Fel attest, fel moms, fel projekt. UE-fakturor är ett av de vanligaste områdena där byggbolag förlorar pengar utan att märka det.
Det handlar om stora volymer, specifika momsregler och ett attestflöde som involverar flera roller. Utan ett system byggt för det uppstår fel i varje steg. Här är fem misstag som är vanligare än de borde vara, och vad du kan göra åt dem.
UE-fakturor är fakturor från underentreprenörer, externa bolag som utför delar av ett bygguppdrag. De är vanligtvis ett av de största kostnadsposterna i ett projekt och hanteras ofta med omvänd byggmoms, vilket lägger till ett lager av komplexitet.
Det som gör dem svåra är kombinationen av hög volym, specifika momsregler och behovet av attest från rätt person på rätt projekt. I ett manuellt flöde är risken för fel hög i varje steg.
Det vanligaste och dyraste misstaget är att betala en faktura utan att kontrollera att den stämmer mot utfört arbete och ursprunglig beställning. Belopp kan avvika. Timmar kan vara fel. Material kan ha fakturerats dubbelt. Utan en systematisk stämningsprocess mot inköpsorder eller följesedel syns det inte förrän efterkalkylens siffror inte går ihop.
I ett affärssystem med automatisk matchning kontrollerar systemet fakturabeloppet mot inköpsordern innan attest. Avviker beloppet flaggas det direkt, och attestanten får faktaunderlag att fatta beslut utifrån.
Omvänd byggmoms gäller när en byggentreprenör anlitar en underentreprenör för byggtjänster. Köparen redovisar momsen, inte säljaren. Tillämpas inte regelverket korrekt riskerar du felaktig momsredovisning och skattetillägg.
Lika viktigt är att kontrollera att underentreprenören innehar F-skatt. Saknas F-skattebevis ska du som beställare göra skatteavdrag på ersättningen, annars kan Skatteverket kräva att du betalar arbetsgivaravgifter för arbetet. I ett affärssystem med inbyggda branschregler tillämpas korrekt momstyp automatiskt och F-skattestatus kan kontrolleras i samma flöde.
Många UE-avtal innehåller avtalade påslag för material, expeditionsavgifter eller entreprenörsarvoden. Om dessa beräknas felaktigt på fakturan, vilket händer, märks det sällan i ett manuellt attestflöde. Attestanten godkänner beloppet utan att ha avtalets villkor framför sig.
Med ett system som kopplar fakturan till avtalade villkor och flaggar avvikelser i påslag och arvoden betalar du vad ni kom överens om, inte vad underleverantören råkar fakturera.
En UE-faktura utan specifikation är svår att verifiera, kontera korrekt och försvara i en eventuell tvist. Det ska tydligt framgå vad som är arbetskostnad, vad som är material, vilket projekt arbetet gäller och under vilken period.
Att godkänna fakturor med bristfälligt underlag är ett vanligt genvägsval i ett stressat projektläge. Det skapar problem vid bokslut, vid tvister och vid revision. En tydlig kravprofil för vad en faktura måste innehålla för att ens komma in i attestflödet stoppar det problemet tidigt.
En faktura som ligger i kö i en mejlinkorg eller på ett skrivbord kostar pengar på flera sätt. Förseningsavgifter påverkar leverantörsrelationen och kassaflödet. I värsta fall kan sen hantering leda till att rätten att dra av momsen i rätt period försvinner, med konsekvenser för periodens bokslut.
Automatisk routing direkt vid inkomst, till rätt projektledare med rätt underlag, tar bort köbildningen. Ekonomiavdelningen ser var varje faktura befinner sig, vem den väntar på och hur länge. Uppföljningen tar minuter, inte dagar.
Felbokad omvänd byggmoms kan leda till att Skatteverket kräver återbetalning av felaktigt dragen ingående moms, plus skattetillägg. Uteblivna F-skattekontroller kan ge krav på arbetsgivaravgifter. Felaktiga kostnadspåslag som inte fångats upp i attestledet är pengar du inte får tillbaka. Det är ett av de vanligaste felen i ekonomihanteringen hos byggföretag som saknar ett affärssystem med inbyggda branschregler.
Visma Net med Confects byggkonfiguration har inbyggda regler för omvänd byggmoms, ett digitalt attestflöde som kopplar fakturan till rätt projektledare och automatisk matchning mot inköpsorder. Bokföringen och ekonomihanteringen uppdateras var tionde minut. Confect levererar hela konfigurationen till fast pris med go live inom 60 dagar.
Läs mer om affärssystem för bygg