Ett affärssystem hanterar ekonomi och ofta lager, inköp och projekt i samma system. Det är ett val ni lever med i många år. Ändå väljs det ofta på demon som såg bäst ut. Det går att göra bättre: skriv först ner vad ni behöver, jämför sedan.
Börja med arbetssättet, inte systemet. Gå igenom rutinerna i ekonomi, order och inköp och skriv ner vilka ni faktiskt behöver. Ingen har bestämt att varje rutin ska följa med in i det nya systemet. Många finns kvar av gammal vana.
Det du får fram är en kravlista. Ett färdigt underlag finns i Kravspec affärssystem, ett verktyg som hjälper dig formulera kraven innan du pratar med leverantörer. Ställ sedan samma frågor till alla. Då går svaren att jämföra.
Ett bra affärssystem passar era rutiner utan att ni bygger om det för varje önskemål. Fem egenskaper är värda att pröva hos varje leverantör.
Ett molnbaserat affärssystem körs hos leverantören och uppdateras löpande. Ni slipper egna servrar och egna uppgraderingsprojekt. Fråga var datan lagras och vem som ansvarar för driften. Visma Net driftas till exempel av Visma, med 24/7 säkerhetscenter, ISO 27001:2022-certifiering och datacenter i Norge.
Fråga vilka rutiner som är automatiserade från start och vilka ni måste bygga själva. Visma Net automatiserar över 170 rutiner. Ju fler som redan finns, desto mindre behöver anpassas.
Affärssystemet ska prata med CRM, e-handel, lager och banker. Fråga vilka kopplingar som är färdiga och vilka som kräver utveckling. Se hur kopplingarna ser ut för Visma Net.
Flera bolag, flera valutor och fler användare ska gå att lägga till utan att byta system. Ställ frågan på riktigt: vad händer med systemet och med kostnaden om ni dubblerar antalet användare?
Ekonomichefen och lagerpersonalen ska se olika saker. Fråga hur roller och behörigheter sätts och hur ändringar loggas.
Gör en tabell med samma rader för alla, och fyll i den utifrån svar du fått skriftligt.
| Fråga | Varför den spelar roll |
|---|---|
| Vad ingår i licensen och vad är tillägg? | Så att du jämför samma sak |
| Vilka rutiner är automatiserade från start? | Visar hur mycket som måste anpassas |
| Vilka integrationer är färdiga? | Skillnaden mellan en koppling och ett utvecklingsprojekt |
| Hur ser nästa uppgradering ut? | I molnet ska den ske löpande |
| Vem implementerar och vad kostar det? | Implementationen avgör hur snabbt systemet gör nytta |
| Vem svarar när något går fel? | Du behöver veta vägen in till support |
Vill du se hur Visma Net står sig mot andra system finns jämförelser på jämförsidorna.
Det finns inget affärssystem som är bäst för alla. För ett växande företag spelar tre saker störst roll: att systemet klarar fler användare, bolag och valutor utan nytt val, att kopplingarna till CRM och lager finns, och att kostnaden går att förutse. Titta därför på hela kostnaden över flera år och inte bara första licensen.
Ett litet bolag kan ha få krav och klara sig med ett enklare system. Det som är rätt i dag kan vara för trångt om tre år. Fråga leverantören vad som händer när bolaget växer ur första upplägget.
Systemet gör nytta först när det är infört och används. Därför är partnern en del av valet. Fråga hur partnern lägger upp arbetet, vad som ingår i priset och vad som gäller efter driftsättning. Hos Confect gäller fast pris på implementationen. Licenser och eventuella tredjepartskostnader är separata och kända poster. Läs hur arbetet går till i Hela resan med Confect.
Gör så här:
Det sista steget är det som oftast glöms. Hamnar kravlistan i en byrålåda tappar ni det ni lärt er. Vill du läsa mer om hur du går tillväga finns Guide Affärssystem.