Manuell datainmatning: vad den kostar och hur du slipper den

En ny kund läggs upp i CRM-systemet. Några dagar senare skrivs samma organisationsnummer och adress in i ekonomisystemet, och kanske en tredje gång i projektsystemet. Ingen har bestämt att det ska vara så. Det blev så när systemen köptes ett i taget.

Vad kostar manuell datainmatning?

Kostnaden är arbetstiden gånger antalet gånger en uppgift skrivs in, plus tiden att rätta fel och minskad tillit till siffrorna. Den första delen går att räkna ut på en kvart. Den andra syns sällan i budgeten, men ett felaktigt organisationsnummer kan följa med ända till fakturan.

Tabellen är ett räkneexempel med påhittade förutsättningar, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.

Beloppet gäller bara själva inmatningen. Lägg till tiden det tar att hitta och rätta fel. Mät den under en månad genom att låta teamet notera varje rättning som beror på en felaktig eller saknad uppgift.

Var uppstår dubbelarbetet?

Dubbelarbetet uppstår där samma uppgift finns i mer än ett system och ingen koppling för över den. Det kallas dubbelregistrering. Ju fler system som är inblandade, desto fler ställen finns det att skriva in samma uppgift på. Det är vanligast vid fyra moment:

• Kund- och leverantörsuppgifter som skrivs in i både CRM-system, ekonomisystem och projektsystem.
• Ordrar som kommer som e-post eller PDF och skrivs in för hand.
• Tid och material som förs från projektsystemet till fakturaunderlaget.
• Siffror som kopieras mellan Excel-ark för att rapporten ska stämma.

Vilka fel orsakar manuell inmatning?

De vanligaste felen är felskrivna siffror, fel kund eller artikel och uppgifter som skiljer sig åt mellan system. Felet syns ofta först när en faktura eller leverans blir fel. Då har uppgiften hunnit passera flera led, och rättelsen tar längre tid än inmatningen gjorde.

Två följder är värda att räkna med:

• Rapporterna blir mindre pålitliga. När kunduppgifterna i CRM-systemet och ekonomisystemet skiljer sig vet ingen vilken version som stämmer.
• Kunnig personal gör repetitivt arbete. Tid som skulle gå till avvikelser, analys och kunder går till att skriva av.

Hur slipper du skriva in samma sak två gånger?

Börja med att kartlägga var en uppgift skrivs in mer än en gång. Välj sedan en av tre vägar: koppla systemen så att uppgiften skrivs in en gång, flytta momentet till det system som äger uppgiften, eller ta bort det om ingen använder uppgiften. Gör det i den här ordningen:

1. Lista uppgifterna som skrivs in mer än en gång: kund, artikel, order, projekt.
2. Mät tiden per uppgift och månad.
3. Bestäm vilket system som äger uppgiften. Det systemet är källan, de andra läser från det.
4. Koppla systemen eller flytta momentet. Börja med det som tar mest tid.
5. Mät samma tid efter en månad och jämför.

I Visma Net ligger ekonomi och logistik i samma system, så en order och dess ekonomi behöver inte skrivas in på två ställen. Systemet är byggt på öppna API:er och kan kopplas till CRM-system och projektsystem. Vilka kopplingar Confect bygger ser du under Integrationer.

Passar inget färdigt flöde bygger Confect smarta tillägg: ett avgränsat moment i systemet du redan har, som annars görs för hand.

Vill du ha hjälp att avgöra vilka rutiner du behöver alls innan något byggs? Så börjar Confect varje projekt, och du kan följa stegen i Hela resan med Confect.