Ett vanligt upplägg är att varje bolag skickar en fil varje månad, någon lägger ihop dem och någon annan försöker få siffrorna att stämma. Det fungerar, men det tar tid och det går sönder när ett bolag ändrar en rad. Här är vad koncernrapportering består av och hur du gör den snabbare.
Koncernrapportering är sammanställningen av moderbolagets och dotterbolagens ekonomi till en rapport för koncernen. Rapporten visar resultat, balans och nyckeltal för helheten och ofta per bolag. Själva sammanslagningen kallas konsolidering.
Konsolidering innebär mer än att addera. Interna transaktioner mellan bolagen, som försäljning eller lån, ska elimineras, annars räknas samma pengar två gånger. Har koncernen bolag med olika valutor ska siffrorna räknas om till en gemensam valuta.
| Moment | Vad som görs | Vanligt problem |
|---|---|---|
| Gemensam kontoplan | Alla bolag bokför på samma struktur eller en koppling mellan strukturerna | Bolag bokför lika händelser på olika konton |
| Samma kalender | Alla bolag stänger vid samma tidpunkt | Ett bolag är försenat och hela koncernen väntar |
| Avstämning av interna poster | Interna fordringar och skulder stäms av mellan bolagen | Siffrorna skiljer sig och ingen vet varför |
| Valutaomräkning | Utländska bolag räknas om till koncernens valuta | Fel kurs används eller kursen sätts för hand |
| Eliminering | Interna transaktioner tas bort ur koncernens siffror | Elimineringen görs i en fil som bara en person förstår |
| Rapport | Koncernens resultat och balans tas fram | Rapporten byggs om för hand varje månad |
Det mesta av tiden i koncernrapportering går inte åt till att räkna. Den går åt till att få bolagens siffror att vara jämförbara. En gemensam kontoplan, eller en tydlig koppling mellan kontoplanerna, är grunden. Bestäm också en stängningskalender med datum för varje steg, så att alla vet när deras siffror ska vara klara.
Dokumentera vad varje konto betyder. När ett bolag skapar ett nytt konto ska det finnas en regel för hur det mappas till koncernens struktur. Annars växer skillnaderna tyst.
Automatiseringen börjar med att alla bolag ligger i samma system. I ett system med stöd för flera bolag, flera valutor och konsoliderade rapporter, som Visma Net, hämtas koncernens siffror direkt ur bokföringen i stället för ur filer som skickas runt.
Då slipper du skriva av samma siffra två gånger, och omräkningen kan följa en regel i stället för att göras för hand. Vilka funktioner du behöver utöver det beror på koncernen, och det går igenom i avsnittet nedan.
Ett koncernrapporteringssystem ska kunna samla bolagens bokföring, hantera interna transaktioner och valutor, och ge rapporter som går att följa ner till verifikationen. Det ska också ha behörigheter, så att varje bolag ser sitt och koncernledningen ser helheten.
Kontrollera vad som behöver byggas utanför systemet. Där ett moment saknar standardfunktion kan ett smart tillägg ta över det, till exempel en specifik omräkning eller ett internt flöde. Då behåller ni systemet och tar bort filen.
Transparens betyder att en siffra går att följa tillbaka till sitt ursprung. Den som granskar rapporten ska kunna klicka sig från koncernens resultat till bolaget, kontot och verifikationen. Då går granskningen snabbare, och diskussionen handlar om vad siffrorna betyder i stället för om de stämmer.
Bygg in kontroller i stället för att förlita dig på att någon minns dem. Att interna poster stämmer av mot varandra är en kontroll. Att summan av bolagen är lika med koncernen före eliminering är en annan. Skriv ner dem och kör dem varje månad.
En rapport som kommer tio dagar efter månadsskiftet styr ingenting. Mät hur lång tid stängningen tar, från sista bokföringsdagen till färdig koncernrapport, och sätt ett mål för att korta den. Rapportens värde ligger i att ledningen kan reagera medan siffrorna fortfarande är aktuella.
Jämför bolagen på samma nyckeltal, och titta på avvikelserna, inte på genomsnittet. Hur stängningen och andra rutiner på ekonomiavdelningen kan göras snabbare finns samlat i guiden 10 problem på ekonomiavdelningen.