Varje inbetalning ska höra ihop med en faktura, och varje utbetalning med en leverantörsfaktura eller ett utlägg. Görs det för hand, konto för konto, växer bankavstämningen med antalet transaktioner.
Bankavstämning är en kontroll av att saldot på bankkontot i bokföringen är detsamma som saldot hos banken, och att varje skillnad är förklarad. I BAS-kontoplanen, den vanligaste kontoplanen i Sverige, ligger företagskontot normalt på konto 1930. Skillnader har oftast fyra orsaker:
| Skillnad | Exempel | Åtgärd |
|---|---|---|
| Bokförd men inte hos banken | Utbetalning med betaldag i nästa period | Lista som utestående och följ upp |
| Hos banken men inte bokförd | Bankavgift, ränta eller inbetalning utan referens | Bokför, eller matcha mot rätt faktura |
| Fel belopp | Delbetalning, avdrag eller valutadifferens | Bokför differensen |
| Dubbel post | Samma betalning bokförd två gånger | Korrigera |
Hämta kontoutdraget, jämför saldot med bokföringen, matcha varje händelse mot en bokförd post och förklara det som blir över. Gör det löpande, inte bara vid månadsskiftet, så hittar du fel medan underlaget finns kvar. Stegen:
Kostnaden är tiden per konto och dag gånger antalet konton och arbetsdagar, gånger timkostnaden. Tillkommer gör tiden att leta upp en differens som hittas sent. Räkneexemplet nedan är ett exempel med påhittade förutsättningar, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.
| Steg | Exempel |
|---|---|
| Bankkonton | 3 |
| Minuter per konto och arbetsdag | 15 |
| Arbetsdagar per månad | 21 |
| Timmar per månad (3 × 15 × 21 minuter) | 15,75 |
| Timkostnad | 500 kr |
| Kostnad per månad | 7 875 kr |
| Kostnad per år | 94 500 kr |
Fler konton och fler valutor gör arbetet tyngre, eftersom varje valuta ger egna kurser och differenser att förklara. Mät hos dig under en månad. Skriv upp tiden per konto och vilka poster som tar längst.
Du automatiserar i tre led: bankdata läses in utan att någon laddar ner filer, betalningar matchas mot rätt faktura på referens, och människan hanterar bara avvikelserna. Hur långt matchningen går beror på hur systemet är uppsatt och vilka referenser betalningarna har. Betalningar utan referens och delbetalningar kräver fortfarande en person.
Visma Net har bankintegration, hanterar flera valutor och flera bankkonton och är byggt för nordiska bankers betalformat. Bankkopplingen hämtar dagens inbetalningar, så ingen behöver logga in i banken och ladda ner en fil. Du kan se hur mycket av inköp till betalning som redan är automatiserat i bolagets dashboard för automatiseringsnivå.
Kommer betalningsdata från ett håll som bankkopplingen inte täcker, till exempel kontoutdrag från ett factoringbolag, kan ett smart tillägg läsa in det i systemet du redan har.
Bankavstämningen är ett av många moment som tar tid på en ekonomiavdelning. Guiden 10 problem på ekonomiavdelningen går igenom tio av dem och hur de löses. Och innan något byggs går Confect igenom vilka rutiner du behöver alls, som du kan följa i Hela resan med Confect.