Portot höjs med över 20 procent från och med den 1 januari, vilket innebär ökade kostnader för företag som fortfarande hanterar pappersfakturor. Att digitalisera fakturaprocessen kan inte bara minska dessa kostnader utan också öka effektiviteten och minska risken för fel.
Enligt vår senaste rapport anser 49 % av vd:ar och ekonomichefer att digitalisering är den största utmaningen under det kommande året. En process som är enkel att digitalisera och snabbt ger resultat är fakturaflödet. Att hantera pdf-fakturor manuellt kan kännas som ett steg framåt, men det skapar mer jobb och begränsar möjligheterna till effektiv automatisering. Här är fem steg för att digitalisera din fakturaprocess på riktigt.
Manuell registrering av inkommande fakturor är inte bara tidskrävande – det ökar också risken för fel. Istället för att hantera pappers- eller pdf-fakturor manuellt kan du få fakturan som en elektronisk fil direkt in i ditt affärssystem.
Processen blir både snabbare och säkrare, samtidigt som behovet av manuell inmatning minskar. Det säkerställer också att all fakturainformation är korrekt registrerad från början, vilket sparar tid och resurser i längden. Dessutom bidrar digital hantering till en minskad miljöpåverkan genom att eliminera behovet av pappersfakturor.
Att manuellt hitta rätt konto för varje faktura kan vara både tidsödande och leda till misstag, särskilt när volymerna är stora. Med automatisk kontering analyserar systemet fakturainformation och föreslår rätt konto baserat på fördefinierade regler, leverantörsprofiler eller tidigare konteringar.
Systemet blir dessutom smartare med tiden och lär sig av dina bokföringsmönster, vilket gör processen ännu mer träffsäker. Resultatet? En betydligt effektivare bokföringsprocess, färre manuella fel och mer tid över för strategiska uppgifter.
Attestflöden är ofta en av de största flaskhalsarna i fakturaprocessen, särskilt när de hanteras manuellt. Genom att automatisera distributionen av fakturor för godkännande med hjälp av avancerade regler kan fakturor skickas till rätt person baserat på exempelvis belopp, leverantör eller kostnadsställe.
Detta sparar inte bara tid utan minskar också risken för mänskliga fel, såsom att en faktura hamnar hos fel beslutsfattare eller blir liggande för länge. Automatiserade flöden ger dessutom bättre insyn och kontroll, vilket gör det enklare att följa upp och säkerställa att fakturor hanteras i tid.
Och ännu bättre – om du sätter upp smarta regler för återkommande fakturor kan dessa slippa attestflödet helt och gå direkt till betalning på förfallodatum. Tänk vilken tid det sparar och hur mycket enklare det gör processen, särskilt för regelbundna kostnader som hyra eller abonnemang.
Automatisk referenskontroll gör det enklare att matcha fakturor med relevanta referenser, såsom inköpsordrar, projektkoder eller kundnummer. Detta minskar behovet av manuellt arbete och säkerställer att fakturorna hanteras korrekt från början.
Genom att koppla referensvärden från olika system kan fakturor automatiskt följa specifika flöden och hamna hos rätt beslutsfattare direkt. Det ökar graden av automatisering och effektivitet, samtidigt som risken för felaktig hantering eller fördröjningar minimeras.
Denna automatisering är särskilt värdefull för företag med komplexa strukturer, många leverantörer eller stora volymer av fakturor.
En dashboard är ett ovärderligt verktyg för att få en fullständig överblick över fakturaflödet. Den ger omedelbar insikt i viktiga nyckeltal som betalningstider, förfallna fakturor och kassaflöde, samtidigt som den identifierar flaskhalsar i processen.
Med anpassade rapporter kan du enkelt analysera historiska data och trender, vilket gör det lättare att optimera fakturahanteringen. Genom integrationer med verktyg för affärsanalys, som exempelvis OneStop Reporting, får du dessutom tillgång till avancerade analysmöjligheter som hjälper dig att fatta välgrundade strategiska beslut och förbättra den ekonomiska kontrollen.
Är du redo att ta nästa steg? Boka ett möte med oss på Confect idag! Välj en tid som passar dig i kalendern nedan, så hjälper vi er att skapa en effektiv och skräddarsydd lösning för er digitalisering.