Styrelsen vill se lönsamhet per projekt. Någon loggar in i projektsystemet, någon exporterar från ekonomisystemet och någon sammanställer i Excel. Dagen efter ändras en siffra, och rapporten görs om. Det är inte en tidsplan som har spårat ur. Det är så arbetet ser ut när data ligger på flera ställen.
Data ligger spridd för att systemen köptes för olika jobb: ett CRM-system för sälj, ett projektsystem för tid och ett ekonomisystem för bokföring. Varje system är bra på sitt, men ingen har helheten. Målet är en gemensam källa, på engelska ofta kallad single source of truth.
Problemet är sällan att data saknas. Det är att samma ord betyder olika saker. Omsättning i CRM-systemet är en affär som vunnits. Omsättning i ekonomisystemet är en faktura som bokförts. Båda är rätt, men de går inte att jämföra utan att någon förklarar skillnaden.
Kostnaden är tiden från alla som är inblandade i en rapport, gånger antalet rapporter, plus tiden att rätta när siffrorna inte stämmer. Räkneexemplet nedan är ett exempel med påhittade förutsättningar, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.
| Steg | Exempel |
|---|---|
| Rapporter per månad som kräver data från flera system | 4 |
| Timmar per rapport, alla inblandade tillsammans | 6 |
| Timmar per månad (4 × 6) | 24 |
| Timkostnad | 500 kr |
| Kostnad per månad | 12 000 kr |
| Kostnad per år | 144 000 kr |
Tillkommer gör svarstiden. När VD eller styrelse frågar efter en siffra och svaret kräver inloggning i flera system, tar svaret en dag i stället för en minut.
Siffran är inte unik för det här exemplet. I en undersökning som Trakkster gjorde på uppdrag av Visma Net bland 784 personer på ekonomiavdelningar i svenska företag med 50 miljoner till 1 miljard kronor i omsättning (30 september till 4 oktober 2024) uppgav 55 procent att de lägger minst en arbetsdag per vecka på manuella, repetitiva uppgifter på grund av föråldrade system.
Du har fyra vägar: sammanställa i Excel, lägga ett rapportverktyg ovanpå systemen, rapportera direkt i affärssystemet eller koppla systemen så att uppgiften finns på rätt ställe från början. Rätt väg beror på hur många system datan ligger i och hur ofta rapporten behövs.
| Väg | Passar när | Begränsning |
|---|---|---|
| Excel-export och sammanställning | Få rapporter och få system | Manuellt, och datan är gammal när rapporten är klar |
| Rapportverktyg ovanpå flera system (BI, business intelligence) | Många datakällor | Någon måste äga datamodellen och hålla datan ren |
| Rapportering i affärssystemet | Ekonomi, lager och order ligger i samma system | Täcker bara det som finns i systemet |
| Koppla systemen | Samma uppgift behövs på flera ställen | Kräver att ett system äger uppgiften |
Visma Net samlar ekonomi och logistik i ett system, och rapportering ingår i alla paket, med dashboards och koncernrapporter. Projektdata kan ligga i Visma Severa, som kopplas till Visma Net, så att tid och projekt syns i ekonomin utan att någon för över dem.
Med AI Connect, en funktion i Visma Net som Visma lanserade i juni 2026, kan du dessutom ställa frågor till din data i klartext med ett AI-verktyg. Behörigheterna är desamma som i systemet, och AI-verktyget kan inte se mer än användaren själv.
Börja med de tre rapporter som tar längst tid och gå igenom dem en i taget. Du behöver ingen utredning. Det räcker med en penna och en vecka. Gör så här:
Guiden 10 problem på ekonomiavdelningen visar var tiden brukar försvinna och låter dig räkna på din egen avdelning. Och innan något byggs går Confect igenom vilka rutiner du behöver alls, vilket du kan följa i Hela resan med Confect.