Tidrapportering är det mest oglamorösa momentet i ett projektbolag. Den som rapporterar vill vara klar. Den som fakturerar behöver att den stämmer. När rapporteringen är krånglig blir den sen, och sen tid blir gissad tid.
De flesta fel har samma orsak: rapporteringen sker långt efter arbetet. På fredag eftermiddag minns ingen exakt vad som gjordes i tisdags. Tre vanliga förklaringar följer med den rutinen.
Resultatet är fakturaunderlag som någon måste rätta för hand, och tid som aldrig når kunden.
Hantera utlägg i samma flöde som tid, så att de hamnar på samma projekt. Kvittot fotas när utlägget uppstår, kopplas till projektet och godkänns av en ansvarig. Då finns underlaget kvar när utlägget ska faktureras vidare, och ingen letar efter kvitton i månadsskiftet.
| Rutin | Vanlig risk | Digitalt flöde |
|---|---|---|
| Kvitton samlas i en mapp | Kvitton tappas bort | Kvittot kopplas till projektet direkt |
| Utlägg skrivs in efteråt | Fel projekt eller fel belopp | Utlägget registreras när det uppstår |
| Utlägg godkänns i bulk | Fel upptäcks sent | En ansvarig godkänner löpande |
Godkännandet görs av den som ansvarar för projektet, oftast projektledaren. Hen går igenom veckans registrerade tid per projekt, kontrollerar mot plan och godkänner eller skickar tillbaka. Godkänd tid blir underlag för fakturan. Ett fast veckoslut för godkännandet gör att tiden aldrig hinner bli gammal. Läs också om kostnadsuppföljning i projekt.
Tid ska vara kopplad till projekt, och projekt ska vara kopplade till kund. Då går det att ta fram all godkänd tid för en kund under en period utan att sortera något för hand. Kopplingen sätts när projektet läggs upp, inte när rapporten ska göras.
Visma Severa är ett PSA-system (Professional Services Automation) för projektdrivna tjänsteföretag. Tidrapporteringen fungerar i mobil och dator, och utlägg kopplas direkt till projektet. Visma Severa skapar fakturaunderlag automatiskt från tiden och stöder timpris, fast pris och retainer i samma system. Visma Severa kopplas dessutom till Visma Net och till lönesystem.
Du kan också lämna över tidrapporten dit du redan arbetar. Severa MCP är en koppling som låter AI-assistenter, till exempel Claude eller Microsoft Copilot, hämta och registrera data i Visma Severa. MCP är en standard som låter AI-assistenter arbeta mot andra system.
| Du vill | Så säger du det till assistenten |
|---|---|
| Se vad du har rapporterat | Fråga om dina timmar på ett projekt med egna ord |
| Registrera veckans tid | Be assistenten registrera timmar och aktiviteter |
| Rapportera ett utlägg | Be assistenten registrera reseutlägget |
Varje ändring visas först och sparas först när du har godkänt den. Dina egna behörigheter i Visma Severa gäller vid varje förfrågan, och ingenting kan raderas via kopplingen.
Du behöver inte byta allt på en gång, men du behöver veta vad som ska flyttas. Det är oftast projekt, kunder och pågående uppdrag, inte all historik. Läs mer om att byta projektsystem till Visma Severa och vad som brukar följa med.