I denna artikeln går vi igenom hur fakturainkorgen fungerar i Visma Net och hur du kan schemalägga samt hantera inkommande fakturor med olika statusar i inkorgen.
I fakturainkorgen hanterar man inkommande fakturor och detta fönster är integrerat med AutoInvoice, Visma standardmodul för fakturahantering. I inkorgen kan inkommande fakturor ha tre olika statusar; ny, blockerad och fel. I nedan artikel går vi igenom hur fakturainkorgen fungerar, vad de olika statusarna innebär och hur fakturorna med respektive status kan hanteras.
Fakturaflöde och Filtrering
En leverantör skickar en faktura till företaget, antingen elektroniskt eller genom skanningstjänsten (där fakturan kan skickas som post eller som en pdf via e-post). När en faktura kommer in via skanningstjänsten, tolkas den och överförs som en XML-fil tillsammans med en PDF-kopia till Visma Net AutoInvoice. AutoInvoice omvandlar därefter alla inkommande fakturafiler till rätt format och gör dem tillgängliga i Fakturainkorgen (AP50604S) i Visma Net där användaren kan hantera och behandla fakturan. Det betyder att om ni använder skanningstjänsten med Visma Net så kommer samtliga leverantörsfakturor att dyka upp i detta fönster oavsett om det är papper, pdf eller e-faktura.
Med dessa två fält kan man titta på en specifik leverantör eller också ett specifikt fakturadatum.
I detta fältet kan vi se en sammanfattning av fakturainkorgen med antalet fakturor på respektive status.
Status Ny
När en faktura har inkommit till inkorgen i Visma Net ERP och tilldelats status "Ny", innebär detta att fakturan har kopplats till en leverantör och är redo för vidarebehandling. Denna status öppnar upp för flera olika handlingsalternativ för att hantera fakturan beroende på behov. Om fakturan ska behandlas omgående, markera den aktuella fakturan och klicka sedan Behandla. Genom att behandla fakturan kommer denna skapas och status ändras till validerad och i fakturainkorgen kan du då se dokumentet som skapats i kolumnen Ref.nr. Nedan följer olika handlingsalternativ beroende på just ert behov:
1. Radera fakturan
Om en leverantör har påpekat ett fel på fakturan och planerar att skicka en ny version, kan du enkelt radera den aktuella fakturan genom att markera den och sedan klicka på papperskorgsikonen. Detta ändrar fakturans status till "Raderad" och gör den tillgänglig under sektionen Fakturainkorg - översikt (AP40106S).
2. Visa detaljer
Genom att markera fakturan och välja alternativet Visa detaljer får du mer information om fakturan, såsom tolkade linjer och totalbelopp. Detta alternativ ger även en förhandsvisning av fakturans PDF-version, vilket underlättar vid verifiering av innehållet.
3. Uppdatera leverantör
Om validering har aktiverats för specifika fält, exempelvis leverantörens adress, kan du välja att uppdatera leverantör i Visma Net ERP baserat på den nya informationen som fakturan innehåller. Detta kan vara särskilt användbart för att säkerställa att uppdaterad kontakt- och adressinformation alltid finns tillgänglig i systemet.
4. Ignorera leverantörsuppdatering
För vissa leverantörer kan det finnas särskilda skäl att inte uppdatera informationen, även om validering är aktiverad. Genom att välja Ignorera leverantörsuppdatering kan du exkludera den specifika leverantören från uppdateringsprocessen.
5. Visa regler
Med alternativet Visa regler får du en översikt över eventuella fördefinierade regler som gäller för leverantören i fråga. Detta kan vara användbart för att säkerställa att rätt procedurer följs vid hanteringen av fakturor från specifika leverantörer.
6. Förhandsgranska faktura
Genom att välja Förhandsgranska faktura får du en visuell representation av fakturan, vilket ger dig en snabb överblick över hur den ser ut. Denna funktion är praktisk när du vill bekräfta fakturans layout och innehåll innan ytterligare åtgärder vidtas.
7. Kolumnen Åtgärder
I kolumnen Åtgärder finns flera val för att hantera fakturor på olika sätt beroende på företagets arbetsflöden och behov:
- Parkera: Om fakturan behöver hanteras senare kan den parkeras, och fakturan får då statusen "Parkerad".
- Frisläpp: Detta alternativ skapar, frisläpper och bokför fakturan direkt i systemet.
- Skicka till Approval: Fakturan skickas vidare för godkännande enligt företagets befintliga godkännandeprocess.
- Exkludera från processen: Om fakturan ska hanteras vid ett senare tillfälle men inte omedelbart, kan du välja att exkludera den från processen tillfälligt. Fakturan behåller då statusen "Ny" och kan behandlas senare.
