En webbshop säljer. Affärssystemet ser till att det som såldes också plockas, skickas, faktureras och bokförs. När de två inte hänger ihop skriver någon in samma order två gånger, och saldot i webbshopen stämmer inte med lagret. Här går du igenom vad ett affärssystem för e-handel är, vad det ska klara och vilka frågor du ställer innan du väljer.
Ett affärssystem, eller ERP-system, samlar ekonomi, order, lager och inköp i ett system. Det kallas affärssystem för e-handel när det är kopplat till webbshopen. Då flyttas order, lagersaldo, priser och orderstatus mellan dem utan att någon för över dem för hand.
Affärssystemet är inte webbshopen. Webbshopplattformen, till exempel Shopify, WooCommerce eller Centra, visar sortimentet och tar emot betalningen. Affärssystemet tar över när ordern är lagd: det håller lagret, inköpen och ekonomin.
Börja med kravlistan. Det här är de krav som oftast avgör:
| Krav | Därför spelar det roll |
|---|---|
| Order från webbshop till affärssystem automatiskt | Ingen skriver in samma order två gånger |
| Lagersaldo som följer med tillbaka till webbshopen | Ni säljer inte varor som är slut |
| Stöd för lager, plock och inleverans | Det som såldes ska hinna ut |
| Inköp och påfyllnad | Rätt varor finns när efterfrågan kommer |
| Ekonomi och bokföring i samma system | Försäljningen hamnar rätt utan avstämning |
| Flera kanaler, till exempel webb, butik och företagskunder | Samma lager och samma siffror överallt |
| Returer och kreditering | Returer hanteras i samma flöde som order |
Rangordna kraven efter vad som kostar mest när det går fel hos er. För en e-handel med många order är det oftast lagersaldot och orderflödet.
Flödet från order till bokföring har fem steg:
Poängen är att varje steg hämtar sin information från samma ställe. Då behöver ingen avstämma lager mot webbshop eller order mot faktura.
Ta med de här till varje leverantör, och jämför svaren skriftligt:
Det är dags att se över systemet när något av det här stämmer:
Ingen har bestämt att ni ska arbeta så. Det blev så när webbshopen kom till ett system i taget. Kravlistan ovan är en bra utgångspunkt för att se vad ett nytt system måste lösa.
Kostnaden består av flera poster: licens, implementation, kopplingen till webbshopen, eventuella tillägg för lager och inköp, och löpande support. Be om alla poster skriftligt och räkna på total kostnad över flera år, inte bara licensen.
Fråga också vad som händer med kostnaden när ni växer: fler användare, fler order eller fler kanaler. Ett pris som bara gäller under det inledande året säger lite om vad systemet kostar i verkligheten.
Jämför system på samma krav, i samma ordning. Vi har samlat jämförelser mellan Visma Net och andra affärssystem, bland andra Fortnox, Spiris, Business Central och Visma Business, på en översiktssida. Använd din kravlista som mall, så att jämförelsen handlar om det ni behöver och inte om vad leverantören vill visa.