Lagerkostnader: så minskar du kapitalbindningen i lager

Varje pall som står kvar är pengar som inte kan användas till inköp, löner eller investeringar. Ovanpå kommer hyra, hantering och risken att varan aldrig säljs. Här går du igenom vad lagerkostnader består av, hur du räknar kapitalbindningen och vad du gör för att sänka den utan att få brist.

Vad ingår i lagerkostnader?

Lagerkostnader är allt det kostar att ha varor liggande, utöver inköpspriset. De delas oftast in i sex poster. Kapitalkostnaden syns inte på någon faktura, och därför missas den oftast.

Posterna väger olika tungt i olika bolag. Börja med att ta reda på vilka som är störst hos er, eftersom det avgör vilken åtgärd som lönar sig mest.

Hur räknar du kapitalbindning i lager?

Kapitalbindning är värdet av de varor som ligger i lagret, alltså pengar som är bundna tills varan säljs. Kostnaden för den räknar du som genomsnittligt lagervärde gånger kalkylränta. Kalkylräntan är den ränta eller det avkastningskrav som bolaget räknar med på kapital.

Exempel med egna antaganden: ett genomsnittligt lagervärde på 10 000 000 kr och en kalkylränta på 8 procent ger en kapitalkostnad på 800 000 kr per år. Sänks lagervärdet med 10 procent, alltså 1 000 000 kr, minskar kapitalkostnaden med 80 000 kr per år. Byt in era egna siffror.

Hur snabbt omsätts lagret?

Lageromsättningshastighet är hur många gånger per år lagret säljs och fylls på. Du räknar den som kostnaden för sålda varor delat med genomsnittligt lagervärde. Omsättningstiden i dagar är 365 delat med omsättningshastigheten.

Exempel: kostnaden för sålda varor är 60 000 000 kr per år och genomsnittligt lagervärde 10 000 000 kr. Hastigheten blir 6 gånger per år och omsättningstiden cirka 61 dagar.

Högre omsättning betyder mindre kapital per såld krona och lägre risk för inkurans. Räkna per varugrupp, eftersom ett genomsnitt döljer artiklar som blir stående i månader.

Hur minskar du överlager?

Överlager är lager som överstiger det ni räknar med att sälja inom rimlig tid. Det uppstår av felaktiga prognoser, stora minsta orderkvantiteter, kampanjer som inte sålde och artiklar som aldrig gallrats. Så går du tillväga:

1. Räkna täckningstid per artikel: lagersaldot delat med genomsnittlig daglig försäljning. Exempel: 600 st och 4 sålda per dag ger 150 dagar.
2. Lista artiklarna som ligger över den täckningstid ni själva sätter som gräns.
3. Stoppa pågående och planerade inköp av dem.
4. Omfördela mellan lagerställen om en plats har brist, i stället för att lägga ny order hos leverantören.
5. Sälj av, bunta ihop eller avveckla det som inte rör sig, innan det blir osäljbart.
6. Sänk beställningspunkten så att artikeln inte fylls på igen. Beställningspunkten är den lagernivå där en ny order ska läggas.

Hur förbättrar du prognoserna?

Felaktiga prognoser är en av de vanligaste orsakerna till både överlager och brist. En prognos är en bedömning av efterfrågan framåt, byggd på försäljningshistorik, säsong, trender och planerade kampanjer.

Låt säsongsartiklar och kampanjartiklar följa egna mönster, annars drar en julvecka med resten av året. Följ hur ofta prognosen missar och åt vilket håll, per artikelgrupp. Justera när efterfrågan ändras, i stället för att räkna om förra årets siffror.

I EazyStock räknas prognosen per artikel med maskininlärning utifrån historik, säsong, trender och kampanjer.

Hur köper du in rätt kvantitet?

Orderkvantiteten avgör hur mycket kapital som går in varje gång och hur ofta ni beställer. Ekonomisk orderkvantitet (EOQ) är den kvantitet som ger lägst summa av orderkostnad och lagerhållningskostnad. Formeln är kvadratroten ur (2 gånger årsbehovet gånger orderkostnaden) delat med lagerhållningskostnaden per enhet och år.

Exempel: årsbehovet är 1 200 st, orderkostnaden 500 kr och lagerhållningskostnaden 20 kr per enhet och år. Det ger cirka 245 enheter per order.

Leverantörens minsta orderkvantitet och förpackningsstorlek sätter ofta gränsen nedåt, så räkna in dem. Dyra artiklar kan köpas oftare i mindre partier, billiga i större.

Vilka artiklar ska få mest tid?

Alla artiklar är inte lika viktiga. ABC-analys delar in artiklarna i klasser efter värde: A är få artiklar med det mesta av värdet, C är många artiklar med litet värde. Lägg prognosarbete, inköpstid och hög servicenivå på A, och en enkel regel på C. Servicenivån är sannolikheten att en artikel inte tar slut under ledtiden.

EazyStock kan sätta servicenivåerna automatiskt utifrån ABC-klassningen.

Räcker Excel eller behövs ett system?

För några hundra artiklar går det att räkna i Excel. När sortimentet växer och efterfrågan ändras varje månad blir nivåerna gamla medan filen ligger still. Då kan beräkningen flyttas till ett lageroptimeringssystem.

EazyStock är ett tillägg från Syncron som ligger ovanpå Visma Net med en certifierad integration. Det räknar beställningspunkt, säkerhetslager och inköpsförslag per artikel, och inköparen granskar och bekräftar förslagen. Överlager och bristrisk syns i samma vy.

Själva lagerhanteringen sköts i ett lagersystem som Bitlog WMS. Det styr var varorna står och hur de plockas: lagerplatser, plock och pack med skanning, i realtid mot Visma Net. Läs mer om hur Confect arbetar med handelsbolag.