En leverantörsfaktura passerar många händer innan den är bokförd: någon tar emot den, någon matchar den mot inköpet, någon konterar och någon attesterar. Varje överlämning tar tid och är en plats där fel kan uppstå. Digital fakturahantering handlar om att korta kedjan och flytta förarbetet till systemet.
Digital fakturahantering är ett flöde där leverantörsfakturan hanteras elektroniskt från att den kommer in till att den är bokförd och betald. Ingen skriver av uppgifter från ett papper eller en PDF. Systemet läser fakturan, kontrollerar den och föreslår hur den ska konteras.
Det finns två nivåer. Den enklaste är att ta emot fakturorna elektroniskt, till exempel via Peppol. Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska fakturor, där uppgifterna kommer strukturerade och inte behöver tolkas. Den andra nivån är att automatisera själva hanteringen: matchning, kontering och attest.
Stegen är desamma oavsett system. Skillnaden ligger i hur mycket av dem som görs automatiskt och hur tydligt du ser var en faktura står.
Matchningen är det som sparar mest tid. Ett system som vet vilken inköpsorder eller vilket avtal en faktura hör till kan föreslå konteringen i stället för att någon letar upp den. Fakturan är då i praktiken förberedd innan någon öppnat den.
Det gör Anni, en modulplattform som läggs ovanpå ditt affärssystem. Anni läser fakturan, matchar den mot inköp, avtal eller order och föreslår kontering utifrån dina regler. Anni föreslår, du godkänner. Varje steg loggas.
Exempel med påhittade siffror: ett bolag får 400 leverantörsfakturor i månaden och varje faktura tar sex minuter att skriva av och kontera. Det blir 40 timmar. Om 300 av fakturorna kan matchas och konteras automatiskt blir det 30 timmar mindre manuellt arbete varje månad.
Attest betyder att en behörig person godkänner fakturan innan den bokförs. I ett digitalt flöde styrs det av regler: vilka fakturor som gäller, vad som gäller för dem och vem som attesterar. Var och en attesterar upp till sin beloppsgräns, och därefter går fakturan vidare till chefen.
Fyra ögon betyder att den som registrerat eller skickat fakturan aldrig attesterar den själv. Det är en grundregel för intern kontroll, och den är enklare att följa när systemet tillämpar den. Påminnelser och eskalering gör att fakturor inte blir liggande hos någon som är bortrest.
Fakturakapning betyder att någon utger sig för att vara en leverantör och ändrar bankkontot på en faktura. Det syns om systemet jämför bankkontot mot det som finns registrerat på leverantören. Dubbletter fångas genom att systemet jämför leverantör, fakturanummer och belopp.
Dessa kontroller bör ligga i flödet och inte vara något någon kommer ihåg att göra. En faktura som avviker ska stoppas och synas för en människa. En kontroll som går att hoppa över kommer förr eller senare att hoppas över.
Det går att mäta hur stor del av processen som sker utan manuellt arbete. I Visma Net finns en dashboard för automatiseringsnivå som visar bolagets automatiseringsgrad i realtid för processen inköp till betalning. Visma Net automatiserar dessutom över 170 rutiner.
En automatiseringsgrad är en siffra du kan följa månad för månad, och en bra utgångspunkt när du sätter ett mål. Mät också tiden från att fakturan kommer in till att den är bokförd. Då ser du var den fastnar. Läs mer om hur du kommer igång i Visma Net och om vad som annars bromsar ekonomiavdelningen i guiden 10 problem på ekonomiavdelningen.
Börja med en faktura i taget. Ta ut tio fakturor från förra månaden och följ dem från ankomst till bokföring. Skriv ner varje överlämning och varje gång någon letade efter information. Det är de stegen du börjar automatisera.
Se till att leverantörsregistret stämmer, med rätt bankkonto och rätt kontering som standard. Automatik på dålig data ger fel snabbare. Sätt sedan attestreglerna, och låt systemet föreslå konteringen under en månad innan du litar på den.