I denna artikel finner du information om vilka olika behörigheter det finns i Visma Net Admin, samt deras innebörd.
I Visma Net hanteras behörigheter i systemet huvudsakligen genom användarroller. Varje användare tilldelas minst en roll och det är denna roll som ger åtkomst till olika delar av systemet, inklusive moduler, fönster och funktioner som är nödvändiga för att användaren ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Innan du kan tilldela roller måste du lägga till en användare i Visma.net Admin. Detta gör du genom att klicka på knappen "Add user" samt fyller i de fält som efterfrågas. Användare får sedan ett mail till den mailadressen som är angiven, och väljer vid första inloggningen "Glömt ditt lösenord?" för att generera ett lösenord till användarkontot.
Användare kan sedan tilldelas roller och behörigheter i systemet. Nedan följer en lista på de roller som finns färdiga i systemet. Rollerna ger information om vilka rättigheter du har inom tjänsten och vilka uppgifter du kan utföra.
Vanligaste rollerna i Admin
För att ställa in roller för en användare i admin går du till "Användare och roller". Välj sedan den specifika användaren vars roller du vill ändra. Du kan se tillgängliga användarbehörigheter genom att föra muspekaren över den modul du vill ändra, och därefter klicka på den behörighetsroll som du önskar tilldela.
ADMIN-roller: Admin-roller i Visma Net ger kraftigare rättigheter än andra roller och bör därför delas ut med försiktighet. Dessa roller kan endast tilldelas när behörighet ges till kunden, vilket innebär att det handlar om licensen snarare än en specifik Visma Net-miljö. Admin-rollen låser endast upp modulen Admin
Business contact: Som Affärskontakt får du meddelanden om kundinformation, t.ex uppdatering av licens och abonnemang. Du har behörighet att hantera användare, användargrupper och företag samt att aktivera Visma Net-tjänster som omfattas av ditt Visma Net-abonnemang.
Customer administrator: Kan administrera användare, användargrupper samt företag
för din organisation. När du loggar in på Visma Net har du administrativ behörighet från fliken "Settings/Admin".
- Skapa och hantera användare och tilldela åtkomst till olika Visma Net-tjänster.
- Skapa och hantera användargrupper för att förenkla underhåll för många användare.
- Skapa och hantera företag och aktivera de olika Visma Net-tjänster som omfattas av ditt Visma Net-abonnemang.
Primary contact: Som Primärkontakt har du anskaffningsbehörighet åt företaget och möjlighet att acceptera tjänstevillkoren (TOS=Terms of Service) för användning i Visma Net. Primary Contact måste godkänna TOS för kunden vid uppstart, innan man går vidare med implementationen.
App store
Integration Adminstrator: Användare med denna roll har behörighet att ge tredjepartsprogram från Visma App Store tillgång till sin kunddata i Visma.
Approval
Expense Approver (Utläggsgodkännare): En användare med denna roll kan bli ombedd att godkänna, avvisa eller granska utlägg som är skickade från Visma Net Expense. Användaren kan också utse en vikarie som ska överta ärenden när någon är borta.
Invoice Approver (Fakturagodkännare): Kan motta fakturor och godkänna, avvisa eller granska dessa. Användaren kan också utse en vikarie som ska överta ärenden när någon är borta.
System Administrator (Systemadministratör): En användare med rollen Systemadministratör kan göra följande:
- Utse en vikarie för en Godkännare när han/hon är frånvarande och inte kan behandla sina ärenden.
- Tilldela ärenden på nytt till alternativa användare för att försäkra att dokumenten behandlas inom rimlig tid.
- Underhålla konfigurationen som används för att skapa
arbetsflöden för inkommande dokument.
System Viewer (Systemvisare): En användare med rollen Systemvisare har läsrättigheter till
följande information:
- Dokumentlistor,
- Processer
- Ärenden för hela företaget.
- Systemkonfigurationen för företaget, så som vikarier och flödeskonfiguration (om det finns).
En användare med rollen Systemvisare kan inte göra några ändringar.
Autopay
AutoPay Accountant (Bokföringsansvarig): Rollen AutoPay Accountant har följande rättigheter:- Godkänna – Endast rättighet att avbryta betalningen
- Översikt/Betalningar - Läsa/skriva
- Översikt/Nedladdningar Läsa/skriva
- Avtal - Läsa
- Notifieringar - Läsa
- Avtal
- Företag
- Privata nycklar
- Notifieringar
- Godkänna - Läsa/skriva
- Översikt/Betalningar -Läsa/skriva
- Avtal - Läsa
- Notifieringar - Läsa/skriva
AutoPay Uploader (Ladda upp betalningar): Rollen AutoPay Uploader är ett krav för användare i företag som kräver 2 faktor autentisering (2FA) för att ladda upp betalningar i
AutoPay. 2 faktor autentisering innebär att den som laddar upp filen måste signera betalningar med sitt VismaID.
Rollen har även följande rättigheter:
- Ladda upp och signera betalningar i AutoPay.
