Vem kan lägga upp nya användare?
För att kunna lägga upp en ny användare krävs det först och främst att du har tillgång till Admin.
För att ha tillgång till Admin behöver du antingen ha rollen "Company Administrator" för att specifikt företag:
Eller Administratör för hela Licensen:
Skillnaden mellan att vara Administratör över ett specifikt företag eller hela licensen är att en Administratör över licensen även har tillgång att addera supportkontakter när vi på Confect ska få tillgång till er miljö. Vidare har en administratör över hela licensen möjlighet att nå samtliga bolag under licensen - istället för ett specifikt.
Hur lägger jag till och aktiverar en ny användare?
För att lägga upp en ny användare gör du på följande vis i Admin:
-
Klicka "Ny användare"
- Fyll på med uppgifter om användaren - e-post, förnamn, efternamn, språk, kommer raderas den (om användaren bara ska läggas upp tillfälligt)
- Spara sedan
Användaren får sedan ett välkomstmejl och sätter sitt eget lösenord vid första inloggningen, sedan tilldelas företag och roller i Admin av administratören.
Vilka roller ska jag ge användaren?
Beroende på vad användaren ska göra i systemet och vilka behörigheter användaren ska ha finns det olika roller som kan ges för att begränsa tillgången till specifika processer. Vanligt är att revisor ska ges tillgång till bolaget. Revisorn ska då ges tillgången "Light User". Nedan följer en sammanställning över samtliga roller och vilka behörigheter respektive roll ger:
- Company Administrator (Admin)
En Company Administrator hanterar användaråtkomst och tjänster inom sitt företag. De tilldelar roller till användare och aktiverar tjänster, men endast inom sitt eget företag.
- Integration Administrator (App Store)
Användare med denna roll har behörighet att ge tredjepartsprogram från Visma App Store tillgång till sina kunddata i Visma.
-
Expense Approver (Approval)
Användare med rollen som utgiftsgodkännare kan ta emot utgiftskrav och godkänna, avvisa eller granska dessa. De kan även utse en vikarie som tar hand om deras uppgifter vid frånvaro.
- Invoice Approver (Approval)
Användare med rollen som fakturagodkännare kan ta emot fakturadokument och godkänna, avvisa eller granska dessa. De kan även utse en vikarie som tar hand om deras uppgifter vid frånvaro.
- System Administrator (Approval)
Användare med rollen som systemadministratör för Visma.net Approval kan göra följande:
Utse vikarier för godkännare när de är frånvarande och inte kan utföra sina uppgifter
Tilldela uppgifter på nytt till alternativa användare för att försäkra att dokument bearbetas inom tidsramen. Hantera konfigurationen som används för att skapa arbetsflöden för inkommande dokument.
- System Viewer (Approval)
Användare med läsbehörighet i systemet har läsbehörighet till följande information:
Lista över dokument, processer och uppgifter för hela företaget, Systemkonfiguration för företaget som t.ex. ställföreträdare och konfiguration av godkännandeflödet (om det finns något). Användare med läsbehörighet i systemet kan inte göra ändringar
- Timesheet Approver (Approval)
Användare med rollen som tidsrapportgodkännare kan ta emot tidsrapportuppgifter och godkänna, avvisa eller granska dessa. De kan även utse en vikarie som tar hand om deras uppgifter vid frånvaro.
- Authentication Administrator (Authentication Settings)
Användare med rollen Visma AppStore Integration Administrator har tillgång till webbapplikationen Authentication Settings där de kan hantera single sign-on, provisionering, användare, grupper och riktlinjer.
- AutoInvoice administrator (AutoInvoice)
Användare med administratörsrollen AutoInvoice har åtkomst till och kan ändra företagsinformation.
- AutoInvoice user (AutoInvoice)
Användare med användarrollen AutoInvoice kan skicka och ta emot via AutoInvoice (fakturor och andra elektroniska dokument, såsom kataloger, beställningar, kvitton med mera).
