Ett projekthanteringssystem samlar planering, tid och uppföljning av projekt på ett ställe. Det finns många sorter, och de löser olika problem. Valet blir enklare när du vet vilken fråga du vill ha svar på: vem gör vad, eller tjänar vi pengar på projektet?
Ett projekthanteringssystem hjälper team att planera, genomföra och följa upp projekt. Det kallas också projektsystem. Enklast är det ett uppgiftsverktyg: uppgifter, ansvariga och datum. Ett system för projektdrivna tjänsteföretag, ett PSA-system (Professional Services Automation), går längre och hanterar också tidrapportering, resursplanering, fakturering och projektlönsamhet. Visma Severa är ett exempel på det senare.
Det beror på vad du säljer. Tabellen visar skillnaden.
| Du behöver | Uppgiftsverktyg | PSA-system |
|---|---|---|
| Fördela uppgifter och följa deadline | Ja | Ja |
| Rapportera tid på projekt | Ibland som tillägg | Ja, en del av systemet |
| Se budget mot utfall medan projektet pågår | Nej | Ja |
| Planera vem som har tid för vad | Begränsat | Ja, resursplanering |
| Skapa fakturaunderlag från tid | Nej | Ja |
| Fakturera timpris, fast pris och retainer | Nej | Ja |
Fakturerar ni tid, eller vill ni veta om ett uppdrag är lönsamt innan det är klart, behöver ni räkna på tid och pengar. Då räcker sällan ett uppgiftsverktyg.
Ett projektsystem för tjänsteföretag behöver fem delar som hänger ihop.
Projektet får budget, faser och milstolpar från start. Utfallet uppdateras när tid och kostnader registreras, så att marginalen syns medan uppdraget pågår.
Ni ser vem som har tid och vem som är överbokad, flera veckor framåt. Kompetens och tillgänglighet styr vem som bemannar nästa uppdrag.
Tiden rapporteras i mobil eller dator, och kvittot kopplas till projektet direkt.
Godkänd tid blir fakturaunderlag utan avskrift. Systemet ska klara timpris, fast pris och retainer.
Debiteringsgrad, projektmarginal och prognos ska gå att se utan att någon sammanställer dem.
Visma Severa har alla fem i samma system.
Excel och ett uppgiftsverktyg räcker när projekten är få, teamet är litet och ni inte fakturerar tid. Då är frågan vem som gör vad, och den klarar ett uppgiftsverktyg.
Gränsen går där ni behöver veta om uppdraget är lönsamt innan det är klart. Tecknen är att kalkylen ligger i ett ark, tiden i ett annat system och fakturaunderlaget sammanställs för hand i slutet av månaden.
Visma Severa passar bolag från 10 anställda som säljer tid och kompetens och har flera projekt igång samtidigt.
Gör så här:
Ett underlag för kraven finns i Kravspec projektsystem.
Tidrapporten är det som matar systemet. Rapporteras tiden sent eller fel blir alla rapporter fel. Titta på hur snabbt en konsult kan rapportera, om det går från mobilen och om utlägg kan kopplas direkt till projektet. Visma Severa har tidrapportering i mobil och dator och utlägg kopplade till projekt.
Severa MCP är en koppling som tar in Visma Severa i AI-assistenter som Claude och Microsoft Copilot. Du kan fråga om projekt och timmar med egna ord och be assistenten registrera tid. Varje ändring visas först och sparas först när användaren godkänt den, och ingenting kan raderas via kopplingen.
Kostnaden har tre delar: licensen, implementationen och kopplingarna till andra system. Licensen betalas per användare och månad. Visma Severa kostar från 285 kr per användare och månad, och priset beror på paket och antal användare.
Hos Confect har implementationen fast pris. Licenser och tredjepartskostnader är separata och kända poster. Fråga alltid vad som ingår i licensen och vad som är tillägg.
Projektdata blir användbar först när den når ekonomin. Tid ska bli fakturaunderlag och kostnader ska hamna rätt i bokföringen. Fråga därför hur systemet kopplas till affärssystemet och vilka uppgifter som följer med. Visma Severa integrerar med Visma Net, så att tid och projekt kan bli fakturor och bokföring utan att någon för över dem för hand.
Är ni redo att byta från ett system ni redan har finns en genomgång på sidan om att byta projektsystem. Läs mer om Visma Severa.