Att arbeta med budget är något nästan alla företag gör, men långt ifrån alla gör det bra. Trots att budgeten styr stora delar av verksamheten behandlas den ofta mer som en teknisk övning än ett strategiskt verktyg.
Under mina tidiga år i arbetslivet jobbade jag på ett bolag där budgetprocessen pågick från augusti till december. Den började direkt efter semestern och resulterade i en gigantisk pärm. Alla affärsområden, avdelningar och länder skulle ha en egen budget som byggdes upp till en koncernbudget. Pärmen var så tung att det kändes som ett styrdokument. Men alla visste att innan sportlovet skulle den redan vara överspelad.
På ett annat bolag gick man motsatt väg. Koncernchefen satte ramarna för omsättning och lönsamhet och delade ut dem till oss ledare, utan dialog. Mitt ansvar var att öka omsättningen med 450 procent utan att öka kostnaderna. Det var aldrig en budget. Det var ett önsketänkande.
De här erfarenheterna är inte unika. Tvärtom. Och det är precis därför det finns skäl att prata om vad som ofta blir fel när företag gör sin budget. Här är fem vanliga misstag jag ofta ser, och vad du kan göra istället.
1. Att fokusera på kostnad i stället för effekt
Det är lätt att fastna i att försöka hålla nere kostnaderna. Budgetarbetet blir då en jakt på besparingar, snarare än en plan för att skapa resultat. Men en budget är inte till för att spara pengar. Den är till för att styra resurser dit de gör mest nytta.
Det avgörande är inte vad något kostar, utan vad det frigör. Om vi investerar här, vad blir effekten? Vad får vi mer tid till, vad kan vi fatta bättre beslut om, vad skapar mest värde?
En budget som bara fokuserar på att undvika kostnader riskerar att också undvika utveckling. Och det kostar mer än vad det smakar.
2. Att basera budgeten på historik utan koppling till strategi
Ett av de vanligaste tillvägagångssätten är att ta föregående års siffror och justera dem upp eller ner med ett par procent. Det sparar tid, men leder sällan till något nytt. Problemet är att det bygger på antagandet att verksamheten i grunden är oförändrad.
Men marknaden förändras. Mål förändras. Verksamhetens behov förändras. Och ändå bygger man budgeten som om allt vore konstant.
En relevant budget behöver bottna i den strategi som gäller här och nu. Vad vill vi åstadkomma nästa år? Vad kräver det i resurser och prioriteringar? Om vi börjar i rätt ände blir budgeten ett verktyg för riktning, inte bara upprepning.
3. Att se budgeten som ett facit i stället för ett scenario
I många organisationer betraktas budgeten som en sanning att hålla fast vid. Det gör arbetet fyrkantigt, och ibland direkt skadligt. För verkligheten är sällan stillastående. Saker händer. Förutsättningar förändras. Nya möjligheter dyker upp.
Om vi inte har ett sätt att arbeta med flexibilitet blir budgeten snabbt en begränsning. I stället för att hjälpa oss framåt bromsar den oss.
Ett bättre sätt är att se budgeten som ett huvudscenario, kompletterat med alternativa riktningar. Vad gör vi om det går bättre än väntat? Vad gör vi om något faller bort? Genom att arbeta med scenarier kan vi fatta snabbare beslut med större säkerhet.
4. Att inte bygga budgeten underifrån
En av de största skillnaderna jag sett mellan budgetar som fungerar och de som inte gör det är var de börjar. När budgeten byggs underifrån blir den något människor känner ansvar för. När den kommer uppifrån blir den något man försöker undvika att misslyckas med.
Att bygga underifrån innebär inte att allt är fritt eller utan styrning. Men det innebär att de som sitter på kunskap om vardagen också får möjlighet att påverka helheten. Det skapar engagemang, ansvarstagande och, inte minst, bättre beslutsunderlag.
Motsatsen, att skicka ut fasta ramar utan förankring, leder ofta till frustration, tyst motstånd eller kreativ bokföring för att få det att se ut som att allt stämmer.
5. Att sakna tillgång till rätt data och analys
Att arbeta med budget är i grunden att fatta beslut. Och för att fatta bra beslut behövs bra underlag. Tyvärr ser jag ofta att budgetar vilar på statiska kalkylark, gamla rapporter och manuella uppdateringar. Det skapar inte trygghet, tvärtom det skapar osäkerhet.
När vi inte har tillgång till aktuell, relevant och begriplig information famlar vi i mörkret. Det går inte att följa upp, justera eller prioritera utan att först lägga tid på att leta, sammanställa och förklara.
Det är här många företag tappar farten. Men det är också här du kan skapa ett rejält försprång med rätt verktyg.
Budgeten är inte ett dokument, den är en riktning
En bra budget är inte den som är mest detaljerad, det är den som hjälper oss att fatta bättre beslut. Den ger en riktning, ett ramverk och ett gemensamt språk för vad vi prioriterar. Den skapar förutsättningar för att både planera och agera.
Budgetarbetet kan kännas tungt, men det är en investering i att styra smartare. Med rätt angreppssätt blir det inte bara en årlig övning. Det blir ett konkret verktyg för att ta sig dit man vill.
Jobbar du i Excel? Då kommer du att känna dig hemma i OneStop Reporting
Här budgeterar du direkt i Excel, men med kraften från en gemensam datakälla, färdiga mallar och smarta åtkomstregler. Inga fler versioner som skickas runt, manuella uppdateringar eller förlorade siffror. Allt samlas på ett ställe; överskådligt, uppdaterat och redo för uppföljning.
Vill du slippa jaga siffror i kalkylark?
Vi tar gärna ett möte och berättar mer om hur vi kan stötta dig genom hela budgetprocessen. Hitta en tid som passar dig så kan vi visa hur vi hjälpt andra företag.