- AutoPay Accountant (AutoPay)
Användare med rollen revisor i AutoPay har följande rättigheter:
Godkänn – Endast avbrutna betalningar
Översikt/betalningar – Läs/skrivbehörighet
Översikt/banknedladdningar – Läs/skrivbehörighet
Översikt/bankuppladdningar – Läs/skrivbehörighet
Bankavtal – Endast läsbehörighet
Meddelanden – Endast läsbehörighet
- AutoPay Administrator (AutoPay)
Rollen som AutoPay-administratör ges vanligtvis till användare med rättigheter att skapa bankavtal i Visma.net AutoPay. Rollen har läs och skrivbehörighet till följande funktioner:
Bankavtal
Företag
Privata nycklar
Meddelanden
- AutoPay Approver (AutoPay)
Användare med rollen AutoPay-godkännare kan godkänna och avbryta betalningar. De har följande rättigheter:
Godkänn - Läs-/skrivbehörighet
Översikt/betalningar - Läs/skrivbehörighet
Bankavtal - Endast läsbehörighet
Meddelanden - Läs/skrivbehörighet
- AutoPay Payroll Accountant (AutoPay)
Användare med rollen revisor i AutoPay Payroll har följande rättigheter:
Översikt/betalningar: Läs/skriv löneutbetalningar
Översikt/banknedladdningar: Läs/skriv löneutbetalningar
Översikt/bankuppladdningar: Läs/skriv löneutbetalningar
Bankavtal: Endast läsbehörighet
Meddelanden: Endast läsbehörighet
- AutoPay Payroll Approver (AutoPay)
Användare med rollen AutoPay Payroll-godkännare kan godkänna och avbryta löneutbetalningar. Användare med denna roll har följande rättigheter:
Godkänn - Läs/skriv löneutbetalningar
Översikt/betalningar - Läs/skriv löneutbetalningar
Bankavtal - Endast läsbehörighet
Meddelanden - Läs/skrivbehörighet
- AutoPay Uploader (AutoPay)
Rollen som AutoPay-uppladdare är ett krav för företag som kräver tvåstegsverifiering för att ladda upp betalningar i AutoPay. Tvåstegsverifiering innebär att uppladdaren måste signera betalningar med sitt VismaID vid uppladdning till AutoPay. Rollen som bankuppladdare kan ladda upp och signera betalningar i AutoPay.
- AutoReport User (AutoReport)
Användaren med AutoReport-användarrollen kan hantera rapporter med AutoReport och inloggningsinformation/certifikat som används vid autentisering. Denna roll behövs för nedladdning av momsrapport och periodisk sammanställning.
- Expense Company Administrator (Expense)
Användare med rollen som administratör för företagsutlägg har tillgång till Visma.net Expense och kan göra inställningar för företaget beroende på integrationen. Till exempel lägga till och underhålla anställda, kostnadsbärare, huvudbokskonton, betalningskoder och hantera typer och satser för företaget. Användaren kan skapa olika rapporter för företaget, såsom löner, redovisningsöversikter och få en överblick över alla registrerade transaktioner.
- Expense Regular User (Expense)
Användare med rollen som ger tillgång till att registrera utlägg har tillgång till Visma.net Expense och kan registrera utbetalningar och skicka dem för godkännande så länge de är registrerade som anställda hos Visma.net Expense. De kan ladda ned utläggsrapporten och hantera ytterligare tjänster relaterade till Visma.net Expense.
- MDM Administrator (Master Data Management)
Användare med rollen MDM Administrator har åtkomst till offentliga funktioner i MDM-portalen. De har åtkomst till statistiktjänsten och kan visa integreringsroller (inga känsliga funktioner). De kan även hämta tillgängliga applikationstyper och rensa cacheminne.
- MDM Viewer (Master Data Management)
Användare med rollen MDM Viewer har åtkomst till offentliga funktioner i MDM-portalen. De har åtkomst till statistiktjänsten och kan visa integreringsroller (inga känsliga funktioner).
- API User (Visma Net)
- Financials Administrator (Visma Net)
- Financials User (Visma Net)
Rollen Financials User ges till användare som ska arbeta med transaktionsregistrering i Visma.net Financials. Användare med denna roll har åtkomst till att köra rapporter, men har begränsad tillgång till konfigurations- och systeminställningar.
- Light user (Visma Net)
Rollen Light User ges till exempel till VD\:n eller tillfälliga användare - ofta revisorer. Rollen ger åtkomst till rapporter och förfrågningar i redovisnings-, logistik- och projekthanteringsmodulen, samt läsbehörighet till fönstren Kunder, Leverantörer, Lagerförda artiklar och Ej lagerförda artiklar. Rollen kan också ge andra användare tillgång till fönstren Tidrapport för anställda och Utlägg.
