Inget projekt går exakt som planen. Någon blir sjuk, en kund flyttar en deadline och ett nytt uppdrag landar mitt i veckan. Resursallokering är sättet att möta det utan att någon dubbelbokas eller sitter utan uppgifter.
Resursallokering är att fördela de resurser du har, främst personer och deras tid, på de projekt och uppgifter som ska göras. Tre begrepp hänger ihop. Kapacitet är den tid en person har tillgänglig. Efterfrågan är den tid projekten kräver. Allokering är matchningen mellan de två.
Resursplanering betyder i praktiken samma sak, men ser längre fram. Allokeringen är beslutet om vem som gör vad den här veckan. Planeringen visar om kapaciteten räcker nästa kvartal.
Allokeringen avgör om projekten blir klara i tid och om bolaget tjänar pengar på dem. En överbokad person levererar sent. En underbokad person har tid som inte kan debiteras. Båda syns först när det redan har kostat.
| Läge | Vad som händer | Det du ser |
|---|---|---|
| Överbokad person | Leveranser försenas och kvaliteten sjunker | Övertid och missade datum |
| Underbokad person | Tillgänglig tid debiteras inte | Låg debiteringsgrad |
| Fel kompetens på uppdraget | Arbetet tar längre tid än budgeterat | Omtag och extra avstämningar |
Debiteringsgrad är andelen av en persons tillgängliga tid som debiteras kund.
Börja med den tid som faktiskt går att boka. Det är sällan arbetsveckans alla timmar.
Exempel (påhittade tal, bara för att visa räknesättet): En konsult arbetar 40 timmar i veckan. Fyra timmar går till interna möten och administration, så 36 timmar går att allokera. Är hon bokad på 30 timmar finns 6 timmar kvar att fördela. Är hon bokad på 40 timmar är hon överbokad med 4 timmar.
| Mått | Vad det visar | Frågan det svarar på |
|---|---|---|
| Kapacitet | Tillgänglig tid per person | Hur mycket kan vi ta på oss? |
| Allokerad tid | Tid som redan är bokad | Vad är redan sålt och planerat? |
| Debiteringsgrad | Andel tid som debiteras | Tjänar vi på tiden vi har? |
| Planerat mot faktiskt | Skillnaden mellan plan och utfall | Håller vår uppskattning? |
Allokeringen blir bara så bra som underlaget. Ligger kapacitet, projekt och tid i tre olika ark måste någon sammanställa dem för hand. Då är bilden gammal när den är klar.
Visma Severa är ett PSA-system (Professional Services Automation) för projektdrivna tjänsteföretag. Resursplaneringen bygger på kapacitetsplanering och kompetensbaserad allokering, och den utgår från samma projektdata som budget, tidrapportering och fakturering. Du ser planerat mot faktiskt utan att sammanställa något.
Severa MCP är en koppling som låter AI-assistenter, till exempel Claude eller Microsoft Copilot, hämta och registrera data i Visma Severa. Du kan fråga hur kapaciteten ser ut nästa vecka med egna ord och få svar från aktuell data. Du kan också lämna över arbetet, till exempel att lägga upp en resursallokering. Varje ändring visas först och sparas först när du har godkänt den. Dina egna behörigheter i Visma Severa gäller vid varje förfrågan, och ingenting kan raderas via kopplingen.
För ett litet team med få projekt räcker ett ark. Problemen börjar när projekten blir fler. Arket uppdateras av en person, det är inte kopplat till tidrapporterna och prognosen räknas för hand.
Vill du jämföra vad ett projektsystem behöver kunna, finns kravspecifikationen för projektsystem som du kan gå igenom i din egen takt. Guiden De flesta projektbolag jobbar ineffektivt bygger på en undersökning av nSight för Visma bland 190 svenska projektbolag och visar hur bolagen styr sina projekt i dag.