Fem tips för att minimera överlager

Att förstå vad överlager är och varför det är en huvudvärk för lagerhållande företag är nyckeln till att effektivt hantera och optimera lagerhållningen. I detta inlägg, gästskrivet av Jonas Borgman, Customer Success Manager på EazyStock, kommer vi att ge fem tips för att minimera överlager.   

Överlager innebär helt enkelt att det finns för mycket av en viss artikel på lagerhyllorna, vilket inte bara binder kapital utan också sänker effektiviteten och kan leda till förlorade intäkter.

Även om det kan verka klokt att ha ett överlager som en säkerhetsåtgärd mot osäkerhet i tillgång och efterfrågan, leder det i praktiken ofta till onödiga kostnader för lagringsutrymme, försämrad likviditet, högre administrationskostnader och risk för att produkter blir föråldrade och måste säljas till nedsatt pris. Att förstå hur överlager uppstår och hur det kan minimeras är därför avgörande för att effektivisera er verksamhet.

Vad orsakar överlager?
Överlager uppstår av olika anledningar, från dålig prognostisering och överbeställning till förändrade konsumentbeteenden och produktförändringar. Det kan också vara resultatet av en överoptimistisk syn på försäljningspotentialen eller helt enkelt att produkten har gått ut på datum.

Hur identifierar man överlager?
Överlager kan upptäckas genom regelbundna inventeringar och genom analys av försäljningshistorik för att identifiera produkter som säljer sämre än förväntat. En viktig indikator på överlager är produkternas omsättningshastighet – en låg omsättningshastighet tyder ofta på att varorna inte omsätts tillräckligt snabbt och riskerar att bli överlager och inkuranta. Inkurant lager består av varor som inte längre har någon efterfrågan och därmed sannolikt inte kommer att säljas utan betydande prissänkningar.

Genom att segmentera ert lager får ni en klarare bild av er lagersituation, vilket är ett första steg för att adressera eventuella problem med överlager eller inkuranta varor.

Fem tips för att minimera överlager:

1. Mer precisa efterfrågeprognoser

En kritisk faktor i att undvika överlager är att förbättra precisionen i efterfrågeprognoser. Felaktiga eller grovt förenklade prognoser kan leda till att du antingen har för mycket eller för lite lager, vilket i sin tur orsakar ökade kostnader eller försäljningsmissar. 

Traditionella metoder som baseras på antalet "stock days" kan vara otillräckliga då de inte beaktar förändringar i marknadsförhållanden eller kundbeteenden. Istället bör företag överväga att implementera mer avancerade prognostiseringstekniker som effektivt kan hantera säsongsvariationer, förändrade efterfrågemönster och effekterna av marknadsföringskampanjer. 

Att utföra statistiska analyser på artikel-nivå ger en mer detaljerad och exakt bild av efterfrågan. För organisationer med en omfattande produktportfölj kan detta verka överväldigande. Här kan mjukvaror som EazyStock vara till stor hjälp. EazyStock använder avancerade algoritmer för att analysera varje enskild artikel utifrån dess position i produktlivscykeln. Genom att kontinuerligt anpassa prognoserna efter varje produkts tillväxt-, mognads- och avvecklingsfas, hjälper detta system till att skapa så precisa prognoser som möjligt, vilket i sin tur minimerar risken för överlager. 

2. Hantera leverantörsstörningar proaktivt

Många företag hamstrar varor som en strategi för att skydda sig mot leveransstörningar. Ett mer effektivt sätt är istället att diversifiera försörjningskedjan och förbättra relationerna med leverantörer. Detta kan inkludera att ha flera pålitliga leverantörer och att förhandla fram bättre leveransavtal som minimerar riskerna utan att behöva överlagra. 

Det är även avgörande att hålla koll på de olika ledtiderna för dina leverantörer och planera eventuella stängningar i god tid. Genom att förutse när dina distributörer stänger ner för årliga högtider som det kinesiska nyåret, sommarsemester eller julledighet kan du anpassa dina inköp i förväg. Användning av lageroptimering kan underlätta denna process genom att automatiskt generera rekommenderade beställningar och synkronisera med leverantörskalendrar för att optimera beställningarna. 

Under tiden kan ett balanserat säkerhetslager delvis kompensera för eventuella förseningar. 

3. Använd ett välavvägt säkerhetslager 

Många företag som bygger upp för mycket överlager gör det för att förhindra lagerbrist. Men för mycket lager "i säkerhetssyfte" kan bli en kostsam strategi.  

En viktig pusselbit i detta är att noggrant beräkna ut och bestämma säkerhetslagernivåer. Syftet med säkerhetslager är att minimera störningar i återanskaffning, samtidigt som man binder lägsta möjliga kapital. Med ett mer välavvägt säkerhetslager ser ni till att ha den extra buffertlagret för att kunna motverka bristsituationer, men minimerar risken att bygga upp för stora överlager.  

4. Effektiv hantering av flera lagerplatser 

Förebyggande av överlager blir särskilt utmanande när företag har flera lager som finns i olika geografiska områden. Utan en centraliserad process för återanskaffning kan det lätt hända att inköpare och planerare på olika platser beställer "lite extra" för att säkerställa att deras lager är tillräckligt, vilket i sin tur kan leda till betydande överlager när man ser till lagerhållningen som helhet.  

En mer effektiv strategi är att planera och hantera alla lager centralt. Genom att använda ett lageroptimeringsverktyg kan du integrera alla lagerorter i era prognoser och inköp, vilket säkerställer att ni har rätt mängd av varje artikel på rätt plats utan att dra upp lagernivåerna. Dessutom kan ni omfördela lagerartiklar från områden med låg efterfrågan till områden där en viss produkt säljer bättre. 

5.  Optimera inköpen

När det kommer till att återanskaffa varor är det lätt att låta sig frestas av idén att köpa in stora mängder för att få en lägre enhetskostnad. För produkter med hög omsättning kan detta tillvägagångssätt vara ganska effektivt. Men när det gäller långsammare säljande produkter med en oregelbunden eller sjunkande efterfrågan bör man ta en annan strategi i beaktande. Att hamna i situationen där man måste rea ut produkter på grund av överskottslager är sällan en optimal lösning, oavsett hur attraktivt det låga inköpspriset var från början. Det är viktigt att göra en noggrann avvägning. Ibland kan det vara mer kostnadseffektivt att acceptera en något högre enhetskostnad för mindre orderkvantiteter än att låsa upp kapital i lager som inte rör sig snabbt nog genom försörjningskedjan. 

Sammanfattning 
Att minimera överlager är inte bara viktigt för att minska kostnaderna, det är också en strategi för att öka ett företags reaktionsförmåga och ge förutsättning för tillväxt. Genom att förstå orsakerna till överlager och identifiera det i lageroptimeringssystem kan företag sedan implementera åtgärder som förbättrar efterfrågeprognoser, proaktivt hanterar leverantörsstörningar, optimerar säkerhetslager, effektiviserar hanteringen av flera lager och optimerar inköpsprocessen.  

Om författaren: 
Jonas Borgman är Customer Success Manager på EazyStock och har hjälpt många företag att optimera sina lager- och inköpsprocesser. EazyStock är en effektiv mjukvara för efterfrågeprognoser och lageroptimering som säkerställer att ni tar rätt inköpsbeslut och lagerhåller rätt produkter, i rätt tid. Besök eazystock.se för mer information. 

Connecta med Jonas på LinkedIn. 

Är du nyfiken på hur EazyStock kan hjälpa dig att minimera ditt överlager? Boka ett möte så kan vi demonstrera lösningen.