GuideHandel
10 vanliga problem som bromsar handelsföretag, och hur ni löser dem
Lagret hänger på några få personer, saldot går inte att lita på och ingen vet riktigt vad som tjänar pengar. Här är de tio problemen vi ser oftast i handelsbolag, och hur de löses i Visma Net.
01 Lönsamheten
Ni ser inte var pengarna tjänas
Det första problemet sitter i siffrorna. Utan koppling mellan kostnad och intäkt går det inte att prioritera.
-
Vi vet inte vad vi tjänar pengar på
Så märks det
Utan en tydlig koppling mellan kostnader och intäkter syns det inte vilka produkter, kunder eller affärer som bär lönsamheten. Frakt, hemtagningskostnader och täckningsbidrag försvinner i totalen, och besluten tas på magkänsla.
Så löser ni det
I Visma Net kopplas kostnader och intäkter till kund, produkt och order. Med kostnads- och intäktsställen ser ni i realtid vilka affärer som är lönsamma och vilka som kostar mer än de ger. Kundlönsamheten följer ni i rapporteringen, utan att exportera till Excel.
Exempel: Täckningsbidraget per kund visar att en mindre kund med jämna beställningar ger mer än en större kund som pressar priset.
02 Lagret
Lagret bygger på minne och papper
Fyra problem som gör lagret långsamt, sårbart och svårt att lita på.
-
Lagret hänger på några få personer
Så märks det
Lagret fungerar, men bara för att ett fåtal kan det utan och innan. Det gör det svårt att växa, att ta in extra personal i högsäsong och att få bort felplocken.
Så löser ni det
Visma Net styr plocket digitalt. Systemet visar var varan står och skapar plocklistor och packsedlar som vem som helst kan följa. Vill ni ta ett steg till kopplas Bitlog WMS till Visma Net, med skanning i hela lagret.
Exempel: En nyanställd i julhandeln hittar rätt vara utan att fråga en kollega.
-
Vi kan inte lita på lagersaldot
Så märks det
Säljarna dubbelkollar saldot med lagret, och ibland lovas varor som redan är slut. Det skapar merarbete och missnöjda kunder.
Så löser ni det
Logistik och ekonomi ligger i samma system. Saldot uppdateras i realtid och lagervärdet stämmer med huvudboken, oavsett volym.
Exempel: Säljaren ser direkt att 52 stycken finns tillgängliga för försäljning, utan att ringa lagret.
-
Inventeringen stoppar verksamheten
Så märks det
För att räkna lagret stoppas in- och utleveranser. Personalen jobbar övertid, ofta när de helst vill vara lediga, och kunderna får vänta.
Så löser ni det
Med löpande inventering räknar ni lagret i mindre delar, per hyllplats eller produktgrupp, styrt av omsättning och ABC-koder. Den dagliga driften fortsätter. Löpande inventering ingår i tillägget för avancerad logistik.
-
Vi saknar spårbarhet på varorna
Så märks det
Utan spårbarhet på batch och hållbarhetsdatum går det inte att säkra kvaliteten eller agera snabbt vid en reklamation. Kunder med krav på hållbarhetstid blir svåra att leverera till.
Så löser ni det
Visma Net spårar varor på batch- och serienummer och hanterar hållbarhetsdatum. Ni ser vilken batch en vara tillhör, var den såldes och till vem.
Exempel: Frågan om ni har sålt en utgången produkt till en viss kund besvaras direkt i systemet.
03 Inköpen
Inköpen bygger på magkänsla
För mycket av fel varor och för lite av rätt binder kapital och kostar försäljning.
-
Vi vet inte hur mycket vi ska köpa in
Så märks det
Det köps för mycket av fel varor och för lite av rätt. Kapital binds på hyllorna, och ingen följer upp vilka leverantörer som levererar sent eller fel.
Så löser ni det
Visma Net ger beställningsförslag utifrån min- och maxnivåer, försäljningsorder och historik, och visar leverantörernas leveransprecision. Tillägget för avancerad logistik lägger till säsongsbaserade förslag och flytande beställningspunkter. För prognoser med maskininlärning kopplas EazyStock till Visma Net.
04 Ekonomiflödet
Ekonomin gör om det lagret redan gjort
Fyra steg från faktura till betalning som fortfarande görs för hand i många handelsbolag.
-
Inköp matchas för hand mot fakturor
Så märks det
Varje leverantörsfaktura ska matchas mot rätt inköpsorder. Det blir en jakt bland inköpen som tar tid och ger fel.
Så löser ni det
Visma Net matchar leverantörsfakturan mot inköpsorder och inleverans, och stämmer allt bokförs den automatiskt. Med Anni går det längre: AI läser fakturan, matchar den mot inköp, avtal eller försäljningsorder och föreslår kontering per rad. En person godkänner och varje steg loggas.
-
Faktureringen sker inte av sig själv
Så märks det
Någon letar upp ordern, skapar fakturan och skickar den. Det tar tid, och varje manuellt steg är en risk för fel.
