Ett event har ett datum som inte går att flytta. Det skiljer det från de flesta projekt. Bygget kan inte dra över en vecka, eftersom gästerna kommer ändå. Därför kräver eventprojektledning en plan som går att följa dag för dag.
En eventprojektledare ansvarar för att eventet blir av enligt mål, budget och tidplan. Det innebär att sätta målet, bryta ned arbetet i uppgifter, boka och följa upp leverantörer, hålla budgeten och kommunicera med alla inblandade. Eventprojektledning och eventplanering används ofta om samma sak. Projektledningen lägger till uppföljning av tid, kostnad och risker.
En projektplan för event samlar mål, tidplan, uppgifter, budget, ansvariga och risker på ett ställe. Bygg tidplanen bakåt från eventdagen. Då ser du vad som måste vara klart när, och vilka beslut som blockerar andra.
| Tid före eventet | Aktivitet | Resultat |
|---|---|---|
| Långt innan | Mål, datum, plats och budget | Beslutsunderlag och ramar |
| Under förberedelserna | Leverantörer, program och kommunikation | Bokningar och inbjudningar |
| Veckan före | Dagsplan, bemanning och sista kontroller | Ett färdigt manus för dagen |
| Efter eventet | Utvärdering och avstämning mot budget | Lärdomar och underlag till nästa event |
Tabellen är ett exempel på upplägg. Justera tiderna efter eventets storlek.
Gör budgeten per kostnadspost och följ upp varje post för sig. En budget för hela eventet döljer vilken post som drar iväg.
Avsätt alltid en post för det oförutsedda. Ett event där allt går enligt planen är ovanligt.
Planera för det som kan stoppa eventet, och bestäm i förväg vad du gör. Leverantörer kan falla bort, antalet gäster kan skilja sig från planen, tekniken kan krångla och för utomhusevent kan vädret ändras. För varje risk behöver du en reservplan och någon som ansvarar för att den genomförs.
Jämför budget och utfall varje vecka, per kostnadspost. Registrera tid och utlägg på eventet när de uppstår. Då ser du tidigt om en post går över och kan flytta pengar eller ändra omfattning medan det går.
Byråer och bolag som arbetar i projekt kan göra det i ett projektsystem. Visma Severa är ett PSA-system (Professional Services Automation) för projektdrivna tjänsteföretag. Du lägger upp projektet med budget, faser och milstolpar, till exempel eventdatum och leveranser. Tid och utlägg kopplas till projektet och utfallet mot budget visas i realtid.
För enstaka event räcker ofta ett kalkylark. Behovet av ett system kommer när du driver flera event och uppdrag parallellt och behöver se marginalen per uppdrag. Vilka krav du bör ställa kan du gå igenom i kravspecifikationen för projektsystem. Guiden De flesta projektbolag jobbar ineffektivt bygger på en undersökning av nSight för Visma bland 190 svenska projektbolag.