Bokslut, fakturor och avstämningar tar tid på ekonomiavdelningen. Samtidigt flyttas rutinerna över till system som gör förarbetet. Det ändrar vad en ekonom behöver kunna. Här är de kompetenser som får större vikt, och hur du bygger dem i teamet.
Registrering och avstämning automatiseras. Leverantörsfakturor kan läsas och matchas av systemet, och bankavstämningar går att köra utan manuellt arbete. Det som blir kvar är arbetet som kräver omdöme: att tolka avvikelser, ge ledningen underlag och förbättra processerna.
Förändringen sker steg för steg, inte över en natt. Ett bra sätt att börja är att räkna ut hur mycket av veckan som går till registrering. Det är den tid som kan flyttas till analys. Vilka rutiner som oftast bromsar finns samlade i guiden 10 problem på ekonomiavdelningen.
| Kompetens | Vad den innebär | Exempel på uppgift |
|---|---|---|
| Systemkunskap | Förstå hur affärssystemet och dess flöden fungerar | Ändra en attestregel utan att be IT |
| Dataanalys | Ställa rätt fråga till siffrorna | Hitta varför marginalen avviker per kund |
| Hållbarhetsredovisning | Samla och redovisa klimatdata | Klimatpåverkan per projekt |
| Flexibilitet | Ta sig an nya verktyg och arbetssätt | Byta ut en manuell rutin mot en automatisk |
| Integrationer och AI | Veta vad som flödar mellan system och vad AI kan göra | Granska ett AI-förslag innan det godkänns |
Systemkunskap betyder att ekonomen förstår flödet bakom skärmen: varifrån en faktura kommer, vilka regler som styr den och vad som händer efter attest. Den som förstår det kan förbättra flödet i stället för att bara köra det.
Börja med att ge en eller två personer ansvar för systemets inställningar, som attestregler, kontoplan och behörigheter. Låt dem testa ändringar i liten skala. Ett affärssystem med standardiserade flöden, som Visma Net, gör det lättare att lära sig, eftersom flödena ser ut på samma sätt från bolag till bolag.
Dataanalys är ofta det som ekonomer vill lägga mer tid på, men som aldrig hinns med. Förutsättningen är att datan stämmer och att den går att dela upp per kund, projekt eller artikel. Annars ägnas tiden åt att leta fel.
Träna på att ställa frågor i stället för att göra rapporter. En bra fråga är konkret: vilka kunder har sänkt marginalen det senaste halvåret? Med en insiktsmodul som Anni uppdateras nyckeltalen varje natt, och du kan fråga om hela bolaget i vanlig text. Då går tiden till att tolka svaret.
Hållbarhetsredovisning handlar om att samla in och redovisa uppgifter som klimatpåverkan. Kompetensen behövs eftersom frågorna kommer från kunder, ägare och banker, och eftersom uppgifterna ska vara lika spårbara som siffrorna i bokföringen.
Ett exempel är klimatrapportering enligt GHG-protokollet, som delar in utsläpp i tre nivåer: Scope 1 är utsläpp från bolagets egen verksamhet, Scope 2 är inköpt energi och Scope 3 är utsläpp i värdekedjan. I Visma Net finns klimatrapportering som visar klimatpåverkan per projekt. Teamet behöver förstå vad siffrorna står för, inte bara hämta dem.
Flexibilitet är inte en egenskap som någon har eller saknar. Den byggs av att arbetssätt ändras i små steg och att teamet ser resultatet. Låt teamet välja det moment som tar mest tid och automatisera just det. När tiden syns i kalendern blir nästa steg lättare.
Där ett moment saknar standardfunktion i systemet kan ett smart tillägg ta över det. Tillägget körs i systemet ni redan har, så teamet behöver inte lära sig ett nytt.
Ekonomen behöver inte kunna programmera. Hen behöver veta vilka system som skickar data till varandra och vad som händer om en koppling slutar fungera. Det är samma grundkunskap som behövs för att kontrollera siffrorna.
För AI gäller en enkel regel: AI föreslår, en person godkänner. Granska förslaget, kontrollera källan och godkänn eller ändra. Sätt gränser för vad AI får läsa och ändra, och bestäm vilka förslag som alltid kräver en människas ja.