Kostnadsuppföljning i projekt: så följer du upp kostnaderna

Ett projekt kan se friskt ut hela vägen och ändå sluta med förlust. Orsaken är oftast att kostnaderna syns för sent. När rapporten kommer är pengarna redan använda. Kostnadsuppföljning handlar om att se avvikelsen medan du fortfarande kan göra något åt den.

Vad är kostnadsuppföljning i projekt?

Kostnadsuppföljning är att jämföra vad projektet har kostat hittills med vad du budgeterade, och att räkna fram vad som återstår. Fyra begrepp ingår. Budget är den planerade kostnaden. Utfall är den faktiska kostnaden hittills. Prognos är din bästa bedömning av slutkostnaden. Avvikelse är skillnaden mellan budget och prognos.

Det är samma sak som ekonomisk uppföljning och budgetuppföljning, men på projektnivå. Du följer varje projekt för sig, inte bara bolaget som helhet.

Vilka kostnader ska du följa upp?

Alla kostnader som hör till projektet, och de ska hamna på rätt projekt när de uppstår. Det är de som oftast saknas.

Hur följer du upp kostnaderna steg för steg?

1. Sätt en budget per projekt, och delbudgetar för delar som kan skilja sig åt. En budget för hela projektet döljer var avvikelsen sitter.
2. Registrera varje kostnad på rätt projekt direkt. Tid som registreras på fredagen för hela veckan blir gissningar.
3. Räkna en prognos för det som återstår. Utfall hittills säger inte om slutkostnaden håller.
4. Jämför utfall mot budget varje vecka. Månadsvis är för sällan för att hinna agera.
5. Agera på avvikelser. Bestäm om du ändrar omfattning, pris eller bemanning, och skriv ner beslutet.

Hur räknar du en prognos för slutkostnaden?

Den enklaste prognosen delar utfallet med hur stor del av arbetet som är klart.

Exempel (påhittade tal, bara för att visa räknesättet): Budgeten är 400 000 kr. Hittills har projektet kostat 250 000 kr och 60 procent av arbetet är klart. Prognosen för slutkostnaden blir 250 000 delat med 0,6, alltså cirka 416 700 kr. Det är 16 700 kr över budget. Det går att åtgärda om du ser det nu och inte efter leverans.

Prognosen blir bara så bra som bedömningen av hur mycket som är klart. Be den som gör arbetet uppskatta resterande arbete, inte bara andelen som är utfört.

Varför räcker inte månadsrapporten?

Månadsrapporten visar förra månaden. En avvikelse som uppstod i början av månaden syns i bästa fall tre veckor senare, och då har mer arbete hunnit utföras på samma sätt. Under tiden har ingen kunnat ändra något.

Kostnadsuppföljning som fungerar bygger på data som uppdateras när arbetet sker. Då kan projektledaren se läget i dag, inte efter nästa bokslut.

Hur hjälper Visma Severa med kostnadsuppföljningen?

Visma Severa är ett PSA-system (Professional Services Automation) för projektdrivna tjänsteföretag. Du lägger upp projektet med budget, faser och milstolpar. Tid och utlägg kopplas direkt till projektet, och du ser utfallet mot budget i realtid. Projektmarginalen och prognosen visas utan att du väntar på månadsrapporten.

Visma Severa kopplas till Visma Net, så att ekonomin och projektdata hänger ihop. Vill du jämföra vad ett projektsystem behöver kunna finns kravspecifikationen för projektsystem. Guiden De flesta projektbolag jobbar ineffektivt bygger på en undersökning av nSight för Visma bland 190 svenska projektbolag.

Räcker Excel för kostnadsuppföljning?

För ett enstaka projekt går det. Med flera projekt och flera personer som registrerar blir arket svårt att hålla aktuellt. Kostnader från tidrapporter, utlägg och leverantörsfakturor måste föras in för hand, och någon måste kontrollera att allt hamnar på rätt projekt. Då följer du upp det som hann föras in, inte det som hänt.