Hur fungerar det?
När både avsändare och mottagare använder Visma Net AutoInvoice skickas fakturan direkt till mottagarens elektroniska brevlåda i systemet. Du kan logga in i Visma Net AutoInvoice för att kontrollera om mottagaren är registrerad användare. Om mottagaren använder en annan lösning varierar processen och vissa ytterligare krav kan behöva uppfyllas.
Fördelar med Visma Net AutoInvoice
För mottagaren:
- Ingen manuell hantering av pappersfakturor
- Automatiserade och korrekta konteringsförslag
- Viktig information som förfallodatum, fakturanummer och belopp är alltid korrekt
- Inga utskrifter, kuvertering eller posthantering
- Bättre kontroll – elektroniska fakturor kan spåras och följas upp
- Snabb och korrekt registrering i mottagarens system
Fliken Mottagna fakturor
I fliken Mottagna fakturor visas alla fakturor som har tagits emot via Visma Net AutoInvoice. Dessa fakturor skickas därefter vidare till fakturainkorgen i Visma Net, där de behöver hanteras och behandlas manuellt. Mer information om hur fakturainkorgen fungerar hittar du i artikeln: Läs mer om fakturainkorgen här.
I denna vy får du en tydlig överblick över varje enskild faktura. Du kan bland annat se fakturanummer, OCR-nummer, avsändare, förfallodatum, vilket datum fakturan togs emot, totalbeloppet, aktuell status samt hur fakturan mottagits – det vill säga om den kommit in som e-faktura eller via skanning.
Om fakturan har skickats till den specifika Maventa-adress ni tilldelades vid aktiveringen (go live), kommer fältet Mottagen som att visa "Skannad (autoScan)". Om fakturan i stället har tagits emot som en e-faktura, framgår detta tydligt i samma fält.
För att snabbt hitta rätt faktura finns även en sökfunktion där du kan söka på fakturanummer, OCR-nummer eller avsändare. Det underlättar särskilt när du hanterar ett större antal dokument och snabbt behöver få fram specifik information.
Fliken Skickade fakturor
I fliken Skickade fakturor visas alla fakturor som har skickats från Visma Net via AutoInvoice. Här får du en tydlig översikt över varje faktura som skickats ut till kund, inklusive viktig information såsom fakturanummer, OCR-nummer, kundnamn, fakturadatum, skapandedatum (det vill säga när fakturan skickades), belopp inklusive moms, aktuell status samt hur fakturan skickades.
Kolumnen Skickad som visar på vilket sätt fakturan har levererats till mottagaren. Om kunden är registrerad i ett e-fakturanätverk och kan ta emot elektroniska fakturor, kommer det att stå "e-faktura" i denna kolumn. Om kunden däremot inte är ansluten till ett e-fakturanätverk, men det finns en e-postadress angiven på kundkortet, kommer fakturan att skickas via e-post, vilket också framgår i samma kolumn. Skulle kunden varken kunna ta emot e-faktura eller sakna en angiven e-postadress, kommer fakturan att skickas som brev (postalt).
För att säkerställa att fakturor som inte kan skickas som e-faktura ändå levereras digitalt, är det viktigt att du anger en giltig e-postadress på kundkortet i Visma Net. På så sätt undviker du onödiga portokostnader och manuella hanteringssteg.
I kolumnen Status ser du om fakturan har skickats som förväntat. Om något skulle ha gått fel i utskicket kommer det att synas här – exempelvis med en annan status än Skickad. I sådana fall rekommenderar vi att du läser vår separata kunskapsartikel där vi går igenom hur du hanterar fakturor med felstatus: Läs mer om hur du behandlar fakturor med felstatus.
Fliken Företagsregister
I fliken Företagsregister har du möjlighet att söka efter företag som är anslutna till ett e-fakturanätverk. Detta är ett användbart verktyg för att säkerställa att e-fakturaadressen du tänker använda är korrekt, eftersom adressen visas direkt i sökresultatet. På så sätt minskar risken för att fakturor inte kommer fram på grund av felaktiga uppgifter.
Förutom e-fakturaadressen kan du även se vilken operatör företaget är kopplat till. Denna information är särskilt värdefull om en kund hävdar att de inte har mottagit en faktura, trots att den i ert AutoInvoice-system har statusen skickad. Genom att söka upp företaget i registret kan du verifiera vilken operatör kunden är kopplad mot och vilken e-fakturaadress som har använts. Det kan underlätta dialogen med kunden och snabba upp felsökningen.
Du kan söka i företagsregistret på företagsnamn, vilket ger en lista med alla företag som innehåller det angivna sökordet i sitt namn. För en mer exakt träff rekommenderar vi dock att du söker på organisationsnummer. Eftersom organisationsnumret är unikt, får du då ett mer avgränsat och tillförlitligt resultat utan risk för att blanda ihop olika företag med liknande namn.