Så löser ni det
Visma Net skapar fakturor från levererade order och skickar dem, även som e-faktura via Peppol. Samlingsfakturering kan ställas in per kund.
-
Bankavstämningen görs för hand
Så märks det
Bankfiler importeras, men avstämningen görs manuellt. Betalningar i utländsk valuta tar mest tid och ger flest fel, och varje månad ska likvidkontot stämmas av mot banken.
Så löser ni det
Visma Net matchar in- och utbetalningar mot reskontran via bankintegrationen, även i utländsk valuta.
Exempel: En kund betalar i euro och betalningen matchas mot rätt faktura, utan att någon räknar om.
-
Betalningar godkänns i blindo
Så märks det
Filutbetalningen godkänns utan full insyn i vad som ingår. Att kontrollera varje rad tar tid, och risken för felbetalningar och bluffakturor finns kvar.
Så löser ni det
När leverantörsfakturor matchas mot inköp och inleverans innan de bokförs, betalas bara det som faktiskt beställts och levererats. Anni lägger till attest med beloppsgränser och fyra ögon, och kontrollerar leverantör, bankkonto, dubbletter och summa innan fakturan går vidare. Den som skickat in en faktura kan aldrig attestera den själv.
05 Testet
Känner ni igen er?
Kryssa de problem som finns hos er i dag. Ni ser direkt var ni står och var det är klokast att börja.
- 0 till 2 problem
Ni har kommit långt. Ta de problem ni kryssade och börja där, ofta räcker en avgränsad förbättring i flödet.
- 3 till 6 problem
Flera av era flöden bygger på handpåläggning. Det är där effekten finns, och där ett effektmål går att mäta.
- 7 till 10 problem
Det mesta sitter i människor och kalkylark. Ett sammanhållet affärssystem för ekonomi och logistik ger störst effekt hos er.
06 Funktionerna
Logistiken i Visma Net
Ekonomi och logistik i samma system. Ni väljer standardfunktionerna eller lägger till avancerad logistik när verksamheten kräver det. Läs mer om Visma Net.
Logistik, standard
- Beställningsförslag utifrån min- och maxnivåer och försäljningsorder
- Returhantering kopplad till inköps- och försäljningsorder
- Direktleveranser från leverantör till kund, utan mellanlager
- Lagerförflyttningar, hyllplatser och strukturartiklar
- Spårbarhet med batch- och serienummer och hållbarhetsdatum
- Plocklistor och packsedlar som skapas automatiskt
Tillägg, avancerad logistik
- Säsongsbaserade beställningsförslag för efterfrågetoppar
- Löpande inventering utan stora avstämningar
- Flera lager och distribution mellan anläggningar
- Flytande beställningspunkter efter lagernivå och efterfrågan
Så tar vi ansvar för effekten. Vi sätter ett effektmål tillsammans med dig, till fast pris på implementationen. Nås det inte vid avstämningen fortsätter vi arbeta tills det är nått, utan att fakturera mer.
07 Vanliga frågor
Vanliga frågor om problemen i handelsföretag
Vilka är de vanligaste problemen i handelsföretag?
De vi ser oftast: man vet inte vad man tjänar pengar på, lagret hänger på några få personer, lagersaldot går inte att lita på, inventeringen stoppar verksamheten, spårbarheten saknas och inköpen bygger på magkänsla. I ekonomin matchas fakturor, fakturering och bankavstämning för hand, och betalningar godkänns utan full insyn.
Kan Visma Net hantera lager och logistik?
Ja. Logistik är en del av Visma Net, med orderhantering, lagerhantering, inleverans, plock, batch- och serienummer och hållbarhetsdatum. Eftersom logistik och ekonomi ligger i samma system uppdateras saldo och lagervärde i realtid. För lagerstyrning med skanning kopplas Bitlog WMS till Visma Net, och för prognoser med maskininlärning EazyStock.
Hur slipper man stänga lagret för inventering?
Med löpande inventering räknas lagret i mindre delar, per hyllplats eller produktgrupp, styrt av omsättning och ABC-koder. In- och utleveranser fortsätter under tiden. I Visma Net ingår löpande inventering i tillägget för avancerad logistik.
Hur automatiserar man matchningen av leverantörsfakturor?
Visma Net matchar leverantörsfakturan mot inköpsorder och inleverans och bokför den automatiskt när allt stämmer. Anni kan lägga till AI som läser fakturan, matchar den mot inköp, avtal eller försäljningsorder, föreslår kontering och skickar den på attest med beloppsgränser och fyra ögon. Anni levereras exklusivt av Confect.
Vem står bakom guiden?
Guiden bygger på Vismas guide om logistiken i Visma Net och är omskriven och kompletterad av Confect. Confect implementerar Visma Net, Anni, Bitlog och EazyStock för handelsbolag i Sverige och Norge.
Om guiden
- Bygger på Vismas guide "10 vanliga problem som bromsar handelsföretag" om logistiken i Visma Net.
- Omskriven och kompletterad av Confect med Anni, Bitlog WMS och EazyStock. Exemplen är illustrativa.
- Mer om hur vi arbetar med handelsbolag: Affärssystem för handel.