Expense
Expense Company Administrator (Företagsadministratör för Expense): har tillgång till följande funktioner i Visma.net Expense:- De egna företagsinställningarna.
- Lägga till, ändra eller ta bort följande data för företaget: anställda, typer för kostnadsställen, kostnadsställen, bokföringskonton och lönearter.
- Hantera följande resetyper och dess belopp för företaget: milersättningar, traktamenten, länder och utlägg.
- Skapa nödvändiga rapporter för företaget.
- Övriga specifika företagsinställningar, t ex för moms, företagskonton och integrationer med andra produkter.
- Registrera reseräkningar och skicka dessa för godkännande.
- Ladda ner och skriva ut reseräkningar.
Financials
API User: Denna roll ges till användare som endast behöver behörighet att läsa, skriva och uppdatera via Api, till exempel vid tidsregistrering i en mobilapp som skickas till Visma Net. Denna roll get inte åtkomst till Visma Net ERP's användargränssnitt.
Financials Administrator: Tilldelas användare som har rätt att utföra inställningar och systemadministration i Visma Net Financials. Användare med denna roll har läsrättigheter för den mesta funktionaliteten i Visma Net Financials och kan också skriva ut rapporter.
Financials User: Tilldelas användare som har rätt att registrera transaktioner i Visma.net Financials. Användare med denna roll kan skriva ut rapporter men har begränsade rättigheter till inställningar och systemadministration.
Logistics
Purchase Administrator: Har tillgång till inställningar i "inköpsmodulen" i Visma Net. Användare med denna roll har läsrättigheter för den mesta funktionaliteten i Inköpsmodulen och kan också skriva ut rapporter.
Purchase User: Har rätt att registrera inköpstransaktioner i Visma Net Logistics. Användare med denna roll kan skriva ut rapporter men saknar rättigheter till inställningar och systemadministration.
Sales Administrator: Har tillgång till inställningar i ordermodulen i Visma.net. Användare med denna roll har läsrättigheter för den mesta funktionaliteten i Ordermodulen och
kan också skriva ut rapporter.
Sales Creator (NeXtGen): Användare med denna rollen har tillgång till att skapa, läsa och uppdatera försäljningsordrar.
Sales Profit Viewer (NeXtGen): Användare med denna roll har tillgång till att se vinst, marginal och påslag för en försäljningsorder, både på dokument- och radnivå. Denna roll ger inte tillgång på egen hand, men kan användas i kombination med Sales Viewer (NeXtGen) eller Sales Creator (NeXtGen).
Sales User: Har rätt att registrera försäljningstransaktioner i Visma.net Logistics. Användare med denna roll kan skriva ut rapporter men saknar rättigheter till inställningar och systemadministration.
Sales Viewer (NeXtGen): Användare med denna roll har tillgång till att läsa försäljningsordrar.
Warehouse Administrator: Har tillgång till inställningar i lagermodulen i Visma Net. Användare med denna roll har läsrättigheter för den mesta funktionaliteten i "Lagermodulen" och kan också skriva ut rapporter.
Warehouse User: Har rätt att registrera lagertransaktioner i Visma Net Logistics. Användare med denna roll kan skriva ut rapporter men saknar rättigheter till inställningar och systemadministration.
Supporting Services
Master Data Management Administrator: Har tillgång till de administrativa funktionerna i
MDM applikationen. Har tillgång till service statistik, kan aktivera säkerhet och hantera integrationsroller.
Master Data Management Viewer: Kommer åt de allmänna funktionerna i MDM
applikationen. Kan se statistik samt integrationsroller
AutoInvoice
AutoInvoice Administrator: Tilldelas användare som har rätt att utföra inställningar och systemadministration för AutoInvoice.
AutoInvoice User: Har tillgång till inkommande fakturor från AutoInvoice samt kan ställa in att kundfakturor ska skickas via AutoInvoice. Användare med denna roll saknar dock
rättigheter till inställningar och systemadministration.
Färdiga roller samt beskrivning under "Inställningar" i Visma Net
Det finns även möjlighet att direkt i Visma Net ERP tilldela användare olika roller. Rollerna listade ovan under "Financials" och "Logistics" är några av dessa. Det finns utöver dessa även ytterligare några vanliga användarroller som är fördefinierade i systemet.
Dessa roller hittar du, samt tilldelar under Meny > Fler Val > "Användare/Roller" > Register > Användare. Här väljer du den användare som du vill tilldela behörigheter och markerar sedan de aktuella rollerna genom att klicka i kryssrutorna till vänster.
Följande roller kan du hitta direkt i systemet:
BI: Tillgång till Business Intelligence vyer.
Customizer: Har åtkomst till att skapa "Anpassade projekt" i Visma Net. Ett projekt i detta fall består av ändringar och filer som modifierar Visma Net Customizer rollen ser Anpassnings-ikonen i Visma Net och har därifrån åtkomst till:- Element Inspector, vilket ger användaren tillgång att se element egenskaper i olika fönster i Visma Net (tabell- och fältnamn)
- Redigera projekt
- Hantera anpassningar av projekt
DashboardDesigner: Kan skapa och redigera dashboards.