Att välja affärssystem är sällan något du gör lättvindigt. Det handlar om en investering som påverkar hela din verksamhet, både direkt och på längre sikt. Trots det ställs ofta fel frågor i beslutsprocessen, vilket riskerar att valet inte landar rätt.
I den här artikeln går vi igenom fem frågor som är avgörande att fundera på innan ni tar steget. Det handlar inte bara om teknik, utan om att skapa verkligt affärsvärde.
Ett affärssystem är inte bara en teknisk plattform. Det är navet som håller ihop din verksamhet. När det fungerar som det ska, bidrar det till ökad kontroll, bättre beslutsstöd och effektivare arbetsflöden. När det inte fungerar, blir det lätt en bromskloss istället som hindrar tillväxt och utveckling.
Därför är det så viktigt att inte rusa in i beslutet. Många organisationer fokuserar på funktioner och pris, men glömmer ställa de grundläggande frågorna som avgör om systemet faktiskt passar just deras behov.
Här är fem frågor du bör ställa innan du fattar beslut. De hjälper dig att undvika vanliga fallgropar och ger dig bättre förutsättningar att lyckas.
1. Varför vill vi byta affärssystem överhuvudtaget?
Det kanske låter som en självklar fråga men är ofta den mest förbisedda. Många byter affärssystem för att det gamla känns omodernt eller för att någon hört talas om en ny lösning som verkar bättre. Det är en svag startpunkt.
Börja i stället med att tydliggöra vad ni vill uppnå. Saknar ni översikt över ekonomin, har ni problem med manuella arbetsflöden, avsaknad av ai i affärssystemet eller är det bristen på integrationer som ställer till det? Ett affärssystem ska lösa konkreta problem och stödja de mål ni har satt upp.
När du kopplar systemkraven till era verkliga behov får du inte bara ett bättre beslutsunderlag. Du skapar också rätt förväntningar internt.
2. Ska vi anpassa oss till affärssystemet eller ska det anpassas till oss?
Det här är en central fråga och den handlar om mer än bara teknik. Det handlar om hur ni som organisation vill arbeta. De flesta moderna affärssystem bygger på etablerade arbetssätt, så kallade best practice-processer. Det innebär att systemet är utformat utifrån hur tusentals företag har valt att arbeta över tid. Det är ofta effektivt, genomtänkt och beprövat.
Ett skräddarsytt system kan kännas lockande i teorin eftersom det anpassas exakt efter era behov. Men i praktiken innebär det ofta ett ökat beroende av externa konsulter, högre komplexitet och längre ledtider. Inte minst blir det svårt att dra nytta av framtida uppdateringar och förbättringar eftersom varje ny version kräver särskild hantering.
Fundera därför noga: vilka av era arbetssätt är faktiskt unika och vilka skulle kunna anpassas till hur ett modernt affärssystem är tänkt att fungera? I många fall kan det vara klokare att förändra interna rutiner för att passa ett standardsystem, i stället för att bygga ett system runt era gamla vanor.
Målet är inte att hitta ett system som gör exakt som ni alltid har gjort, utan ett som hjälper er att jobba smartare och mer hållbart framåt.
3. Hur ser implementationen ut i praktiken?
Det är lätt att fokusera på vad affärssystemet kan göra, men betydligt svårare att få grepp om hur det ska komma på plats. Implementeringen är ofta den mest krävande delen av hela projektet och samtidigt den mest underskattade.En tydlig plan för införandet gör stor skillnad. Du vill veta exakt vad som ska göras, i vilken ordning och av vem. Finns det färdiga mallar och delmoment? Vilket ansvar ligger hos er internt, och vad tar leverantören hand om? Hur ser tidplanen ut, och hur följs den upp?
Det är också viktigt att förstå vilka kostnader som tillkommer under implementationen. Ett system som verkar prisvärt kan snabbt bli dyrt om projektet drar ut på tiden eller kräver omfattande extraarbete. Ett bra sätt att skapa trygghet är att arbeta med en paketerad implementation till fast pris, något vi på Confect har lång erfarenhet av.
