Bokslutsarbete: så får du ett snabbare och säkrare bokslut

Månadsskiftet kommer, och med det en lista som ser likadan ut varje gång: avstäm banken, avstäm reskontrorna, periodisera, bokför avskrivningar, kontrollera. Hur lång tid listan tar beror mindre på hur skickligt teamet är och mer på hur mycket som görs för hand.

Vad ingår i bokslutsarbetet?

Bokslutsarbetet är de moment som krävs för att stänga en period så att siffrorna går att lita på. Ett månadsbokslut är ett bokslut för en månad, ofta för intern uppföljning. Ett årsbokslut gäller hela räkenskapsåret och är underlaget till årsredovisningen. Momenten är desamma, men kraven och omfattningen skiljer sig.

Varför tar bokslutet så lång tid?

Bokslutet tar tid när momenten görs för hand varje månad: avstämningar konto för konto, periodiseringar som läggs in rad för rad och fel som upptäcks först när allt ska stämma. Då blir bokslutet detektivarbete i stället för kontroll. Tre orsaker återkommer:

• Avstämningarna görs vid månadsskiftet i stället för löpande, så alla fel dyker upp samtidigt. Det gäller särskilt bankkonton i flera valutor.
• Återkommande periodiseringar och avskrivningar matas in på nytt varje månad.
• Fel upptäcks sent. Då måste teamet leta bakåt genom transaktioner för att hitta var en differens uppstod.

I en undersökning som Trakkster gjorde på uppdrag av Visma Net bland 784 personer på ekonomiavdelningar i svenska företag med 50 miljoner till 1 miljard kronor i omsättning (30 september till 4 oktober 2024) angav 35 procent att bokslutsarbetet, särskilt årsbokslutet, är den period då övertid är vanligast.

Vad kostar ett långsamt bokslut?

Kostnaden är de arbetstimmar som går åt utöver vad bokslutet hade krävt, plus att ledningen får siffrorna senare och fattar beslut på förra månadens läge. Tabellen är ett räkneexempel med påhittade förutsättningar, inte statistik. Byt ut siffrorna mot dina egna.

Siffran visar hur mycket tid bokslutet tar totalt. Det du kan ta bort är bara en del av den, och det avgör du genom att mäta vilka moment som tar längst.

Hur kortar du bokslutstiden steg för steg?

Mät först, flytta sedan avstämningarna från månadsskiftet till löpande arbete och gör återkommande poster till regler. Ordningen spelar roll, eftersom du inte vet vad som ger mest förrän du har mätt. Gör så här:

1. Skriv upp hur många arbetsdagar det går från månadsskifte till färdigt bokslut, och hur lång tid varje moment tar.
2. Flytta avstämningarna så att de görs löpande. Bank dagligen eller varje vecka, reskontrorna varje vecka.
3. Gör återkommande periodiseringar och avskrivningar till regler eller mallar i stället för nya verifikationer varje månad.
4. Sätt en ansvarig och en tidpunkt för varje moment i en checklista.
5. Stäm av avvikelser mot föregående månad innan perioden stängs.
6. Mät igen nästa månad och jämför med steg 1.

Checklistan finns som verktyg: Checklista för bokslut och årsavslut har 92 kontrollpunkter i 15 områden, från cut-off och avstämningar till årsredovisning. Du sätter status per punkt och skriver in ansvarig och deadline.

Visma Net har bankintegration, ett anläggningsregister för avskrivningar och en funktion för att stänga perioder. Ett moment som inget standardflöde täcker, till exempel en periodisering som görs för hand varje månad, är den sortens uppgift Confect bygger som smarta tillägg.

Före bygget går Confect igenom vilka rutiner du behöver alls. Det kan du följa i Hela resan med Confect.