Skip to content
Kontakta oss
Search icon
Kontakta oss
Kvalitativ undersökning: så jobbar svenska projektbolag

De flesta projektbolag jobbar ineffektivt

Det kostar tid, kontroll och marginal i varje projekt.

En ny undersökning från nSight visar hur 190 svenska projektbolag arbetar i flera system och med manuella processer, utan en samlad bild av projekten.
Det gör att planering, uppföljning och fakturering inte hänger ihop.

Ta del av undersökningen
Boka en demo av Severa

Så jobbar projektbolag idag

Undersökningen bygger på svar från 190 svenska projektbolag inom IT, teknik, arkitektur och konsultverksamhet. Den visar hur projekt faktiskt drivs i vardagen, inte hur processerna är tänkta att fungera.

Projektbolag jobbar i flera system samtidigt

Den här grafen visar vilka verktyg projektbolag använder för att driva sina projekt idag.

Mönstret är tydligt. De flesta arbetar i flera system parallellt istället för i ett sammanhängande flöde.

Excel
64% 0%
Projektverktyg
62% 0%
Samarbetsverktyg
46% 0%
CRM-system
37% 0%
Tid- och utläggshantering
35% 0%
Projektsystem
32% 0%
Affärssystem
23% 0%
Egenutvecklat system
20% 0%
Papper & penna
17% 0%

Det innebär att samma projekt ofta hanteras i flera olika verktyg.

  • Kalkyler i spreadsheets
  • Planering i projektverktyg
  • Kommunikation i samarbetsverktyg
  • Uppföljning i separata system

Konsekvensen blir att projektdata sprids, manuellt arbete ökar och kontrollen minskar.
Det gör att projekten tar längre tid, kostar mer och riskerar att tappa lönsamhet.

Projektbolag saknar kontroll på lönsamhet

Den här grafen visar vilka verktyg projektbolag använder för att räkna på projektens lönsamhet.

Här blir det ännu tydligare. Lönsamheten hanteras sällan där projekten faktiskt drivs.

Excel
61% 0%
Affärssystem
31% 0%
CRM-system
31% 0%
Projektverktyg
31% 0%
Ekonomisystem
30% 0%
BI-verktyg
29% 0%
Projektsystem
27% 0%
Tidrapportering
21% 0%
Egenutvecklat system
16% 0%
Manuella beräkningar
12% 0%

I praktiken innebär det att projektbolag ofta följer upp lönsamhet:

  • I kalkylark vid sidan av projekten
  • I ekonomisystem utan koppling till projektdata
  • Manuellt, i efterhand

Det gör att många projekt saknar en gemensam och uppdaterad bild av sin faktiska lönsamhet.
Det innebär att lönsamhetsproblem upptäcks för sent och att marginaler försvinner utan att det märks.

Projektbolag vet exakt vad som inte fungerar

  • För mycket manuellt arbete och administration
  • System som inte hänger ihop mellan projekt, tidrapportering och fakturering
  • Svårt att planera kapacitet och förutse belastning
  • Tid rapporteras inte korrekt eller i tid
  • Data finns men är utspridd och svår att använda

Det här är inte enskilda problem.
Det är ett arbetssätt.

I praktiken betyder det att projektstatus inte är uppdaterad i realtid. Lönsamhet följs upp i efterhand istället för under projektets gång, och beslut tas på ofullständig eller försenad data.

Det gör att projekten tar längre tid, kostar mer och ger sämre lönsamhet.

 

Så här ser bristerna ut i olika typer av projektbolag. Känner du igen dig? Här är var det oftast brister.

Konsultbolag – många system, låg kontroll

För många system som inte hänger ihop

Här brister det mest:

  • För många system som inte pratar med varandra
  • För mycket manuellt arbete
  • Bristande överblick i pågående projekt

Konsultbolag arbetar ofta i flera olika verktyg samtidigt där projekt, tidrapportering och fakturering lever i separata system.
Det gör att information inte hänger ihop och att mycket arbete sker manuellt.

Resultatet blir att projekten tar längre tid, kräver mer administration och äter upp marginalen.

IT / teknikbolag – data finns men ger ingen bild

Brist på integration och tillgänglig data

Här brister det mest:

  • Data är inte tillgänglig där den behövs
  • Svårt att prognosticera kapacitet
  • Brist på integration mellan system

Systemen innehåller mycket data, men den är utspridd och svår att använda.
Det gör att helhetsbilden saknas och beslut tas för sent.

Resultatet blir att projekt styrs reaktivt istället för proaktivt, vilket leder till sämre beslut och lägre lönsamhet.

 

Ingenjörsbolag – kapacitet är svårt att planera

Svårt att planera kapacitet och resurser

Här brister det mest:

  • Svårt att planera och förutse belastning
  • För mycket manuellt arbete
  • System som inte hänger ihop

Fokus ligger på resursplanering och prognoser, men utan rätt verktyg saknas framförhållning.
Det gör det svårt att balansera beläggning över tid.

Resultatet blir överbeläggning eller outnyttjad kapacitet.

Arkitekt- och designbyråer – lönsamheten syns för sent

Brist på insyn i projektens lönsamhet

Här brister det mest:

  • Brist på insyn i projektens lönsamhet
  • System som inte stödjer arbetssättet
  • Svårt att följa projektstatus

Projekt följs ofta upp i efterhand istället för i realtid.
Det gör att avvikelser upptäcks när det redan är för sent att påverka.

