Leverantörsfakturorna kommer som PDF till en mejlbox. Någon skriver av dem, någon skickar dem på attest, någon matchar dem mot inköpsorder och någon bokför. Varje steg tar några minuter. Med hundratals fakturor i månaden blir det en stor del av ekonomiavdelningens tid.
Du är inte ensam om det. I en undersökning som Trakkster gjorde på uppdrag av Visma Net bland 784 personer på ekonomiavdelningar i svenska företag med 50 miljoner till 1 miljard kronor i omsättning (30 september till 4 oktober 2024) angav 47 procent att fakturahantering är det som tar mest tid.
Fakturahantering är hela flödet från att en leverantörsfaktura kommer in till att den är betald, bokförd och arkiverad. Flödet har sex steg, och det är i stegen som tiden går åt. Hur lång tid varje steg tar beror på hur mycket som görs för hand, och på hur många fakturor som kommer in varje månad.
| Steg | Vad som händer | Görs ofta för hand när |
|---|---|---|
| Ta emot | Fakturan kommer som e-faktura, e-post eller papper | Den skrivs av från en PDF |
| Tolka och kontera | Leverantör, belopp, moms och konto läses och sätts | Uppgifterna skrivs in |
| Matcha | Fakturan jämförs med inköpsorder eller avtal | Matchningen görs ögonmässigt |
| Attestera | Rätt person godkänner | Fakturan mejlas runt |
| Betala | Fakturan betalas på förfallodagen | Betalningen planeras i Excel |
| Bokföra och arkivera | Verifikation och underlag sparas | Underlaget läggs i en mapp |
Kostnaden är tid per faktura gånger antal fakturor gånger timkostnaden. Det finns inget schablonbelopp som gäller alla, eftersom tiden beror på hur många steg som görs för hand. Tabellen är ett räkneexempel med påhittade förutsättningar, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.
| Steg | Exempel |
|---|---|
| Leverantörsfakturor per månad | 400 |
| Minuter per faktura, alla steg tillsammans | 8 |
| Timmar per månad (400 × 8 minuter) | cirka 53 |
| Timkostnad | 500 kr |
| Kostnad per månad | cirka 26 700 kr |
| Kostnad per år | 320 000 kr |
Mät minuterna hos dig. Låt två personer notera tiden för tio fakturor var, från att fakturan kommer in till att den är bokförd, och räkna ut snittet.
Fyra kostnader syns sällan i tidsberäkningen: missade rabatter, dröjsmålsränta, fakturor som fastnar på attest och fel som slinker igenom. De ligger spridda i bokföringen i stället för på en rad, och det är därför de ofta förblir osynliga.
Du effektiviserar fakturahanteringen genom att ta bort moment som en dator kan göra: skriva av, matcha och påminna. Människan ska ta avvikelserna, alltså de fakturor som inte stämmer mot inköp eller avtal. Du behöver inte göra allt på en gång. Gör så här:
Visma Net hanterar leverantörsfakturor och e-faktura via PEPPOL. För svenska leverantörer kontrollerar systemet OCR-numret när fakturan skapas, så att fel i betalningsreferensen upptäcks tidigt. En förfrågan visar hela livscykeln för en leverantörsfaktura, även efter stängda perioder, vilket underlättar när någon frågar var en faktura fastnade. Anni lägger färdiga moduler ovanpå, bland dem en för leverantörsfakturor som matchar fakturan mot inköp, avtal eller order. Anni föreslår och du godkänner.
Saknas ett steg i standardflödet, till exempel en åtgärd direkt på leverantörsfakturan, bygger Confect smarta tillägg i systemet du redan har. Guiden 10 problem på ekonomiavdelningen går igenom fler moment där tiden försvinner och låter dig räkna på din egen avdelning.