Koppla CRM till affärssystem: vad du vinner och hur du gör

CRM och affärssystem har olika jobb. CRM:et håller reda på kunder, kontakter och affärer. Affärssystemet håller reda på ekonomi, order och ofta lager. Utan koppling skrivs samma uppgift in två gånger, och förr eller senare blir den fel på ett av ställena.

Vad innebär det att koppla CRM till affärssystem?

En integration låter systemen utbyta uppgifter automatiskt. När en säljare vinner en affär i CRM:et kan ordern skapas i affärssystemet. När en faktura skickas syns den på kunden i CRM:et. Ingen behöver föra över något för hand.

Ingen har bestämt att samma kunduppgifter ska skrivas in på två ställen. Det blev så när systemen kom på plats ett i taget. En integration flyttar uppgiften åt er.

Varför ska CRM och affärssystem vara integrerade?

Fyra skäl brukar väga tyngst:

• Färre fel. Uppgiften skrivs in en gång, så den kan inte skilja sig mellan systemen.
• Samma bild för sälj och ekonomi. Säljaren ser om kunden har obetalda fakturor, ekonomin ser vad som är sålt.
• Snabbare väg från affär till faktura. Order behöver inte skrivas om.
• Bättre underlag. Rapporter kan kombinera försäljning från CRM:et med utfall från ekonomin.

Det är de skälen som oftast ligger bakom beslutet. Ställ siffran på din egen tid: hur många order och kunder skrivs in två gånger i månaden, och hur lång tid tar det?

Hur kopplar du CRM till affärssystem?

Följ ordningen, den sparar omarbete.

1. Bestäm vilket system som äger vilken uppgift. Kunder skapas ofta i CRM:et, artiklar och priser i affärssystemet.
2. Synka kunder och kontakter så att en kund är samma kund i båda.
3. Synka artiklar och prislistor så att offerten bygger på de priser som faktureras.
4. Automatisera orderflödet: en vunnen affär blir en order i affärssystemet.
5. För tillbaka fakturor och betalningsstatus till CRM:et.
6. Följ upp hela kedjan i rapporter: offert, order, faktura, betalning.

Vilka fält som följer med bestäms i projektet. Börja med få och bygg ut efter hand.

Vilka uppgifter ska synkas?

Använd tabellen som utgångspunkt och justera efter era rutiner. Att bestämma ägare per uppgift är det viktigaste steget. Utan det skriver systemen över varandra.

Vilka misstag är vanligast?

Kopplingen behandlas som ett IT-projekt

Kopplingen påverkar sälj, ekonomi och rapportering. Utse en ägare i verksamheten och börja i målet: kortare tid från affär till faktura, bättre prognoser eller färre manuella steg.

Ingen har bestämt vem som äger uppgiften

Om det är oklart var kunder, artiklar och prislistor ska ändras får ni två versioner av samma uppgift. Bestäm ägare per uppgift och vilka fält som är obligatoriska.

Kopplingen byggs från grunden i onödan

En egenbyggd koppling blir beroende av enskilda personer och måste byggas om när verksamheten ändras. Kontrollera först om det finns en färdig.

Arbetssättet ändras utan att någon har sagt det

När systemen delar uppgifter kan säljaren inte längre hoppa över obligatoriska fält, och ekonomin får uppgifterna tidigare. Berätta det i förväg.

Behöver du ett CRM med fakturering?

Sällan. Fakturering hör hemma i affärssystemet, där den hänger ihop med bokföring, reskontra och betalningar. Det säljaren behöver är att se fakturan och om den är betald.

Det löser kopplingen: fakturan skapas i affärssystemet och visas på kunden i CRM:et.

Färdig koppling eller byggd?

En färdig koppling är byggd för de vanligaste flödena och fungerar från start. En byggd koppling görs för er, när systemet inte finns bland de färdiga.

Fråga också vem som håller kopplingen igång när systemen uppdateras. Confects integrationer uppdateras löpande. Se hur HubSpot och Visma Net kopplas ihop.

Vilket CRM passar ihop med ditt affärssystem?

Det beror på vad ni behöver. Kontrollera först vilka kopplingar som finns färdiga mellan de två systemen, och vilka som måste byggas. En färdig koppling är billigare och går fortare än en som byggs från början.

Confect arbetar med HubSpot och Visma Net. Kund- och kontaktdata synkas, och en bekräftad order i HubSpot kan föras över till Visma Net. Läs mer i Kravspec CRM om du vill formulera kraven innan du väljer, eller om du redan har ett CRM och vill byta, se sidan om att byta CRM till HubSpot.

Hur vet du att kopplingen ger effekt?

Mät två saker före och efter: hur många order och kunder som förs över för hand varje månad, och hur lång tid det tar från vunnen affär till skickad faktura.

Sätt ett mål med siffra och datum innan ni börjar. Utan det vet ni bara att systemen pratar med varandra, inte att det blev bättre.