- Payment processor (Visma Net)
Användare med denna roll får redigera rader i leverantörsposter och behandla betalningar.
- Payment viewer (Visma Net)
Användare med denna roll kan endast visa leverantörsdokument.
- Project Controller (Visma Net)
Rollen Project Controller brukar ges till användare med behörighet till konfigurations- och systemhantering i Visma.net Project Accounting. Användare med denna roll har läsbehörighet till de flesta fönster i Visma.net Project Accounting och har behörighet att köra rapporter.
- Project Employee (Visma Net)
Rollen Project Employee brukar ges till användare som ska registrera tid och/eller utlägg för projekt, men som saknar åtkomst till artbetsytan Projektredovisning. Denna roll ger endast behörighet att registrera tid och utlägg, samt att köra ett begränsat antal rapporter i arbetsytan Tid och utlägg.
- Project Manager (Visma Net)
Rollen Project Manager brukar ges till användare som hanterar projekt och priser. Användare med denna roll har behörighet att köra projektrelaterade rapporter, men har begränsad åtkomst till konfigurations- och systeminställningar.
- Purchasing Administrator (Visma Net)
Rollen Purchase Administrator ges till användare som har behörighet att utföra inköpsprocessen och ändra konfigurationen för den i Visma.net ERP. Användare med denna roll har fullständig åtkomst till all konfiguration och allt som behövs för att arbeta som inköpare. Rollen är till för inköpschefer som också arbetar som inköpare.
- Purchasing User (Visma Net)
Rollen Purchase User ges till användare som har behörighet att utföra inköpsprocessen i Visma.net ERP. Användare med denna roll har läsbehörighet till all konfiguration och all åtkomst som behövs för att arbeta som inköpare.
- Sales Administrator (Visma Net)
Rollen Sales Administrator ges till användare som har behörighet att utföra försäljningsprocessen och ändra konfigurationen för den i Visma.net ERP. Användare med denna roll har fullständig åtkomst till all konfiguration och allt som behövs för att arbeta som säljare. Rollen är till för försäljningschefer som också arbetar som säljare.
- Sales Creator (neXtGen) (Visma Net)
Användare med rollen Visma.net Financials Sales Creator har behörighet att skapa, läsa, uppdatera och ta bort försäljningsorder. Detta gäller Nya orderfönstret.
- Sales Profit Viewer (neXtGen) (Visma Net)
Användare med rollen Visma.net Financials Sales Profit Viewer har behörighet att se vinst, marginal och pålägg för en försäljningsorder både på dokument- och radnivå. Denna roll ger ingen behörighet på egen hand utan måste användas i kombination med Sales Viewer (neXtGen) eller Sales Creator (neXtGen). Detta gäller Nya orderfönstret.
- Sales User (Visma Net)
Rollen Sales User ges till användare som har behörighet att utföra försäljningsprocessen i Visma.net ERP. Användare med denna roll har läsbehörighet till all konfiguration och all åtkomst som behövs för att arbeta som säljare.
- Sales Viewer (neXtGen) (Visma Net)
Användare med rollen Visma.net Financials Sales Viewer har behörighet att läsa försäljningsorder. Detta gäller Nya orderfönstret.
- Time and Expense User (Visma Net)
Rollen Financials Time and Expense User ges till användare som ska registrera tid och/eller utlägg. Denna roll ger endast behörighet att registrera tid och utlägg, samt att köra ett begränsat antal rapporter i arbetsytan Tid och utlägg.
- Warehouse Administrator (Visma Net)
Rollen Warehouse Administrator ges till användare som har behörighet att utföra lagerprocessen och ändra konfigurationen för den i Visma.net ERP. Användare med denna roll har fullständig åtkomst till all konfiguration och allt som behövs för att arbeta som lagermedarbetare. Rollen är till för lagerchefer som också arbetar som lagermedarbetare.
- Warehouse User (Visma Net)
Rollen Warehouse User ges till användare som har behörighet att utföra lagerprocessen i Visma.net ERP. Användare med denna roll har läsbehörighet till all konfiguration och all åtkomst som behövs för att arbeta som lagermedarbetare.