Blir arbetsdagen längre än planerat på ekonomiavdelningen? 
Övertid är en utmaning som många ekonomiavdelningar brottas med. Det är lätt att fastna i ett ekorrhjul av manuella processer, sena avstämningar och ineffektiva rutiner som gör att arbetsdagen aldrig riktigt tar slut. Förutom att det påverkar arbetsglädjen riskerar det att dra ner både produktiviteten och lönsamheten. 

Simon Euström, Channel Sales Manager på Visma, har lång erfarenhet av att hjälpa företag effektivisera sitt arbete med smarta system. I det här inlägget delar han med sig av fem praktiska tips för att minska övertiden på ekonomiavdelningen och skapa en mer hållbar arbetsmiljö.

Enligt en undersökning från Visma (hösten 2024) upplever hela 48 % att de behöver jobba över varje vecka, och 37 % gör det varje månad för att hinna klart med sina arbetsuppgifter (länk till rapporten →). Detta är en utmaning som kan lösas genom att ta tillvara på digitaliseringens möjligheter, skapa bättre arbetsflöden och stötta medarbetarna.

Läs vidare för att ta del av konkreta insikter som kan hjälpa er effektivisera ekonomiarbetet och säga adjö till sena kvällar på kontoret!er han dig fem konkreta tips till hur du och ditt företag kan anamma för att minska övertiden.

1. Automatisera repetitiva uppgifter 

Repetitiva uppgifter som fakturahantering, bokföring och avstämningar är ofta stora tidstjuvar på ekonomiavdelningen. När dessa hanteras manuellt ökar också risken för fel och dubbelarbete – vilket i sin tur leder till ännu längre arbetsdagar. 

Lösningen: Automatisering. 
Genom att använda digitala verktyg kan många av dessa processer automatiseras. Det innebär att uppgifter som att matcha fakturor och betalningar, skapa månadsrapporter eller skicka påminnelser sker utan att en människa behöver lägga timmar på det.

Exempel på uppgifter att automatisera:

• Automatiserad fakturamatchning som eliminerar behovet av manuell kontroll.
• Digital hantering av leverantörsfakturor med förinställda godkännanden.
• Regelbundna bokföringsuppdateringar direkt från integrerade affärssystem. 

Att införa automatisering handlar inte om att ersätta medarbetare utan om att ge dem mer tid till det som verkligen kräver mänsklig kompetens – som analys, problemlösning och strategiskt arbete. 

Handlingsplan: 

1. Kartlägg vilka repetitiva uppgifter som tar mest tid i dagsläget.
2. Identifiera verktyg som kan automatisera dessa processer.
3. Implementera och utbilda personalen för att säkerställa att systemen används effektivt. 

2. Prioritera tydliga arbetsflöden 

När det saknas tydliga riktlinjer och processer kan arbetet bli ineffektivt och rörigt. Det leder till dubbelarbete, missförstånd och i värsta fall att kritiska deadlines missas – vilket ofta resulterar i övertid. 

Varför är tydliga arbetsflöden viktiga? 
Ett strukturerat arbetsflöde säkerställer att alla vet vad de ska göra, när de ska göra det och hur arbetet ska utföras. Detta minskar stress och ökar både tempot och kvaliteten i arbetet.

Så här kan ni förbättra era arbetsflöden:

• Analysera nuläget: Vilka processer fungerar bra, och vilka behöver förbättras?
• Eliminera flaskhalsar: Identifiera var det ofta blir stopp i arbetet och hitta lösningar för att underlätta.
• Visualisera flöden: Använd verktyg som diagram eller projektplattformar för att skapa en tydlig bild av arbetsgången.
• Standardisera rutiner: Dokumentera processerna och gör dem tillgängliga för alla medarbetare.

