Du vill veta om projekt A är lönsamt. Kontoplanen säger att du har intäkter på ett konto i klass 3 och kostnader på ett konto i klass 4, men inte vilka projekt de hör till. Då läggs fler konton till, ett per projekt, och snart är kontoplanen en lista som ingen överblickar.
En kontoplan är listan över de konton som bokföringen använder. Den svarar på frågan var en transaktion ska bokföras. BAS-kontoplanen är den vanligaste i Sverige, men svenska företag är inte tvungna att använda den. Kontona i BAS är indelade i klasser:
| Klass | Innehåll |
|---|---|
| 1 | Tillgångar |
| 2 | Eget kapital och skulder |
| 3 | Intäkter |
| 4 | Material- och varukostnader |
| 5 och 6 | Övriga externa kostnader |
| 7 | Personalkostnader och avskrivningar |
| 8 | Finansiella intäkter och kostnader |
En dimension är en extra uppgift som sätts på en bokföringsrad utöver kontot, till exempel projekt, kund, avdelning eller produkt. Kontot säger vad pengarna gäller. Dimensionen säger vad transaktionen hör till. Det är två olika frågor som kräver olika svar.
| Fråga | Svaras av | Exempel |
|---|---|---|
| Var bokförs transaktionen? | Kontoplanen | Ett konto för marknadsföring |
| Vilket projekt hör den till? | Dimensionen projekt | Projekt 1042 |
| Vilken kund eller region? | Dimensionen kund eller region | Region Väst |
| Vilken avdelning bär kostnaden? | Dimensionen avdelning | Marknad |
Kontoplanen blir för stor när kontona får göra dimensionernas jobb. Vill du skilja på kostnader per avdelning, projekt och kund utan dimensioner finns bara ett sätt: ett konto för varje kombination. Antalet kombinationer växer snabbare än någon hinner underhålla.
Tabellen är ett räkneexempel med påhittade antal, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.
| Utan dimensioner | Med dimensioner | |
|---|---|---|
| Kostnadsslag | 20 | 20 |
| Avdelningar | 5 | 5 |
| Projekt | 40 | 40 |
| Antal konton eller värden att underhålla | 4 000 (20 × 5 × 40) | 65 (20 + 5 + 40) |
Följden är en kontoplan som ingen överblickar, rapporter som aldrig riktigt stämmer och en ekonomiavdelning som lägger tid på att leta rätt konto i stället för att analysera.
Börja med frågorna, inte med kontona. Bestäm vilka rapporter ledningen behöver varje månad, och bygg bara de dimensioner som svarar på dem. Det gör strukturen liten nog att underhålla och stor nog att svara på det ledningen faktiskt frågar. Gör så här:
Vilka dimensioner som passar beror på verksamheten. Det här är förslag att utgå från:
| Verksamhet | Förslag på dimensioner |
|---|---|
| Arkitekter | Uppdrag och fas |
| Byggbolag | Projekt och kostnadsslag |
| Reklam- och mediabyråer | Kund och jobb |
| Tekniska konsulter | Projekt och uppdragstyp |
| SaaS-bolag | Produkt och kundsegment |
| Varuhandel | Produktgrupp och försäljningskanal |
Visma Net har en flexibel koddelsstruktur för dimensioner, flerbolagshantering och stöd för flera valutor, så att strukturen kan växa med bolaget. Behöver du flytta kostnader mellan dimensioner efteråt, till exempel omkontering per koddel, kan Confect bygga det som ett smart tillägg i systemet du redan har.
Väljer du eller byter du affärssystem är dimensionerna ett av de krav som ska vara med från början. Guide Affärssystem går igenom hur du väljer, och i Kravspec för affärssystem kan du arbeta igenom dina krav direkt på sidan.