I denna artikel går vi igenom vilka alternativ du har gällande utskick av kundfakturor från Visma Net samt vilka inställningar som är bra att känna till
Kundfakturor (AR3010PL)
Gå till fönster för kundfakturor genom att gå till: Meny > Kundreskontra > Transaktioner > Kundfakturor. Du kan antingen lägga till en ny kundfaktura genom att klicka på + eller välja en befintlig kundfaktura genom att klicka på hyperlänken under kolumnen Fakturanr.
:
Väl inne på vald kundfaktura, efter att du har frisläppt fakturan, så får du under åtgärder ett antal alternativ för hur du sedan kan skicka din kundfaktura.
Alternativ: skriva ut
Genom att välja Skriv ut faktura så kommer du att få upp fakturan och kan välja att ladda ner fakturan lokalt som PDF och sedan skicka den via epost eller så kan du skriva ut fakturan och sedan posta den.
Alternativ: E-post via Visma Net e-post funktion
Genom att välja E-posta faktura så skickas fakturan direkt via Visma Net inbyggda e-post funktion till den e-postadress som är angivet på kundfakturan vilket hämtas från kundkortet.
Förutsättningen för att e-posta faktura skall fungera från Visma Net är att du måste först konfigurera ett e-postkonto i Visma Net. Detta gör du genom att gå till fönstret Systemkonton, e-post: Meny > Fler val > System > Egenskaper > Systemkonton, e-post (SM204002).
När ditt systemkonto för e-post är skapat ska den även sättas som standard i e-postinställningar: Meny > Fler val > System > Egenskaper > E-postinställningar (SM204001). Där sätter du den skapade e-postadressen som standard i fliken standard e-postkonto.
Alternativ: Skicka via AutoInvoice
När du väljer att skicka fakturan via AutoInvoice kommer den att skickas I följande prioriterad ordning; i första hand e-faktura, i andra hand PDF/E-post och går inget av dessa så skickas fakturan iväg med post. Hur fakturan skickas till kund beror på vilken information som är tillgänglig på kundkortet och vilken förmåga kunden har att ta emot fakturor.
Inställningar som krävs och som är bra att veta om
För att möjliggöra ovanstående alternativ för hur du skickar en kundfaktura så är det vissa inställningar som krävs och som kan vara bra att kontrollera om ett felmeddelande möjligtvis skulle uppstå.
Genom att gå till ett kundkort: Meny > Kundreskontra > Register > Kunder (AR3030PL) så kan du lägga till en ny kund genom att klicka på + eller välja en befintlig kund genom att klicka på en hyperlänk under kolumnen Kundnr.
Under fliken Faktureringsinställningar på kundkortet så är det effektivt att se till att bocken Samma som huvud är i bockad för att använda samma adress som i föregående flik. Ska det inte vara samma adress så är det bara att bocka ur den och ange en ny faktureringsadress.
I kundkortet finner du inställningar för hur du vill att kundfakturan ska hanteras. Baserat på hur du vill att kundfakturan ska skickas under åtgärder i fönstret kundfakturor (AR303010PL).
- För att skriva ut fakturan och spara som pdf behöver bocken Skriv ut fakturor vara ifylld.
- För att skicka fakturor per e-post så behöver bocken för Skicka fakturor per e-post vara ifylld.
- För möjligheten att skicka fakturor via AutoInvoice så behöver bocken för Skicka fakturor till AutoInvoice vara ifylld.
Under fliken leveransadress och inställningar för standardplats så krävs det att kundens organisationsnummer är ifyllt i fliken org.nr/per.nr, momsregistreringsnummer är ifyllt i fliken Momsregistreringsnr. Är det en privatkund så lägger du personnummer i fältet org.nr/Pers.nr istället då det också är möjligt att ställa ut e-fakturor till privatpersoner genom AutoInvoice.
Om kunden önskar att man skickar e-faktura till ett GLN så behöver GLN anges under fliken Leveransadress.
Sedan behöver du gå in på primärplatsen på kundkortet under fliken Platser och ändra routingen till 0088 (GLN) så att fakturan styrs mot detta istället för organisationsnummer. Detta fönster kommer du till genom att klicka på hyperlänken under kolumnen plats.
I pop-up rutan och fliken Inställningar för AutoInvoice klickar du på förstoringsglasen i fliken Schema för elektronisk adress för att välja mellan olika scheman och väljer sedan 0088- EAN Location Code/GLN. Det går också bra att direkt i fliken Schema för elektronisk adress ange 0088.
Det bra att fylla i så mycket kundinformation som möjligt. Minimikraven från Visma Net inkluderar en fysisk adress (postadress), faktura-e-post samt organisationsnummer och momsregistreringsnummer om det finns. Genom att tillhandahålla denna information säkerställs att så mycket relevant data som möjligt kan överföras från kundkortet, vilket bidrar till en mer effektiv användning av systemet.