I denna artikel går vi igenom hur man jobbar i Approval med fakturagodkännande och vilka funktioner som finns i systemet.
Approval är det verktyg som används för att godkänna, avvisa eller hantera leverantörsfakturor som har skickats från Visma Net för attestering. Detta system är utformat för att förenkla och effektivisera hanteringen av fakturor, vilket möjliggör en smidig process för både godkännare och ekonomifunktioner. Genom att använda Approval kan ni säkerställa att alla fakturor granskas noggrant och att inga obehöriga betalningar genomförs.
Hur du arbetar i Approval
När en faktura skickas från Visma Net till Approval får du ett meddelande via e-post från Visma som informerar om att du har ett eller flera ärenden som behöver hanteras i Visma Net Approval. E-postmeddelandet kommer att se ut som följande:
För att börja hantera fakturor i Approval, navigera först till Visma Home och välj sedan alternativet för Approval.
När du loggar in i Approval kommer du till startsidan, där du får en översikt över alla fakturor som väntar på din hantering. Här samlas alla ärenden där du är utsedd godkännare. På startsidan presenteras fakturorna i en lista där varje ärende visar information såsom fakturanummer, leverantörens namn, belopp och förfallodatum. Detta gör det snabbt och enkelt för dig att prioritera vilka fakturor som ska hanteras först.
I listvyn kan du dessutom filtrera och sortera fakturorna baserat på olika kriterier, såsom status (t.ex. väntande, godkända, avvisade) eller datum. Genom att använda filtreringsalternativen kan du hitta specifika fakturor eller få en överblick över fakturor från en viss leverantör eller inom ett visst tidsintervall.
När du klickar på en faktura tas du till en detaljerad vy där du kan granska all relevant information, inklusive bokföringsrader och eventuella bilagor.
Du har möjlighet att godkänna dokumentet direkt från listvyn genom att klicka på bocken, eller avvisa dokumentet genom att trycka på krysset. Alternativt kan du klicka på raden för det specifika dokumentet för att öppna en detaljerad vy. Här kan du granska dokumentets innehåll, samt lägga till kommentarer och bilagor innan du väljer att godkänna eller avvisa det.
Du kan även hantera dokumentet genom knappen "Andra åtgärder", där olika alternativ på vad du vill göra med dokumentet ges. Nedan följer en beskrivning på vad de olika valen gör:
Senarelägg:
Senarelägger en uppgift så att du inte blir påmind om den förrän på det nya förfallodatumet.
Vidarebefordra:
Du överlämnar uppgiften till en annan person för att fatta beslutet.
Granska:
Visas endast när du ombeds att granska ett dokument. Du uppmanas att lämna en kommentar innan dokumentet skickas tillbaka till attestanten för beslut. Det är inte möjligt att godkänna eller neka ett dokument som du bara ska granska.
Begär granskning:
Du skickar uppgiften till en annan person för granskning eller för att få ett utlåtande. När personen har granskat dokumentet returneras uppgiften till dig för beslut.
E-post:
Skicka uppgiften via e-post. Om du väljer att bifoga dokumentet, skickas det som en zip-fil. Detta tilldelar inte om uppgiften, du är fortfarande ansvarig för att fatta beslut om godkännande.
När du scrollar ner i den detaljerade vyn kan du se bokföringsraderna för fakturan. Här har du möjlighet att justera konto, koddel, transaktionsbeskrivning och projektuppgifter (Om Project Accounting är aktiverat).
Transaktionsbeskrivning:
För att redigera beskrivningen, klicka i fältet och gör dina ändringar.
Konto:
För att redigera kontot, klicka på förstoringsglaset och välj ett nytt konto i popup-fönstret.
Koddel:
För att redigera koddelar kan du gå tillväga på två olika sätt, beroende på inställningarna i fönstret Leverantörsreskontrainställningar i Visma Net.
Antingen visas alla segment av koddelen och du kan redigera dem via en rullgardinsmeny i varje kolumn, eller så visas endast en kolumn och du redigerar segmentet via ett popup-fönster.
Projekt (om aktiverat):
För att redigera projektet, klicka på förstoringsglaset och välj ett projekt i popup-fönstret.
Projektuppgift (om aktiverat):
För att redigera projektuppgiften, klicka på förstoringsglaset och välj en uppgift i popup-fönstret.
När fakturan har godkänts blir innehållet i ”Mina ärenden” tomt, vilket innebär att du inte har några ärenden kvar att hantera. Under fliken ”Min historik” kan du se en översikt över samtliga ärenden som har behandlats.
Detta kan du även se under fliken ”Processöversikt":
Under fliken "Dokumentöversikt" får du en översikt över alla ärenden. Här kan du enkelt se om något dokument har blivit blockerat, vilket ofta beror på att systemet inte har kunnat identifiera en godkännare. Dessutom kan man här följa statusen för dokumenten, inklusive de som är under behandling, godkända, avvisade eller avbrutna.
Lägga till en vikarie
Under fliken "Konfigurering" kan du ange om du exempelvis kommer att vara ledig och behöver en vikarie som ska hantera fakturorna under denna period. Om så är fallet kan du ställa in detta direkt under fliken "Konfigurering". Här anger du vem som ska vara din vikarie samt vilket tidsintervall denna förändring ska gälla.
Ändra inställningar för notifikationer
Under fliken ”Inställningar” har du möjlighet att anpassa notiser och påminnelser efter dina behov. Nedan är standardinställningarna men dess kan alltså justeras om man önskar andra notis-inställningar.
