina projekt?
De flesta arbetar i flera verktyg samtidigt. I nSights undersökning för Visma bland 190 svenska projektbolag använder 64 procent kalkylark för att driva sina projekt, 62 procent projektverktyg och 46 procent samarbetsverktyg. Bara 32 procent använder ett projektsystem (PSA). Samma projekt hanteras därför ofta i flera system som inte hänger ihop.
Var räknar projektbolag på lönsamheten?
Oftast i kalkylark. 61 procent använder kalkylark för att räkna på projektens lönsamhet, medan affärssystem, CRM-system och projektverktyg används av omkring 30 procent vardera. Lönsamheten räknas alltså sällan där projekten faktiskt drivs, och följs därför ofta upp i efterhand.
Vad är de största utmaningarna i projektstyrningen?
För mycket manuellt arbete och administration (28 procent), att projekt, tidrapportering och fakturering inte hänger ihop (22 procent) och att det är svårt att förutse beläggning och kapacitet (21 procent). Därefter kommer att tid inte rapporteras korrekt och att verktygen inte pratar med varandra.
Vad är ett projektsystem (PSA)?
Ett projektsystem, eller PSA-system (Professional Services Automation), samlar sälj, projektplanering, resursplanering, tidrapportering, fakturering och projektlönsamhet i ett flöde. Det är byggt för bolag som säljer tid och kompetens. Visma Severa är ett PSA-system och kopplas till ekonomisystem som Visma Net.
Vad är Severa MCP?
Severa MCP är en koppling som tar in Visma Severa i AI-assistenter som Claude och Microsoft Copilot. Där kan ni fråga om projekt, timmar och beläggning och registrera tid och utlägg. Varje ändring visas först och sparas när ni godkänt den, era behörigheter i Severa gäller och inget kan raderas via kopplingen.
Om undersökningen
- Undersökningen genomfördes av nSight Oy på uppdrag av Visma och publicerades i februari 2026.
- Webbenkät i december 2025 och januari 2026 med 190 svar från svenska bolag inom arkitektur och design, ingenjörsverksamhet, IT, konsultverksamhet och reklam och kommunikation.
- De svarande köper eller använder digitala verktyg för projektstyrning i sina bolag. Procentsatserna är avrundade.
- Resultaten för arkitekter och design (15 svar) och reklam- och kommunikationsbyråer (18 svar) bygger på få svar och ska läsas som en riktning.