Fem vanliga misstag när du integrerar CRM- och affärssystem

Att integrera CRM- och affärssystem låter enkelt. I praktiken är det här många bolag skapar mer komplexitet än de löser.
Många bolag startar med rätt ambition. Men fel angreppssätt gör att projektet drar ut på tiden, blir dyrare än planerat eller inte levererar den effekt man hoppats på.
Här är fem vanliga misstag när du integrerar CRM- och affärssystem och hur du undviker dem.

Misstag 1: Att se integrationen som ett IT-projekt

Det vanligaste misstaget är att behandla integrationen som en teknisk fråga.

CRM och affärssystem är affärskritiska system. När de kopplas ihop påverkas sälj, ekonomi, ledning och rapportering. Om projektet drivs isolerat av IT utan tydlig affärsägare tappar man snabbt riktningen.

En integration ska utgå från affärsflödet, inte från tekniken.

Börja med att definiera vad som ska förbättras. Kortare ledtid till faktura. Bättre prognoser. Färre manuella steg. Låt målen styra lösningen.

Misstag 2: Otydlig datamodell och ansvarsfördelning

När CRM- och affärssystem integreras uppstår en central fråga:
Vem äger datan?

Om det inte är tydligt var kunddata, artikelregister och prislistor ska vara master skapas snabbt konflikter mellan systemen. Resultatet blir dubbla sanningar och försämrad datakvalitet.

En lyckad integration kräver tydliga principer:

• Vilket system är master för vilken data?

• När ska information synkroniseras?

• Vilka fält är obligatoriska?

Datakvalitet är inte en bieffekt. Det är grunden för hela integrationen.

Misstag 3: Att bygga integrationen helt själv

Många bolag med stark intern IT-kompetens väljer att bygga integrationen från grunden.

Det kan fungera. Men det innebär ofta:

• Längre ledtid

• Högre beroende av enskilda personer

• Svårare förvaltning över tid

• Otydlig kostnadsbild

• Bristande kontroll över säkerhet och åtkomst

En egenutvecklad integration blir ofta ett internt projekt som aldrig riktigt blir färdigt. När verksamheten förändras måste lösningen byggas om.

I många fall är en färdig och beprövad integrationslösning mellan CRM- och affärssystem ett snabbare och mer förutsägbart alternativ. Med en paketerad implementation vet ni vad som ingår, vad det kostar och när ni går live.

Det ska vara enkelt att jobba smart.

Misstag 4: Underskatta förändringen i organisationen

När system börjar prata med varandra förändras arbetssätt.

Sälj kan inte längre hoppa över obligatoriska fält.
Ekonomi får data tidigare i processen.
Ledningen får ökad transparens.

Det påverkar ansvar, rutiner och ibland kultur.

Om förändringsledningen uteblir riskerar projektet att mötas av motstånd trots att lösningen är tekniskt korrekt.
Integration handlar lika mycket om människor som om system.

Misstag 5: Att sakna tydlig effekt och uppföljning

Många integrationsprojekt går live utan att man tydligt har definierat vad framgång betyder.

• Vilken ledtid ska minska?

• Hur mycket administration ska försvinna?

• Hur ska rapporteringen förbättras?

Utan mätbara mål blir det svårt att utvärdera effekten. En strukturerad integration ska gå att räkna hem.

Vad skiljer en lyckad integration från en problematisk?

En lyckad integration mellan CRM- och affärssystem är:

• Affärsdriven

• Strukturerad

• Tydlig i ansvar och datamodell

• Stegvis uppbyggd

• Mätbar i effekt

Den ska inte bli ett långdraget IT-projekt. Den ska skapa ökad effekt utan krångel.

Sammanfattning

Att integrera CRM- och affärssystem är ett strategiskt beslut. Gjort rätt skapar det snabbare flöden, bättre kontroll och starkare beslutsunderlag.

Gjort fel skapar det komplexitet och onödiga beroenden.

Vill du se vilka konkreta affärsvinster en integration mellan CRM- och affärssystem kan ge? Läs vår genomgång av fem affärsvinster med integration mellan HubSpot och Visma Net här →

Vanliga frågor om integration mellan CRM- och affärssystem

Vad är skillnaden mellan CRM- och affärssystem?

CRM används för att hantera kundrelationer, pipeline och försäljning. Affärssystem hanterar order, fakturering, bokföring och ekonomisk uppföljning. När systemen integreras skapas ett sammanhängande flöde från affär till bokförd intäkt.

Hur lång tid tar en integration mellan CRM- och affärssystem?

Tidsåtgången beror på komplexitet och omfattning. Med en paketerad integrationslösning mellan CRM- och affärssystem är stora delar redan färdiga från start, vilket minskar både ledtid och risk.

Vilka risker finns vid CRM- och ERP-integration?

De största riskerna är bristande datakvalitet, otydligt ägarskap, överkomplexa lösningar och avsaknad av affärsmål. Med rätt struktur och tydliga principer går riskerna att minimera.

Vem bör äga ett integrationsprojekt?

Integrationer bör ha en tydlig affärsägare. IT är en viktig möjliggörare, men projektet ska styras av affärsmål och verksamhetsbehov.