Arkitekter säljer sin kunskap och sin tid, men tiden är det som är svårast att få grepp om. Den ligger i skisser, möten och revideringar, och den registreras ofta i efterhand. Effektiviteten i en byrå avgörs av hur väl den kan se var tiden tar vägen.
Tre saker styr det mesta. Först hur uppdraget avgränsas och prissätts, eftersom ett oklart uppdrag växer. Sedan hur kapaciteten fördelas, så att rätt person arbetar med rätt uppdrag. Till sist hur snabbt du ser att budgeten glider. De tre hänger ihop och kräver samma underlag: uppdrag, tid och budget i ett flöde.
Uppdragsplanering är att fördela personer och tid på byråns uppdrag så att leveranserna håller. Börja med den tid som faktiskt finns efter semester, frånvaro och internt arbete. Lägg sedan på vad varje uppdrag kräver, vecka för vecka, och matcha på kompetens så att rätt person får rätt arbete.
Ett uppdrag behöver en budget i kronor och tid, och utfallet ska jämföras med den medan arbetet pågår. Då ser du var ett uppdrag drar iväg, och du kan prata med beställaren eller ändra bemanningen i tid. Utan det syns avvikelsen först när uppdraget är klart.
| Signal | Vad den kan betyda | Det du gör |
|---|---|---|
| Utfallet närmar sig budgeten före halva uppdraget | Omfattningen har vuxit eller uppskattningen var låg | Prata med beställaren om omfattning och pris |
| En person är bokad över sin kapacitet | Leveranser riskerar att försenas | Flytta arbete eller ta in stöd |
| Tid registreras flera dagar efter arbetet | Utfallet i systemet är inte aktuellt | Gör rapporteringen kortare och dagligen |
Tidrapportering som känns som administration blir sen och ungefärlig. På en arkitektbyrå är det extra tydligt, eftersom arbetet ofta delas upp i små delar över många uppdrag. Rapporteringen behöver vara enkel, i mobilen eller datorn, och kopplad direkt till uppdraget. Då blir den gjord medan arbetet är färskt.
Visma Severa är ett PSA-system (Professional Services Automation) för projektdrivna tjänsteföretag, bland annat arkitekter. Resursplanering och projektdata ligger i ett flöde, och du ser budget och utfall per uppdrag i realtid. Tidrapporteringen fungerar i mobil och dator, och tid och utlägg kopplas direkt till uppdraget.
Visma Severa kopplas till Visma Net för ekonomin, och en vunnen affär i HubSpot förs över till Visma Severa och Visma Net. Läs mer om hur Confect arbetar med arkitekter.
För några få uppdrag och en liten grupp går det. När uppdragen blir fler måste någon sammanställa tid, budget och kapacitet från olika filer, och då visar rapporten läget som det var. Det är då ett projektsystem börjar löna sig.
Guiden De flesta projektbolag jobbar ineffektivt bygger på en undersökning av nSight för Visma bland 190 svenska projektbolag och har en egen flik för arkitektur och design.