Fem tips på hur du sparar dina utlägg digitalt

I veckan har Riksdagen antagit ett förslag som avskaffar kravet på att bevara papperskvitton. Detta innebär att räkenskapsinformation, såsom kvitton och fakturor, inte längre behöver sparas i fysisk form om materialet finns digitaliserat. Denna förändring, som träder i kraft den 1 juli 2024, gör det möjligt för företag att slippa hantera stora mängder pappersmaterial under lång tid. Detta är en betydande lättnad för många företag och en stark motivation att övergå till en helt digital hantering av utlägg. Men hur kan du på bästa sätt ta steget till en helt digital lösning? 

För att hjälpa dig på vägen har vi sammanställt fem tips som gör övergången smidig och effektiv. Genom att följa dessa råd kan du inte bara spara tid och pengar, utan också säkerställa att din bokföring är korrekt och lättillgänglig när du behöver den. 

1. Välj rätt digital plattform

Att välja en pålitlig och användarvänlig digital plattform är det första steget mot effektiv hantering av dina utlägg. Det finns flera faktorer att tänka på:

• Användarvänlighet: Se till att plattformen är intuitiv och enkel att använda för alla i företaget.
• Integration: Plattformen bör kunna integreras med dina befintliga ekonomisystem för att undvika dubbelarbete.
• Säkerhet: Välj en plattform som erbjuder robusta säkerhetsfunktioner för att skydda dina data.

2. Automatisera insamlingen av kvitton 

Med automatiserade lösningar kan du minska den manuella hanteringen av kvitton och säkerställa att inga utlägg missas. Använd verktyg som:

• Mobilappar: Låt anställda fotografera kvitton direkt med sina mobiler och ladda upp dem till den digitala plattformen.
• Email-forwarding: Använd en dedikerad emailadress dit anställda kan skicka digitala kvitton för automatiserad behandling.

Automatisering minskar risken för fel och gör det lättare att hålla koll på alla utlägg.

3. Kategorisera och märk utlägg korrekt 

En noggrann kategorisering av utlägg gör det enklare att hantera redovisningen och analysera utgifterna. Här är några tips:

• Fördefinierade kategorier: Skapa fördefinierade kategorier för olika typer av utlägg såsom resor, kontorsmaterial och representation.
• Märkning: Använd taggar eller etiketter för att ytterligare specificera utlägg, till exempel projekt eller avdelning.

Genom att systematisera denna process kan du snabbt hitta och granska specifika utlägg när det behövs.

4. Säkerställ efterlevnad och spårbarhet  

För att upprätthålla korrekt bokföring och följa regler och lagar är det viktigt att alla utlägg granskas och godkänns på rätt sätt. Här är några förslag:

• Godkännandeprocess: Implementera en tydlig godkännandeprocess där chefer eller ekonomiansvariga granskar och godkänner utlägg.
• Spårbarhet: Se till att alla transaktioner är spårbara och att det finns en tydlig historik över vem som har gjort vad.

Denna struktur hjälper till att minimera risken för fel och missbruk av företagets medel. 

5. Regelbundna genomgångar och utbildning  

För att säkerställa att alla anställda är bekanta med de digitala processerna och följer företagets policy för utläggshantering, är det viktigt med regelbundna genomgångar och utbildning:

• Utbildningsprogram: Genomför regelbundna utbildningar för nya och befintliga medarbetare om hur de ska hantera sina utlägg digitalt.
• Uppdateringar: Informera kontinuerligt om uppdateringar i system och rutiner för att hålla alla uppdaterade.

Regelbundna genomgångar hjälper till att identifiera och åtgärda eventuella problem i processen. 

Att övergå till en digital lösning för att hantera utlägg kan verka överväldigande, men med rätt verktyg och processer kan det bli en smidig och effektiv övergång. Genom att följa dessa fem tips kan du säkerställa att din ekonomihantering är modern, pålitlig och framtidssäkrad. 

Vill du veta mer om hur Confect kan hjälpa ditt företag att effektivisera hanteringen av utlägg och andra affärskritiska processer? Boka ett möte med oss idag och upptäck hur våra lösningar kan maximera din verksamhets potential.