Checklista för årsavslut – så gör du bokslutet rätt

Q: Vem ansvarar för bokslutet?

Det operativa arbetet görs ofta av ekonomiansvarig eller byrå. Det formella ansvaret ligger på vd och styrelse, som ska säkerställa att årsredovisningen är korrekt och inlämnad i tid.

Planera årsavslutet i tid

Ett bra bokslut börjar med planering.
Gör en tidsplan baklänges från deadline. Planera in datum för lagerinventering, avstämningar, bokslutsmöte, rapportering, revision och inlämning.

Fördela ansvar för att samla in underlag från lön, inköp, projekt, bank och försäljning. Lås rutiner för sista fakturering, reseräkningar och tidrapportering. Samla bokslutsunderlag löpande, som leasingavtal, lånebesked, kundreskontra och skatteunderlag.

Säkerställ rätt cut off

Se till att intäkter och kostnader hamnar i rätt räkenskapsår.
Varor och tjänster som levererats före årsskiftet ska bokföras, även om fakturan kommer senare. Kontrollera fakturor som kommer i januari men hör till december. Matcha leveranser mot fakturor, särskilt viktigt vid projekt, lager eller abonnemang.

Stäm av balanskonton

Balanskontona är bokslutets ryggrad.
Alla konton ska ha specifikation och matcha verkligheten. Stäm av bank mot kontoutdrag. Kontrollera kund- och leverantörsreskontra mot huvudbok. Se över löneskulder, semesterlön, bonus och sociala avgifter. Gå igenom moms, skatt och arbetsgivaravgifter. Kontrollera anläggningsregister, avskrivningar, investeringar och leasingavtal. Säkra internt saldo i koncernbolag och avstämningar för projekt eller pågående arbeten.

Lager och varukostnad

Här uppstår ofta stora resultatpåverkan.
Gör fysisk inventering på bokslutsdagen. Dokumentera metod, ansvar och avvikelser. Värdera lagret enligt lägsta värdets princip. Identifiera inkurans och skriv ned. Stäm av lagersaldo i systemet mot bokföringen. Kontrollera att varukostnad och lagerförändring hänger ihop.

Intäkter, kostnader och periodiseringar

Resultatet ska spegla årets verkliga verksamhet.
Periodisera förutbetalda och upplupna poster, som hyra, försäkring, licenser och räntor. Granska intäktsredovisningen, särskilt vid projekt, abonnemang eller licensmodeller. Kontrollera större engångsposter. Analysera bruttomarginal och rörelsekostnader jämfört med budget eller föregående år.

Bedömningar och bokslutsdispositioner

Här behövs professionella bedömningar.
Gör nedskrivning av kundfordringar utifrån betalningsförmåga. Kontrollera om anläggningstillgångar tappat värde. Avsätt för garantier, rättstvister eller omstrukturering. Gör bokslutsdispositioner som periodiseringsfonder eller överavskrivningar. Räkna på aktuell och uppskjuten skatt enligt regelverk. Se över ränteavdrag vid finansiering.

Kontroll av formalia och lagkrav

Bokslutet är inte klart förrän allt är korrekt formulerat och dokumenterat.
Säkerställ att årsredovisningen innehåller alla obligatoriska delar. Följ rätt regelverk, K2 eller K3. Kontrollera att VD och styrelse skriver under i rätt ordning. Samla revisionsunderlag, inklusive beslut, avtal och beräkningar. Planera bolagsstämma och utdelningsförslag.

Kvalitetssäkra innan du låser

En sista rimlighetsrunda fångar fel som annars slinker igenom.
Analysera nyckeltal som bruttomarginal, personalkostnad per omsättning, lageromsättningshastighet och kundfordringsdagar. Granska saldolista och huvudbok. Finns det ovanliga eller negativa saldon? Kontrollera att allt underlag finns i avstämningspärmen. Skattekontot ska stämma mot bokföringen.

Förbered revisor

Förberedelse sparar tid och pengar.
Håll ett bokslutsmöte där ni går igenom förändringar, nya avtal och bedömningar. Skicka komplett underlag: huvudbok, SIE-fil, register, listor, protokoll och viktiga beslut. Flagga för gråzoner i god tid.

Planera för nästa år

Bokslutet är också en möjlighet att förbättra framtiden.
Uppdatera budget och prognos utifrån faktiska siffror. Se över marginaler, prissättning och kostnadsdrivare. Planera kassaflödet 6 till 12 månader framåt. Gör en plan för utdelning, fonder, investeringar och resultatutjämning. Identifiera flaskhalsar i processer och system. Dokumentera lärdomar och förbättringar inför nästa år.

Vanliga fallgropar att undvika

Många företag gör samma misstag år efter år. Här är några klassiker att se upp för:

Glömda eller slentrianmässiga periodiseringar
Lagerinventering utan dokumenterad metod
Osäkra kundfordringar som inte skrivs ned
Felaktiga avskrivningar
Reskontror som inte matchar huvudbok
Sen skatte- eller momsavstämning
Underlag som saknas eller inte går att spåra

Vanliga frågor om bokslut

Vad innebär cut off i bokslutet?

Cut off betyder att intäkter och kostnader bokförs i rätt räkenskapsår, även om fakturan skickas eller tas emot i ett annat. Det ger ett rättvisande resultat.

Hur ofta bör balanskonton stämmas av?

Vid varje bokslut, helst också löpande under året. Felaktigheter kan annars byggas på utan att upptäckas.

Vilka underlag krävs inför revision?

Exempel är huvudbok, SIE-fil, reskontror, lagerlistor, anläggningsregister, låneavtal och styrelseprotokoll. Allt ska vara tydligt och spårbart.

Vem ansvarar för bokslutet?

Det operativa arbetet görs ofta av ekonomichef, redovisningsansvarig eller extern byrå. De hanterar avstämningar, rapporter och underlag.
Det formella ansvaret ligger alltid på vd och styrelse. Det är de som ska säkerställa att årsredovisningen är korrekt, komplett och inlämnad i tid till Bolagsverket.

Hur förbättrar vi processen till nästa år?

Automatisera manuella moment, jobba med checklistor och säkerställ att era system stödjer attestflöden och integrationer.

Årsavslut i Visma Net

Visma Net har stöd för ett strukturerat och kontrollerat period- och årsavslut. I modulen "Stäng perioder" kan du följa upp varje bokföringsmånad och se till att alla transaktioner är färdigbehandlade innan du låser perioderna.

Innan du stänger en period behöver du kontrollera att:

Alla transaktioner är bokförda och avstämda
Periodiseringar och avskrivningar är körda
Valutakonton och momsperioder är omvärderade
Inga verifikationer ligger ofärdiga eller ofriställda
Likviditetskonton och kund-/leverantörsreskontra är avstämda

Listan längst ned i bilden fungerar som en praktisk checklista för varje delmoment.
Genom att följa flödet minskar du risken för justeringar i efterhand – och gör det enklare för både ekonomiavdelningen och revisorn.