Budgetarbetet startar ofta direkt efter semestern och slutar i december, med en budget som är inaktuell i februari. Det är inte nödvändigt. Den som bygger budgeten som en process under året slipper börja om varje höst.
Budgetarbete är processen att fastställa en plan för kommande period och fördela ansvar för den. Budgeten är planen. Prognosen är en bedömning av hur utfallet ser ut, och den uppdateras när läget ändras. De två blandas ofta ihop, och det är en av orsakerna till att budgeten blir inaktuell.
| Begrepp | Vad det är | När du använder det |
|---|---|---|
| Budget | Plan för perioden, fastställd i förväg | Mål, ansvar och uppföljning |
| Prognos | Bedömning av utfallet, uppdateras löpande | När läget ändras |
| Scenario | En version av planen med andra antaganden | Hantera osäkerhet |
| Rullande prognos | Prognos som alltid ser ett fast antal månader framåt, till exempel tolv | Slippa börja om varje höst |
Börja med målen, låt dem som äger posterna lägga budgeten, bygg scenarier och följ upp varje månad. Ordningen spelar roll, eftersom en budget som börjar i förra årets siffror lätt blir en kopia av förra året. Stegen:
Tabellen visar varför scenarier är värda arbetet. Den är ett räkneexempel med påhittade siffror, inte statistik. Omsättningen i bas är satt till 100 och de rörliga kostnaderna till 60 procent av omsättningen.
| Sämre | Bas | Bättre | |
|---|---|---|---|
| Omsättning | 90 | 100 | 110 |
| Rörliga kostnader | 54 | 60 | 66 |
| Fasta kostnader | 30 | 30 | 30 |
| Resultat | 6 | 10 | 14 |
I exemplet ändras omsättningen med 10 procent åt vardera hållet, men resultatet ändras med 40 procent, eftersom de fasta kostnaderna ligger kvar. En budget med bara ett utfall döljer det.
De fem vanligaste misstagen är att fokusera på kostnad i stället för effekt, att utgå från historik utan strategi, att se budgeten som facit, att bygga uppifrån och att sakna rätt data. Alla går att rätta till utan att byta hela processen.
En jakt på besparingar ger en budget där allt minskar lika mycket. Fråga i stället vad varje post ger tillbaka. En kostnad som skapar intäkter eller sparar tid kan vara värd att öka, medan en som ingen använder kan strykas helt.
Förra årets siffror plus en justering är bekvämt men säger inget om vart bolaget är på väg. Utgå från målen, och använd historiken som underlag för att bedöma vad som är rimligt, inte som facit för vad som ska bli.
En budget är en plan under vissa antaganden. När antagandena ändras måste planen få ändras. Då blir uppföljningen en diskussion om vad som hänt och vad ni gör åt det, inte en rättegång över vem som avvek.
När ledningen lägger siffrorna och cheferna får dem i efterhand saknar ingen ansvar för dem. De som kan ett område ska lägga budgeten för det och sedan stämma av mot målen. Då blir siffrorna realistiska och ägda.
Utan utfall per projekt, kund eller avdelning blir budgeten en gissning och uppföljningen en sammanställning för hand. Det går snabbare när utfallet och budgeten finns i samma system som bokföringen.
Rätt verktyg beror på hur många som ska arbeta i budgeten och hur ofta den ska ändras. Excel räcker för få poster och få personer. När många chefer ska lägga sina egna poster och budgeten ska jämföras med utfallet varje månad är ett verktyg som är kopplat till bokföringen lättare att hålla uppdaterat.
| Verktyg | Passar när | Begränsning |
|---|---|---|
| Excel | Få poster och få personer | Versioner sprids, och utfallet måste hämtas för hand |
| Budget i affärssystemet | Budget och utfall ska följas i samma system | Täcker det som finns i systemet |
| Fristående planeringsverktyg | Komplexa modeller med många antaganden | Kräver koppling till bokföringen och någon som äger modellen |
Visma Net har budget i plus-paketen (Finans+ och Finans & Logistik+), och rapportering ingår i alla paket. Då ligger budgeten i samma system som bokföringen, och utfallet kan följas mot den. I guiden 10 problem på ekonomiavdelningen ser du hur rapportering i Excel och andra manuella moment kostar tid, och du kan räkna på din egen avdelning. Ska du välja eller byta system hjälper Guide Affärssystem dig att ställa kraven.