Status Blockerad
Om systemet inte kan identifiera en motsvarande leverantör, tilldelas fakturan statusen Blockerad. Statusen Blockerad innebär att fakturan inte har kunnat matchas med någon leverantör i systemet. Systemet försöker hitta en leverantör genom att kontrollera två specifika fält i följande prioriteringsordning:
- Bankkonto
- Organisationsnummer
Om ingen matchning hittas på dessa fält behöver du antingen skapa en ny leverantör eller koppla fakturan till en befintlig leverantör för att kunna fortsätta med fakturahanteringen. Det går även att justera denna valideringen om man önskar att fler fält skall kunna uppdateras i fakturainkorgen. Detta gör du i fönstret som heter Leverantörsreskontra (AP101000).
1. Skapa en ny leverantör
Om fakturan kommer från en ny leverantör som ännu inte finns i systemet, kan du enkelt skapa en ny leverantör baserat på informationen i fakturan:
- Markera den blockerade fakturan i fakturainkorgen.
- Klicka på Skapa leverantör. Systemet skapar automatiskt en ny leverantör och fyller i informationen som hämtats från fakturan.
- Välj Spara och stäng för att återvända till fakturainkorgen.
När den nya leverantören har sparats kopplas den automatiskt till fakturan samt till eventuella andra fakturor från samma leverantör. Fakturan ändrar då status till Ny och kan bearbetas vidare.
2. Koppla fakturan till en existerande leverantör
Om du vet att leverantören redan finns i systemet men systemet ändå inte har lyckats matcha fakturan automatiskt, kan du manuellt koppla fakturan till rätt leverantör:
- Gå till kolumnen Leverantör i fakturainkorgen.
- Välj den befintliga leverantören från listan.
- Spara ändringarna.
När leverantören har kopplats till fakturan manuellt ändras statusen till Ny, och fakturan är redo för vidare behandling.
Status Fel
I Visma Net ERP kan fakturor ibland få status Fel om problem uppstår vid behandling från statusen Ny. Dessa fakturor kräver manuell hantering för att identifiera och rätta till orsakerna till felet. Fakturor med status Fel kan delas in i två kategorier beroende på om en faktura har skapats i systemet eller inte. Här går vi igenom stegen för att identifiera och åtgärda fakturor med status Fel i dessa två fall.
För att kunna behandla en faktura med status Fel behöver du först veta orsaken till felet. Börja med att lägga till kolumnen Statusorsak i fakturainkorgen om den inte redan är synlig. Kolumnen visar felmeddelanden som kan hjälpa dig att identifiera och lösa problemet.
Fakturor med status Fel där faktura inte skapats
Om systemet inte lyckas skapa en faktura från den inlästa fakturan, kan du kontrollera felmeddelandet och försöka behandla fakturan igen. Ett vanligt felmeddelande i dessa fall är: Fel: Posten Infogar 'Faktura' resulterade i minst ett fel. Kontrollera felen.
Detta fel kan bero på flera saker, exempelvis att fakturan försöker skapas i en inaktiv period. I fallet där fakturan har skapats i en inaktiv period, kontrollera periodinställningarna genom att aktivera relevanta räkenskapsperioder i fönstret Räkenskapsperioder (GL201000), eller justera fakturadatumet i inkorgen och försök behandla fakturan igen.
Fakturor med status Fel där faktura har skapats
Om en faktura har skapats i systemet men fått status Fel kan det bero på en differens mellan fakturabeloppet i Visma Net och fakturafilen. Här är några vanliga orsaker till detta:
- Avrundningsregler: Leverantören kan ha använt andra avrundningsregler än de som tillämpas i Visma Net ERP.
- Fakturaavgifter: Visma Net ERP stödjer inte fakturaavgifter i fakturahuvudet, vilket kan orsaka differenser.
- Momsdifferenser vid skanning: Fakturor som skannas och innehåller olika momssatser på fakturalinjer (t.ex. 15 % och 25 % moms) kan slås ihop till en linje vid skanning, vilket kan orsaka differenser. Dessa fakturalinjer måste i så fall justeras manuellt.
Vid dessa tillfällen behöver man manuellt gå in på fakturan och ändra den beroende på just det felemeddelandet du har fått. Om beloppet för avrundning på fakturan överskrider den tillåtna gränsen man har i systemet, behöver man exempelvis justera gränsen för avrundningsbeloppet i fönstret Redovisning (GL102000).
Schemaläggning av fakturainkorgen
Du kan schemalägga fakturainkorgen i Visma Net ERP för att automatiskt bearbeta fakturor dagligen, veckovis, månadsvis eller per räkenskapsperiod, beroende på företagets behov. Anpassa schemat i inställningarna för att hålla fakturainkorgen uppdaterad och redo för bokföring. Hur du konfigurerar en schemaläggning av fakturainkorgen visas nedan. Vår rekommendation är att man schemalägger hanteringen av fakturor som hamnar under statusen ny.
