En byrå kan ha full beställning och ändå dålig lönsamhet. Omsättningen visar hur mycket som säljs, inte hur mycket som blir kvar. Marginalen avgörs uppdrag för uppdrag, och den syns oftast först när uppdraget är klart.
Lönsamheten per uppdrag är intäkten minus uppdragets kostnader, uttryckt i kronor och som andel av intäkten. Kostnaden är den registrerade tiden gånger kostnaden per timme, plus utlägg och inköp som inte kan faktureras vidare. Det kallas projektmarginal.
Exempel (påhittade tal, bara för att visa räknesättet): En retainer ger 100 000 kr i månaden. Teamet registrerar 80 timmar och kostar 700 kr per timme, alltså 56 000 kr. Marginalen blir 44 000 kr, eller 44 procent. Registrerar teamet 120 timmar blir kostnaden 84 000 kr och marginalen 16 000 kr, eller 16 procent. Priset är detsamma, men uppdraget har blivit mycket sämre.
| Prismodell | Så fungerar den | Var risken ligger |
|---|---|---|
| Timpris | Kunden betalar för registrerad tid | Hos kunden, men tid som inte registreras blir inte betald |
| Fast pris | Fast belopp för ett avgränsat uppdrag | Hos byrån, om arbetet tar längre tid än beräknat |
| Retainer | Återkommande belopp per månad för överenskommet arbete | Hos byrån, om arbetet växer utan att priset följer med |
Många byråer använder alla tre samtidigt. Då behövs ett system som kan följa tid och kostnad mot var och en av dem.
Marginalen försvinner sällan på ett ställe. Den läcker på flera, och de flesta syns inte i omsättningen.
Du behöver tid, utlägg och budget i samma system, och data som uppdateras när tiden registreras. Då kan du se vilka uppdrag som går över redan i veckan, inte efter avslutat uppdrag.
Visma Severa är ett PSA-system (Professional Services Automation) för projektdrivna tjänsteföretag. Det stöder timpris, fast pris och retainer i samma system, och tiden kopplas direkt till fakturaunderlaget. Projektmarginalen och prognosen visas medan uppdraget pågår, utan att du väntar på månadsrapporten. Visma Severa kopplas till HubSpot och Visma Net, så att en vunnen affär förs över till Visma Severa och ekonomin hänger ihop.
Så får du en röd tråd från försäljning till faktura. Läs mer om hur Confect arbetar med reklam- och mediabyråer.
Räkna marginal per kund över ett helt år, inte bara per uppdrag. En kund med många små uppdrag kan kosta mer att hantera än den ger. En kund med en jämn retainer kan bära byrån. När du ser siffran kan du prissätta om, avgränsa omfattningen eller tacka nej.
Hur andra projektbolag styr sina projekt visar guiden De flesta projektbolag jobbar ineffektivt, som bygger på en undersökning av nSight för Visma bland 190 svenska projektbolag.