HubSpot är ett CRM, alltså systemet där ni håller reda på kunder, affärer och dialog. Visma Net är ett affärssystem för ekonomi, order och ofta lager. De gör olika saker, men de rör samma kunder. Integrationen kopplar ihop dem.
Integrationen flyttar uppgifter mellan systemen automatiskt. Kund- och kontaktdata synkas, och en order som bekräftats i HubSpot förs över till Visma Net. Då slipper ni skriva in samma kund och samma order två gånger. Vilka fält som följer med bestäms i projektet, utifrån hur ni arbetar.
Flödet ser ut så här:
| Uppgift | Skapas oftast i | Syns också i |
|---|---|---|
| Kunder och kontakter | HubSpot | Visma Net |
| Artiklar och priser | Visma Net | HubSpot, för offerten |
| Bekräftad order | HubSpot | Visma Net |
| Fakturor och betalstatus | Visma Net | HubSpot |
Bestäm vilket system som äger vilken uppgift, så att systemen inte skriver över varandra. Vilka fält som följer med bestäms i projektet.
Fyra effekter märks oftast först. Siffrorna är era egna att mäta, här beskrivs vad som ändras.
Ingen registrerar samma kund i två system. Det tar bort ett moment, och en felkälla. Räkna på er egen tid: hur många order och kunder förs över för hand i dag, och hur lång tid tar det?
När kunduppgifterna är samma i båda systemen slipper ni avstämningar om vilken version som stämmer. Säljaren ser vad kunden har köpt och ekonomin ser vem som sålt.
En bekräftad order behöver inte skrivas om innan den kan faktureras. Det minskar väntan mellan försäljning och leverans.
Med data från båda systemen går det att följa en affär från första kontakt till betald faktura. Ledningen kan se pipeline i HubSpot och utfall i ekonomin utan att sätta ihop dem för hand.
Då skrivs uppgifter in på två ställen, och förr eller senare skiljer de sig åt. Säljare lovar något som ekonomin inte ser, ordrar tappas bort i överföringen och rapporter byggs i Excel. Ingen har bestämt att det ska vara så. Det blev så när systemen kom på plats ett i taget.
Börja med att bestämma vilket system som äger vilken uppgift. Kunder skapas ofta i HubSpot, artiklar och priser i Visma Net. Synka kunder och artiklar först och automatisera ordern därefter. Bygg ut med fler fält när de första fungerar.
Ett underlag för kraven finns i Kravspec CRM. Är CRM:et ännu inte på plats kan ni läsa om att byta CRM till HubSpot.
Kopplingen mellan HubSpot och Visma Net är en av Confects färdiga integrationer. Den är byggd för de vanligaste flödena, så ni börjar inte från noll. Varje integration bygger på verifierade API-anrop och samma datastruktur i båda systemen.
Vi uppdaterar integrationerna löpande. Det som anpassas för er är vilka fält som följer med och vilket system som äger vad.
Kopplingen kan börja tidigare än i CRM:et. Ett exempel: säljaren hittar ett bolag i Vainu och för över det till HubSpot. Affären drivs i HubSpot. När den är vunnen skapas ordern i Visma Net, där den faktureras och bokförs.
Uppgiften skrivs in en gång och följer med hela vägen.
Tre saker ställer oftast till det: ingen har bestämt vilket system som äger vilken uppgift, för många fält ska med från start och ingen i verksamheten äger frågan. Börja med kunder och order och bygg ut därifrån. Mer om det står i guiden om att koppla CRM till affärssystem.
Den passar bolag som säljer och fakturerar och där säljare och ekonomi behöver samma kunduppgifter. Det gäller särskilt handelsbolag med många order och tjänsteföretag där offerter blir projekt. Integrationen är inte nödvändig för bolag med få kunder och en enkel ordergång. Där räcker ofta ett CRM-register och manuell överföring.
Läs mer om HubSpot och Visma Net, eller om hur Confect arbetar med integrationer.