Resultatet blir att marginaler tappas utan att det märks i tid.

Marknads- och kommunikationsbyråer – manuellt arbete tar över

Manuellt arbete och bristande uppföljning

Här brister det mest:

  • Manuellt arbete och administration
  • Svårt att följa upp projekt
  • Bristande resursplanering

Arbetssätten är flexibla men saknar struktur i systemen.
Det gör uppföljning svår och driver manuella processer.

Resultatet blir sämre kontroll och lägre lönsamhet.

Utmaningarna ser olika ut.
Men orsaken är densamma.

Systemen hänger inte ihop.
Och det kostar i varje projekt.

Så jobbar projektbolag som har kontroll

Det finns en tydlig skillnad mellan projektbolag som kämpar och de som har kontroll.

Skillnaden ligger inte i människorna.
Den ligger i hur projekten drivs.

Projekt drivs i ett flöde

Projekt drivs i ett flöde

Istället för att arbeta i flera system hanteras hela projektet i ett sammanhängande flöde.

  • Från affär och offert
  • Till projektplanering och resurser
  • Vidare till tidrapportering och uppföljning

Det gör att information inte behöver flyttas manuellt mellan system.

 

Lönsamhet är synlig i realtid

Lönsamhet är synlig i realtid

Projekt följs upp löpande istället för i efterhand.

  • Intäkter och kostnader syns direkt i projektet
  • Avvikelser upptäcks medan arbetet pågår
  • Åtgärder kan sättas in i tid

Det gör att projekten styrs aktivt istället för att följas upp i efterhand.

Resursplanering med framförhållning

Resursplanering med framförhållning

Resursplanering handlar om att skapa balans över tid.

  • Se beläggning framåt
  • Identifiera flaskhalsar i tid
  • Fördela arbete mer effektivt

Det gör att både överbeläggning och tomgång minskar.

 

Data finns på ett ställe

Data finns på ett ställe

All projektdata samlas och används i samma system.

  • Alla arbetar utifrån samma information
  • Rapportering sker automatiskt
  • Beslut tas på uppdaterad data

Det minskar manuellt arbete och ökar precisionen i verksamheten.

När allt hänger ihop förändras resultaten

När projekt, resurser och ekonomi hänger ihop minskar administrationen, besluten förbättras och lönsamheten ökar i varje projekt. Det är då projektstyrning slutar vara ett problem och börjar bli en konkurrensfördel.

Vill ni fortsätta jobba så här?

Ni har sett hur projektbolag arbetar idag och vad det kostar.

Frågan är hur länge ni vill fortsätta på samma sätt.

 

Se hur ni får kontroll med Visma Severa

Med Severa kan vi jobba smartare med projektplanering och ekonomi. Vi följer upp lönsamhet per projekt och får med hela verksamheten i samma process.

 

Anna Holmberg, ekonom på Semrén & Månsson

Vanliga frågor innan man väljer projektsystem

Många företag som utvärderar ett projektsystem eller affärssystem ställer liknande frågor. Här är några av de vanligaste.

Vad bygger insikterna i den här sidan på?

Insikterna bygger på en undersökning genomförd av nSight på uppdrag av Visma Solutions Oy. Studien omfattar projektintensiva bolag inom bland annat konsultverksamhet, IT, teknik, arkitektur och marknad. Den visar tydliga mönster i hur projekt drivs idag och vilka utmaningar som påverkar lönsamhet och kontroll. Resultaten ligger till grund för de insikter och exempel som presenteras på den här sidan.

Vill du ta del av hela undersökningen kan du kontakta oss →

Varför räcker inte Excel och affärssystem för projektbolag?

Ett projektsystem samlar projekt, resurser, tidrapportering och ekonomi i ett sammanhängande flöde. Många projektbolag arbetar idag i flera olika system, vilket skapar manuellt arbete och brist på kontroll. Med ett projektsystem som Visma Severa får ni en gemensam bild av projekten i realtid. Det gör att ni kan styra projekten aktivt istället för att följa upp i efterhand.

Hur förbättrar ett projektsystem lönsamheten i projekt?

Ett projektsystem gör lönsamheten synlig medan projekten pågår. Intäkter, kostnader och resursutnyttjande kopplas direkt till projektet. Det gör att ni kan upptäcka avvikelser tidigt och agera innan det påverkar resultatet. Resultatet blir bättre marginaler och mer förutsägbara projekt.

Vilka företag har mest nytta av Visma Severa?

Visma Severa passar projektintensiva bolag som konsultbolag, IT- och teknikbolag, ingenjörsbolag samt byråer inom arkitektur, design och marknad. Gemensamt är att projekten driver verksamheten och att lönsamheten beror på hur väl projekten styrs. Ju fler projekt och resurser ni hanterar, desto större nytta får ni av ett sammanhållet system.

Hur snabbt kan man komma igång med Visma Severa?

Många företag kan komma igång snabbt eftersom Visma Severa är ett molnbaserat system. Implementationstiden beror på komplexitet och integrationsbehov, men värde skapas tidigt när projekt, tid och ekonomi samlas i ett flöde. Confect hjälper till att anpassa och sätta upp lösningen utifrån era arbetssätt.