När du har svar på dessa frågor vet du inte bara vad du köper, utan också hur du ska lyckas med införandet.
4. Hur väl rustat är systemet för vår framtida tillväxt?
Ett affärssystem ska inte bara passa dagens behov, utan också stödja er utveckling framåt. Det gäller oavsett om ni växer med fler produkter, nya marknader eller bara blir fler anställda.Frågan du behöver ställa är hur väl systemet skalar med er. Går det att lägga till nya användare, funktioner eller integrationer utan att det kräver stora omtag? Hur hanterar systemet ökande datavolymer eller fler bolagsenheter? Och vad kostar det att växa med systemet?
Ett vanligt misstag är att underskatta hur snabbt behov kan förändras. Det som fungerar bra i en mindre organisation kan bli en flaskhals när komplexiteten ökar. Då är det viktigt att systemet har stöd för fler dimensioner, fler processer och mer avancerad analys, utan att ni behöver byta plattform.
Här gäller det att tänka långsiktigt. Se till att det system du väljer inte bara klarar nästa steg i er utveckling, utan också de två stegen efter det.
5. Vilken typ av stöd kan vi förvänta oss längs vägen?
När affärssystemet väl är på plats börjar det verkliga arbetet. Det är nu systemet ska börja leverera det värde ni förväntar er i form av bättre kontroll, effektivare flöden och frigjord tid. Men det sker inte automatiskt. För att få ut den effekt ni behöver, både på kort och lång sikt, krävs ett aktivt samarbete med rätt partner.Många leverantörer erbjuder endast teknisk support, vilket kan fungera för enklare frågor. Men när ni vill ta nästa steg, effektivisera era processer eller integrera systemet djupare i verksamheten, behövs mer än bara en hjälpsida eller ett ärendehanteringssystem.
Därför bör ni redan från start ställa frågor som: Hur arbetar leverantören med uppföljning och utveckling efter implementationen? Erbjuds det proaktivt stöd för att ni ska nå önskad effekt?
På Confect ser vi varje kundrelation som ett partnerskap. Vårt uppdrag slutar inte när systemet är igång. Genom återkommande effektmöten följer vi upp hur systemstödet fungerar i praktiken, identifierar förbättringspotential och justerar arbetssätt där det behövs. Det här är en del av vår metodik för att säkerställa att systemet fortsätter skapa affärsvärde över tid.
Med rätt stöd i vardagen blir affärssystemet inte bara ett IT-projekt, utan ett verktyg för verklig förändring. När effekt följs upp löpande, i dialog med en engagerad partner, kan ni vara trygga i att ni använder systemet på ett sätt som verkligen driver verksamheten framåt.
Sammanfattning: rätt frågor leder till bättre beslut
Att välja affärssystem är inget som bör baseras på magkänsla eller prisjämförelser. Genom att ställa rätt frågor kommer ni att fatta ett beslut som håller både på kort och lång sikt.
Här är frågorna i korthet:
- Vad är det egentliga syftet med bytet?
- Passar vårt sätt att arbeta i ett standardaliserat system?
- Hur ser implementationen ut i praktiken?
- Kommer systemet att fungera när vi växer?
- Hur säkerställer vi maximal effekt på kort och lång sikt?
När du har svar på dessa frågor har du också ett mycket starkare beslutsunderlag. Och viktigast av allt, du undviker många av de misstag som annars dyker upp först när det är för sent att backa.
Undvik dyra felinvesteringar
Att välja affärssystem är ett av de viktigaste besluten ni tar, och utan rätt förberedelser riskerar ni att välja fel.
För att underlätta för er har vi tagit fram en kravspecifikation i Excel-format där ni har ett komplett underlag för att prioritera och anpassa över 100 nyckelfunktioner inom kundreskontra, redovisning, projektredovisning, lager, HR och mycket mer.
Klicka här för att komma till kravspecifikationen för affärssytem →
Vill du prata vidare?
Är du mitt i ett vägval kring affärssystem?
Då kan ett första samtal göra stor skillnad.
Boka ett möte med oss på Confect så tittar vi tillsammans på hur du kan nå full effekt med rätt systemstöd.