En extra fördel är att tydliga arbetsflöden inte bara minskar övertiden utan också gör det enklare att introducera nya medarbetare och säkerställa att teamet arbetar enligt företagets riktlinjer. 

confect och visma bjuder in till exklusivt webbinar

 

 

Stoppa övertiden på ekonomiavdelningen

Så kan du minska övertid och skapa mer värde för verksamheten

Datum: 11 december kl. 10.00 - 10.45
Arrangörer: Confect & Visma
Plats: online

Säkra din plats

3. Digitalisera rapporteringen

Manuell datainsamling och rapportering är ofta en stor tidstjuv på ekonomiavdelningar. Det är inte bara tidskrävande utan kan också resultera i felaktig data – vilket kan få allvarliga konsekvenser för beslutsfattandet. 

Digital rapportering som sparar tid och minskar fel. 
Med rätt verktyg kan ni automatisera rapporteringen och samla in data i realtid. Detta gör inte bara processen snabbare utan säkerställer också att ni alltid har tillgång till uppdaterad och korrekt information.

• Realtidsdata som möjliggör snabbare och mer informerade beslut.
• Automatiska rapporter som kan anpassas till olika målgrupper, som ledning eller styrelse.
• Mindre tid åt manuellt arbete och mer tid för analys.

Exempel på digitala lösningar:

• Dashboard-lösningar som visualiserar företagets nyckeltal i realtid.
• Verktyg för att automatiskt skapa och skicka månatliga rapporter.
• Molnbaserade system som möjliggör samarbete och åtkomst var som helst.

Att digitalisera rapporteringen innebär inte bara en tidsvinst utan också en möjlighet att göra ekonomiarbetet mer strategiskt och framåtblickande. 

4. Planera och fördela arbetet effektivt

Övertid kan ofta kopplas till dålig planering eller en ojämn fördelning av arbetsbördan. När deadlines hopar sig eller när en medarbetare bär en oproportionerligt stor del av ansvaret, blir det svårt att undvika långa arbetsdagar.

Planering är nyckeln till framgång. 
Genom att använda digitala verktyg och ha regelbundna avstämningar kan ni skapa en realistisk tidsplan som fördelar arbetsbördan jämnt och undviker onödig stress.

Steg för bättre planering:

• Identifiera prioriteringar: Vilka arbetsuppgifter är mest kritiska just nu?
• Använd digitala verktyg: Plattformar som Asana eller Trello kan hjälpa till att visualisera deadlines och resurser.
• Skapa buffertar: Planera in extra tid för oväntade problem eller uppgifter.
• Kommunicera tydligt: Håll regelbundna möten för att säkerställa att alla är på samma sida.

5. Utbilda och stöd era medarbetare

Teknik och förändringar är fantastiska möjligheter, men de kan också skapa osäkerhet hos medarbetarna. Om teamet inte känner sig bekväma med nya system eller processer är risken stor att produktiviteten sjunker – och att övertiden ökar som följd.

Utbildning och stöd gör skillnad. 
Att investera i kompetensutveckling ger inte bara medarbetarna de verktyg de behöver för att lyckas, utan skapar också en positiv och motiverande arbetskultur.

Så kan ni stötta teamet:

• Erbjud regelbunden utbildning: Låt medarbetarna lära sig nya system och arbetsmetoder i sin egen takt.
• Uppmuntra feedback: Lyssna på vad teamet behöver för att arbeta mer effektivt.
• Bygg en hjälpande kultur: Skapa en miljö där det är enkelt att be om hjälp eller dela idéer.

När teamet känner sig självsäkert och stötta minskar risken för fel och tidskrävande omarbetningar – vilket i sin tur hjälper till att minska övertiden. 

Att minska övertiden handlar om att arbeta smartare, inte hårdare. Genom att automatisera repetitiva uppgifter, skapa tydliga arbetsflöden, digitalisera rapporteringen, planera effektivt och stötta medarbetarna kan ni frigöra tid och energi för det som verkligen är viktigt. 

Vill du veta mer? Boka ett möte ned Daniel nedan för att gå igenom vilket typ av systemstöd som passar in i er verksamhet och i era processer.